13
jan

Werkdruk verminderen? Stop met stapelen

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 5762
  • 0 reactie
  • Afdrukken

In veel organisaties is de werkdruk zo hoog, dat de productiviteit sterk is teruggelopen. Dit wordt mede veroorzaakt door de vele reorganisaties die de afgelopen jaren zijn doorgevoerd. En door stapelgedrag, het continu toevoegen van plannen en activiteiten. De hoge werkdruk heeft twee directe gevolgen: de strategie-uitvoering stagneert en de vitaliteit van de mensen binnen de organisatie komt sterk onder druk te staan.

Wat maakt dat wij van nature stapelaars zijn?

Er bestaat binnen organisaties een sterke neiging om te stapelen. Dat komt vooral omdat vaak niet helder is wanneer de grenzen van wat een organisatie aankan zijn bereikt; er een overvloed aan informatie en keuzes bestaat, en wij als mensen voornamelijk onbewust en automatisch handelen.

Het is daarom raadzaam om stapelgedrag te leren herkennen, bij jezelf en bij de mensen om je heen. Symptomen van dit gedrag zijn: continu nieuwe initiatieven starten, filevorming in je hoofd, nergens tijd voor kunnen vrijmaken, doelen niet halen, en continu van onderwerp veranderen, in plaats van zaken afmaken.

De consequenties hiervan kunnen zijn dat resultaten niet worden gehaald, kruispunten verstopt raken, er een steeds grotere interne focus ontstaat, de complexiteit toeneemt en de organisatie uiteindelijk verlamt.

Waarom wordt er niet ingegrepen?

Het is niet duidelijk waar de organisatie naartoe gaat, de horizon ontbreekt. Leidinggevenden realiseren zich onvoldoende dat de uitvoering veel meer capaciteit vraagt dan het bedenken en starten van plannen. De relatie tussen werkdruk en resultaat wordt onvoldoende erkend. Iets starten voelt goed, terwijl iets stoppen als een zwakte wordt gezien.

Stel je voor wat er zou kunnen gebeuren als je vanuit de huidige situatie met meer activiteiten zou stoppen dan starten. Er komt tijd vrij die je kunt benutten voor wat echt belangrijk is, de focus op de klant neemt toe, de werkdruk vermindert en de resultaten verbeteren.

 

Gratis webinar: Stop met stapelen

Frans van Loef – Op donderdag 16 januari aanstaande organiseert Freelunch het webinar ‘Stop met stapelen: creëer capaciteit voor je doelstellingen!’ met Frans van Loef.

Bent u benieuwd naar dit webinar? Lees hier meer of klik hier om u aan te melden.

Stapelgedrag leidt tot ongezonde werkdruk

Het stapelgedrag, vaak in de vorm van continu van richting veranderen of terugkomen op gemaakte keuzes, leidt vroeg of laat tot een hoge werkdruk die contraproductief werkt. Nieuwe zaken worden in gang gezet maar er wordt niet gelijktijdig opgeruimd. De werkdruk stijgt dan tot een ongezond niveau. Bij reorganisaties focust de top van de organisatie zich op kostenreductie. Het schrappen van arbeidsplaatsen is een belangrijk onderdeel van de kostenbesparing die wordt nagestreefd. In veel gevallen worden de 'achterblijvers' opgezadeld met (een deel van) het werk van de vertrokken collega's. In dit soort situaties worden de moraal en de productiviteit van de mensen die blijven minder en minder. Het vertrouwen verdwijnt en mensen raken gedemotiveerd.

Stoppen met stapelen

Het stoppen met activiteiten levert vrije capaciteit op die direct voor werkdrukvermindering zorgt. Iedereen is hiernaar op zoek, maar velen hebben niet in de gaten dat vrije capaciteit binnen handbereik is.

Maak voor jezelf inzichtelijk waar iedereen mee bezig is. De agenda's en notities van overlegstructuren, de interne communicatiemiddelen en de agenda's van leidinggevenden verschaffen meer dan voldoende inzicht.

Deel de activiteiten in drie groepen in: GO, TIME-OUT en STOP. Doe dit op basis van de topprioriteiten van de organisatie, de werkelijke klantbehoeften, de financiële impact, de voortgang en de duurzaamheid.

GO-activiteiten worden op volle kracht voortgezet, TIME-OUT-activiteiten komen op de parkeerplaats te staan, en STOP-activiteiten worden helemaal uit de organisatie verwijderd. De capaciteit die je vrijspeelt door te stoppen met bepaalde activiteiten, noteer je direct in een overzicht. Om te voorkomen dat deze vrije capaciteit, zonder dat je het in de gaten hebt, binnen de kortste keren weer verdwenen is.

Deze opschoning is in de meeste organisaties binnen een maand te realiseren. Sterker nog, als het je een maand kost om dit overzicht te verkrijgen, wat zegt dat dan over waar iedereen mee bezig is?

