22
jan

Advertorial: Grenzen verleggen met hr in 2015

Geplaatst door op in Nieuws
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 6066
  • 0 reactie
  • Afdrukken

...of gewoon weer een erg druk jaar en vooral geleefd worden door... ja door wie eigenlijk? In deze advertorial gaat Frans van Loef in op de masterclass Freecapacity die hij op donderdag 26 maart organiseert. 

Meer met minder

Meer met minder, toenemende regeldruk en wetswijzigingen en een hoog ambitie niveau in de top van de organisatie. Hoe krijg je alles voor elkaar met de beperkte capaciteit die je tot je beschikking hebt? Het huidige hr niveau handhaven lijkt al een hele uitdaging, maar je wilt meer dan dat. En dat is haalbaar! Hoe zou jij het vinden om als hr manager in 2015 de hr performance op een hoger plan te tillen?

De veranderende rol van hr

Er gaat geen dag voorbij of er wordt bevestigd dat de rol van hr sterk aan het veranderen is door zaken als flexibilisering, de snelheid waarmee business modellen opkomen en veranderen en het tempo waarin kennis en inzichten worden achterhaald. Hierdoor ontstaat stapelgedrag; nieuwe prioriteiten stapelen zich op de oude en steeds meer initiatieven boeken onvoldoende voortgang of stagneren zelfs helemaal. En dan wordt er gewoon gezegd "We hebben toch afgesproken dat je dat zou doen", zonder enig besef dat mensen en organisaties voortdurend overbelast worden door dit stapelgedrag. Dit wordt bevestigd in vele onderzoeken en recentelijk zelfs door de OESO in haar rapport 'Mental Health and Work: The Netherlands', waarin zij concludeert; 'Nederland doet te weinig aan de aanpak van werkstress'.

Freecapacity heeft een methode ontwikkeld om in korte tijd organisaties is staat te stellen 20% van de tijd vrij inzetbaar te maken waardoor organisaties meer resultaat kunnen behalen en tegelijkertijd de werkstress omlaag gaat.

20% van de beschikbare organisatie capaciteit extra gaan inzetten op je top doelstellingen

De hiervoor genoemde uitdagingen vragen om organisaties die capaciteit flexibeler en effectiever kunnen inzetten om zo sneller voortgang en resultaat te boeken op top prioriteiten. Door juist deze beide punten binnen hr te realiseren, zal hr zelf het voorbeeld zijn voor de rest van de organisatie en deze kunnen overtuigen met positieve resultaten. In de praktijk is 15-20% van de bestaande organisatie capaciteit op korte termijn vrij te maken.

Waar is organisatiecapaciteit vrij te maken

Er zijn twee belangrijke bronnen waar snel capaciteit vrij is te maken;

  1. Aanpak stapelgedrag. Het aantal activiteiten en projecten waar de organisatie tegelijk mee bezig is. Stapelgedrag leidt er toe dat er op ieder moment teveel zaken tegelijk spelen wat grote negatieve impact heeft op de productiviteit. Door onvoldoende focus, stagneert o.a. de informatieverwerking en de besluitvorming en wordt veel capaciteit verspild. Stoppen met stapelen levert direct capaciteit op en dit zal snel bijdragen aan de positieve motivatie van medewerkers;
  2. Collectief Time Management. Het slecht managen van collectieve tijd, denk aan o.a. vergaderingen en email verkeer, is de tweede capaciteit verbrander in organisaties. Collectief Time Management is in weinig organisaties helder en consistent terug te vinden. Onderschat wordt hoeveel capaciteit hier verloren gaat. Ingrijpen levert direct vrije capaciteit op en ook veel positieve energie in de organisatie.

Holland Corporate Finance, een zakelijke dienstverlener op het gebied van fusies en overnames, heeft in 2014 samen met haar internationale partners een aanscherping in haar strategie geformuleerd en wilde deze zo snel mogelijk implementeren. Maar iedereen zat "vol" met werkzaamheden en dit vroeg om een effectieve aanpak/oplossing, gegeven de ambitie van de internationale Board. Samen met de kantoorgenoten zijn zowel stapelgedrag als collectief time management stappen benoemd en direct doorgevoerd;

"Zeker 15% structurele tijdwinst binnen twee weken gerealiseerd! Eindelijk weer tijd voor nieuwe strategische zaken!" Maarten Wolleswinkel (Managing Partner HCF & Senior Board Member M&A International Inc.)

