22
juli

De Onvermoeibare Secretaresse

Geplaatst door op in Opinie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 3361
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Ken je er ook een? Een directiesecretaresse of managementassistent die altijd klaar staat en zorgt dat de zaken achter de schermen geregeld zijn? Altijd energiek en professioneel. Voor organisaties zijn ze veel waard. Zeker in veranderende tijden, waarin minimaal een hbo-opleiding, mee- en vooruitdenken op directieniveau en oplossingsgerichtheid steeds belangrijker worden in ondersteunende functies.

Nu reorganisaties aan de orde van de dag zijn, wordt er ook flink bezuinigd op de ondersteunende diensten. Voor degenen die deze ondersteuning verzorgen krimpt het oorspronkelijke takenpakket vaak. Met de huidige technische hulpmiddelen vallen veel uitvoerende taken in rap tempo weg, zoals printen en inbinden, kopiëren en het maken van afspraken. Er komen echter net zo snel nieuwe, soms omvangrijkere taken bij. Die liggen bijvoorbeeld op het vlak van meer inhoudelijke ondersteuning bij projecten. Sommigen kunnen maar moeilijk omgaan met al die veranderingen. Zo niet de Onvermoeibare Secretaresse. Zij beschouwt dit als een uitdaging en zet haar tanden er juist in.

Natuurlijk heeft zij de behoefte om - buiten haar werk - energie op te laden, en daar is ze prima toe in staat. Totdat de workload zo omvangrijk wordt, dat ze daar niet meer aan toekomt. Geen punt, zal de Onvermoeibare Secretaresse in eerste instantie zeggen. Omdat ze gewend is sterk en professioneel te zijn en te laten zien dat ze echt wel tegen een stootje kan.

Regelmatig kom ik dit type secretaresse tegen in mijn werk als coach. Uiteindelijk hebben ze gemerkt dat hun verantwoordelijkheidsgevoel voor de organisatie en degenen die zij ondersteunen, zwaarder voor hen weegt dan hun eigen gezondheid. Die inderdaad enorm sterk is, maar niet onaantastbaar. Met alle vervelende gevolgen van dien.

Hr-functionarissen of leidinggevenden kunnen voorkomen dat de Onvermoeibare Secretaresse opbrandt. Als dat gebeurt is dat namelijk naar voor haar, en ook ontzettend vervelend voor de organisatie. Om te beginnen doe je dat door goed waar te nemen. Dat is lastig, want de Onvermoeibare Secretaresse demonstreert graag dat ze het allemaal met gemak aankan en regelt. Ze vindt het overdreven om te zorgen voor haar eigen lichamelijke en mentale conditie, als haar werk vraagt dat ze die negeert. Ze straalt bewust uit dat ze niet kapot kan. Haar overtuigingen helpen haar lange tijd om met de waarheid te sjoemelen over haar welzijn.

Als je dat weet, kun je daar doorheen prikken. Bijvoorbeeld door eens te informeren naar haar hardloopactiviteiten, waar ze altijd zo'n lol in had. Of door te registreren in welke mate ze ontwijkend antwoordt, als je vraagt hoe ze zich voelt bij een gezamenlijke kop koffie. Informeer eens naar haar gezins- of sociale leven. Komt ze daar nog voldoende aan toe? Wat doet ze om eens helemaal te relaxen? Bij oprecht positieve antwoorden kan je ervan uitgaan dat ze wel voor zichzelf zorgt. Maar als je lont ruikt, laat je dan niet met een kluitje in het riet sturen. Dat zal de Onvermoeibare Secretaresse wel proberen, dat doet ze namelijk ook met zichzelf.

De bekende signalen van een burnout, zoals prikkelbaarheid, concentratieverlies en frequent ziekteverzuim zul je niet snel bij haar zien, tenzij het al veel te laat is. Je zult subtiel te werk moeten gaan om haar te ondersteunen bij de bewustwording van het feit dat ze het meest uit haar talenten haalt als ze leert signaleren, doseren en tijdig opladen. Dan kun je veel ellende helpen voorkomen.

Het is allemaal dubbel en dwars de moeite waard. Omdat de Onvermoeibare Secretaresse een kostbaar mens is. Die belangrijk is bij het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Daarvoor heb je haar hard nodig.

 

Waardeer dit blogbericht:
0

Heleen ter Avest begeleidt managers in de ontwikkeling van hun persoonlijkheid en hun leiderschapskwaliteiten. Zij leren de emoties van hun medewerkers en klanten managen (en die van henzelf!), en leren hun missie en visie beter kennen en inzetten. De mens achter de manager groeit! Zo worden zij vrijer, inspirerender voor hun mensen, en veel krachtiger als leider. Met als uiteindelijk gevolg: hogere productiviteit, lagere ziektekosten, hogere klanttevredenheid.

Reacties