26
sept

Waarom werk niet werkt op het werk

Geplaatst door op in Nieuws
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 2818
  • 2 reacties
  • Afdrukken

Onlangs kwam ik weer de TEDtalk van Jason Fried tegen: 'Why work doesn't happen at work'. Fried heeft een radicale theorie op werk: Kantoor is niet de beste plek voor werk. Ik neem je mee in zijn gedachtengoed om vervolgens af te sluiten met een nog radicalere visie die ik er graag aan toevoeg.

Fried vraagt zich al tien jaar af waar mensen heen gaan als ze echt iets gedaan willen krijgen en op welk moment van de dag dat is. Dit is wat hij terugkrijgt:

  1. Onderweg: in de auto, trein, vliegtuig.
  2. Op een special rustige plek: werkkamer thuis, veranda, schuur, een hoekje in een rustig café.
  3. Een bepaald moment van de dag: heel vroeg 's ochtends of juist 's nachts.

Nooit hoort hij op kantoor!

Managers en vergaderingen

Waarom is dat? Vraagt Fried zich af. Na onderzoek heeft hij ontdekt hoe dat komt. Hij noemt het M&M's. Nergens op de wereld vind je managers en vergaderingen (meetings). Maar wel op kantoor. Buiten kantoor vind je vele afleidingen, maar géén managers en vergaderingen. Dus kun je beter ergens anders werken dan op kantoor als je iets wilt afkrijgen.

Managers storen namelijk tijdens het werk. Zij werken niet echt en daarom moeten zij anderen controleren om hun werk te doen. Dat is een interruptie. Ze vallen je steeds lastig op het verkeerde moment. Namelijk als je aan het werk bent.

Maar wat nog erger is, zijn vergaderingen. Je ziet nooit een spontane vergadering ontstaan onder medewerkers. Als zij een probleem hebben, lossen ze dat onderling op met hooguit vier mensen. Maar de manager wil altijd een vergadering beleggen. Je moet dan stoppen met wat je doet om naar een vergadering te gaan. Stel dat je net met iets heel belangrijks bezig bent of dat je net de laatste hand legt aan een offerte? Of dat je tegen een deadline aanzit voor een beleidsstuk. Wat kost het aan heropstarttijd om na de vergadering je werk weer op te pakken?
Afijn, de medewerkers komen toch naar de vergadering en praten over zaken die er eigenlijk niet toe doen. Maar erger nog, vergaderingen veroorzaken uitstelgedrag. Vergaderingen roepen vergaderingen op. Er komt altijd wel iets onvoorziens langs, dat dan de volgende keer op de agenda komt. Er is nooit een laatste vergadering. En ze zijn extreem duur. Een vergadering van één uur met acht mensen is een hele werkdag tijdverspilling. Vaak gaat het om zaken die door drie of vier mensen in een paar minuten besproken kunnen worden.

De tips van Fried

Als je dan toch op kantoor moet zijn, dan geeft Fried nog een paar prikkelende oplossingen om het M&M-probleem tegen te gaan.

  1. Introduceer één keer in de maand een stilte werkmiddag, moet je opletten hoe productief dat is!
  2. Gebruik nieuwe technische hulpmiddelen, denk aan gedeelde werkomgevingen en 'social collaboration'. Die zijn niet dwingend en je kun ze gebruiken als je zelf tijd hebt.
  3. Cancel de eerstvolgende vergadering! Gewoon doen. Je zult zien dat het geen enkel probleem is.

Tot zover Fried

Wat vind ik daar nu van? Ik denk dat hij gelijk heeft. Mensen komen tegenwoordig naar kantoor om mensen te ontmoeten. Omdat je een afspraak hebt met een collega (of een vergadering) ga je naar kantoor. Misschien loop je wel per ongeluk tegen iemand aan die je nog iets wilde vragen.
Mensen kunnen zich slecht concentreren in de kantoren van tegenwoordig. In de open werkplekken (flexplekken) waar je nog net niet in de kantoortuinen van vroeger zit, maar waar je wel door iedereen gezien kan worden, is het onmogelijk geconcentreerd te werken. Wat overblijft is gestoord worden. Sommigen worden er gestoord van.

Opheffen dat kantoor

Ik pleit ervoor om kantoren voorgoed op te heffen. Het woord kantoor bestaat gewoon niet meer. Het huidige kantoor heet straks een verzamelgebouw van ontmoetingsplekken. In dit verzamelgebouw hebben we geen aaneengeschakelde bureaus meer (die heten nu nog flexplekken waar je gestoord wordt). Alle bureaus het pand uit! We hebben wel een centrale ontmoetingsplek waar koffie en thee staan en je kunt uitrusten op een goede bank. Er zijn in het gebouw alleen nog maar kamertjes waar je met maximaal vier tot zes mensen kunt samenwerken. In elke kamer staat een werktafel (we vergaderen niet, maar zijn meteen aan het werk en creëren iets ter plekke), met een beeldscherm, een videoconferencing-mogelijkheid en goede stoelen. Ter plekke verdeel je de taken, je kunt samenwerken in hetzelfde document. Als je even een andere collega nodig hebt, kijk je of hij of zij bereikbaar is en via videoconferencing mee kan doen. Als de afspraken zijn gemaakt en de basis is gelegd, kan ieder zijns weegs om de beste plek te zoeken om je werk af te maken. Dat is dan niet meer op kantoor!

En je manager? Hoe zit het daarmee? Die is niet meer nodig.

Waardeer dit blogbericht:

We werken in de 21e eeuw, maar werken en geven leiding vanuit de 20e eeuw. Dat werkt niet. Ik koppel principes van nieuwe manieren van werken en leidinggeven aan technologische ontwikkelingen. Hoe kunnen we technologie voor ons laten werken en blijven we tegelijkertijd met elkaar in verbinding? Hoe kunnen we hoofd, hart en handen in verbinding met elkaar blijven houden in tijden waarin de technologische ontwikkelingen niet te stuiten zijn? Hoe kunnen we tegelijkertijd rust ervaren en ook resultaten boeken? Dit zijn vragen die mij bezighouden en waar ik jou graag in meeneem in mijn blogs. 


twitter hover 32 linkedin hover 32


 

Reacties