Focus Friday

Door te stoppen met stapelen en effectief de collectieve tijd te gaan managen, is binnen 6 weken 20% organisatiecapaciteit vrij te spelen. Als je deze vrij gekomen capaciteit niet direct reserveert, zal je merken dat deze binnen enkele weken niet meer is terug te vinden en is op gegaan in "de waan van de dag". Hier treedt de Wet van Parkinson op; werk breidt zich uit tot het de tijd die beschikbaar is voor voltooiing vult.

Door de vrij gekomen tijd in één dag van de week te stoppen en op deze dag alleen aan top prioriteiten van de organisatie te werken, ontstaat echt focus en grote voortgang op deze zaken.

Ik heb daar de vrijdag voor gekozen en deze tot Focus Friday omgedoopt. Het geeft ongelofelijk veel energie en uitstraling op het moment dat je echt iedere week aantoonbare voortgang boekt op dat waar je het verschil mee kan maken. En voor alle andere zaken inclusief de oneindige "waan van de dag" zaken hanteer je het schaarste principe; er zijn maar vier dagen voor beschikbaar. Dit levert veel scherpere keuzes en beslissingen op en geeft veel minder ruimte aan overige zaken die echt niet het voortbestaan van de onderneming in gevaar brengen.

Focus Friday: Productiecapaciteit versus Organisatiecapaciteit
Wat mij opvalt, is dat bij productieprocessen het zeer gebruikelijk is dat een productielijn niet 100% van de tijd wordt vol gepland, maar bijvoorbeeld een bezettingsgraad van 90% kent. De bewust vrij gehouden ruimte wordt benut voor productierun optimalisatie, onderhoud en voor invulling van onvoorziene vraag. Bij organisatiecapaciteit (tijd van managers) zie ik binnen de meeste ondernemingen dat deze eerder 120% vol wordt gepland. Terwijl iedereen volkomen vol zit wordt er doodleuk iets toegevoegd. Analoog aan productieprocessen, gaat dit direct ten koste van de effectiviteit, wordt niet de maximale productiviteit gerealiseerd en kan niet adequaat worden gereageerd op opkomende prioriteiten. Sterker nog, de productiviteit neemt versneld af door toename van mentaal- en ziekteverzuim als gevolg van overbelasting. Nog een rede om bewuster organisatie capaciteit te managen. Het concept van Focus Friday helpt hierbij.

Wat levert vrijgemaakte capaciteit je op

  • Volwaardig business partnership voor de top van de organisatie. Door de vrije capaciteit in te zetten op die zaken die voor de onderneming er het meest toe doen, levert hr een kritische bijdrage aan resultaat verbetering;
  • Organisatiecapaciteit die wendbaarder/flexibeler is zodat direct kan worden ingespeeld op actuele prioriteiten;
  • Werkdruk neemt af, doordat stapelgedrag structureel wordt aangepakt;
  • Positieve energie in de organisatie, de nergens toe leidende activiteiten worden ingeruild voor zaken die er echt toe doen en er kan ook tijd aan worden besteed;
  • Vermindering van mentaal verzuim, mensen haken weer aan en er komt meer uit hun handen.
  • Betere resultaten en betere motivatie werken als een vliegwiel en leiden vanzelf tot meer resultaat en meer motivatie

Masterclass "Hoe verbeter je in 4 stappen de hr performance in 2015"

Op donderdag 26 maart 2015 organiseert Freecapacity een Masterclass gegeven door Frans van Loef waarin je leert;

  • Hoe je 20% organisatiecapaciteit vrij maakt;
  • Hoe je focus aanbreng en vast houdt;
  • Hoe je jouw prioriteiten vasthoudt en voorkomt dat ander die bepalen;
  • Hoe je als hr de rest van de organisatie hiermee kan helpen op basis van eigen voorbeeld en resultaat.

MasterclassFrans

Waardeer dit blogbericht:
0
Frans van Loef is auteur van het boek 'Stoppen met Stapelen'. Vanuit Freecapacity ondersteunt hij organisaties in het aanscherpen van hun focus en het optimaal benutten van hun capaciteit; 1) vrijmaken van beschikbare organisatiecapaciteit door te stoppen met activiteiten in plaats van te blijven stapelen en 2) collectief Time Management effectief in zetten
 

Reacties