Hoe software orde in de chaos schept
Cao’s, loonbelastingen, verzuimregels, contracten. De hoeveelheid wet- en regelgeving waar HR-medewerkers mee te maken krijgen zorgt ervoor dat ze door de bomen het bos niet meer zien. Maar er is geen reden om ‘s nachts wakker te liggen. Slimme software voorkomt nachtmerries.
Orde in de chaos
Wetten en regelgeving zijn een noodzakelijk kwaad. We hebben ze nodig om alles in goede banen te leiden, maar alle regeltjes in je hoofd stampen en toepassen vereist flink wat kennis. En het opdoen van kennis kost tijd, en dus geld. Helemaal als er talloze uitzonderingen op die regels zijn en als wetten elkaar soms tegenwerken. “Het doel van de wetgever is alles zo goed mogelijk regelen. Maar dat levert dankzij uitzonderingen op regels wel een grijs gebied op”, weet Benno Welmers, manager CAO-beheer bij AFAS Software. Hij denkt dat software kan helpen orde te scheppen in de chaos, juist óók in dat grijze gebied.
Standaarden automatiseren
Eén illusie wil hij echter wel uit de wereld helpen: software die ál het gedoe rondom wetten en regels weg-automatiseert bestaat niet. “Maar alle wetten en regels die keihard herleidbaar en dus heel erg zwart-wit zijn, zoals rondom loonbelasting, zijn goed te programmeren.”
Welmers vervolgt: “Bij de meeste werknemers is het afdragen van loonbelasting een vrij standaard handeling. Als je alle gegevens in eerste instantie op de juiste manier invult – en goede software kan je daar in goed bij ondersteunen – heb je er geen omkijken meer naar.”
Ingewikkelder wordt het als een situatie niet zo duidelijk is. Werkt een personeelslid veel in het buitenland? Of is een werknemer langdurig ziek met bijzondere omstandigheden? Dit vraagt om een uitzondering op de standaardregels en kun je vaak niet met software automatiseren.
Je betweterige collega vervangen
“Wat software echter wel kan doen is je wijzen op zo’n bijzondere situatie”, weet Welmers. Heeft een werknemer een lease-auto, maar declareert hij ook reiskosten? Dan klopt er mogelijk iets niet, geeft hij als voorbeeld. “Slimme software kan dat soort zaken opsporen en je erop attenderen, zodat je kunt nagaan wat er aan de hand is”, aldus Welmers.
Het draait volgens Welmers om het signaleren van zaken waar de HR-afdeling mogelijk iets mee moet én het digitaal vastleggen van gemaakte afspraken. De software vervangt in feite de betweterige collega, die alle uitzonderingen op regeltjes kent en je erop wijst als er iets moet gebeuren. Welmers: “Zo voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet. En dat bespaart veel tijd en geld.”