Is jouw organisatie ook stapelgek?

Uit het onderzoek door FreeCapacity in 2013 bij tweehonderd ondernemingen blijkt dat:

  • 64 procent van de ondervraagden heeft het afgelopen jaar meer activiteiten opgestart dan stopgezet.
  • 40 procent heeft 4-6 maanden nodig en 40 procent heeft meer dan 6 maanden nodig om tot het besluit te komen om een activiteit te stoppen waar geen vooruitgang in zit.

Er is sprake van een blinde vlek. Organisaties zitten overvol en toch lijkt dit als een gegeven te worden beschouwd. De meeste organisaties zijn zich niet of nauwelijks bewust van de krachtigste oplossing om resultaten te verbeteren en werkdruk te verminderen: stoppen met stapelen.

Hoe voorkom je dat er opnieuw wordt gestapeld?

Het stapelgedrag gewoon weer verder als je niet een manier vindt om dit tegen te gaan. Er zijn twee principes beschikbaar die verbluffend simpel en breed zijn toe te passen. Iedereen kan hier direct mee aan de slag.

  1. Introduceer het schapprincipe in de hele organisatie. Er wordt alleen iets nieuws gestart of toegevoegd, als er eerst iets wordt gestopt of verwijderd. Dit is een metafoor naar het winkelschap in de supermarkt, waar iedere schappositie is toegekend aan een product. Er kan dus alleen een nieuw product worden toegevoegd door de plek van een bestaand product in te nemen
  2. Het schaarsteprincipe is een zeer bruikbare aanvulling. Door vantevoren de beschikbare capaciteit (tijd, mensen en middelen) in te perken, komen mensen uit zichzelf tot scherpere keuzes en afwegingen. Dit versterkt de focus enorm en houdt daardoor ook zaken buiten de deur.

Waarvoor kan je de vrijgekomen capaciteit inzetten?

De vrije capaciteit kan worden toegevoegd aan een al bestaande activiteit met topprioriteit. Met een versnelling van de realisatie als gevolg.
In geval van een te hoge werkdruk kan vrije capaciteit uitstekend worden benut om de werkdruk te verminderen. Zorg er wel voor dat je voorafgaand aan het stoppen helder krijgt hoeveel capaciteit in deze activiteit wordt gestopt. Anders loop je achteraf het risico dat je de vrije capaciteit nauwelijks terugvindt. (Wet van Parkinson)

Wat levert de vrije capaciteit aan werkdrukvermindering op?

Manfred Kets de Vries wijst bij zijn analyses van leiders op drie valkuilen die ook een rol spelen bij de bereidheid om de werkdruk te reduceren:

  • Vaak wordt 'heel druk bezig zijn' als een statussymbool gezien.
  • Het is lastig om te erkennen dat je je ook bezighoudt met werkzaamheden die je zo kunt stoppen, omdat ze feitelijk overbodig zijn en nauwelijks toegevoegde waarde hebben.
  • Er kan een emotionele verbondenheid ontstaan met werkzaamheden, wat het extra lastig maakt om er afscheid van te nemen.
 

Als je meer rust in je hoofd krijgt, versterkt dit direct het leervermogen, de besluitvorming en het bewaren van overzicht en kan je sneller informatie verwerken. Dit komt de prestaties ten goede. De mens blijft de dominante factor binnen de organisatie als het gaat om de uitvoering en voortgang van activiteiten. Stel dat centraal bij de keuze van wat je met de vrijkomende capaciteit doet. Om mensen weer te motiveren, zal allereerst iedereen in de organisatie moeten begrijpen hoe de leiding vooruit denkt te komen. Laat hier ook de eerste bewijzen van zien. Zolang daar niet aan wordt voldaan, zal wantrouwen of scepsis domineren. Vervolgens is het van belang dat je ervoor zorgt dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt en hoe een ieder kan bijdragen aan de organisatiedoelen en, last but not least, er in gaat geloven dat dit haalbaar is. Pas dan zal er weer vertrouwen, motivatie en energie ontstaan om een stap te zetten. En kan de organisatievitaliteit toenemen.

 

Gratis webinar: Stop met stapelen

Frans van Loef – Op donderdag 16 januari aanstaande organiseert Freelunch het webinar ‘Stop met stapelen: creëer capaciteit voor je doelstellingen!’ met Frans van Loef.

Bent u benieuwd naar dit webinar? Lees hier meer of klik hier om u aan te melden.

Waardeer dit blogbericht:
Frans van Loef is auteur van het boek 'Stoppen met Stapelen'. Vanuit Freecapacity ondersteunt hij organisaties in het aanscherpen van hun focus en het optimaal benutten van hun capaciteit; 1) vrijmaken van beschikbare organisatiecapaciteit door te stoppen met activiteiten in plaats van te blijven stapelen en 2) collectief Time Management effectief in zetten
 

Reacties