Weg met de kantoortuinen!

Heel veel bedrijven zijn afgelopen jaren overgegaan naar kantoortuinen, omdat men denkt dat kantoortuinen prestaties doen verbeteren. Helaas, kantoortuinen zijn helemaal niet zo goed. Veel evaluaties van kantoortuinen laten juist een daling in productiviteit zien . Waarom is de kantoortuin toch nog steeds populair?

Wat is het vermeende voordeel van kantoortuinen?

Werken in een kantoortuin (een grote open kantoorruimte) zou los van economische voordelen ook andere voordelen hebben. Doordat je geen muren en deuren hebt, kan je makkelijker communiceren. Je wil een collega die toevallig naast je zit even wat vragen en dat kan makkelijk. Als je collega’s met elkaar overleggen kan je meeluisteren. Op deze wijze krijg je meer kennis van hun werk. En vice versa geldt dit ook. Ook zou je in een kantoortuin spontaner mensen tegenkomen waar je een praatje mee kan maken. De onderlinge communicatie zal naar alle waarschijnlijkheid bevorderd worden. Maar het werken in kantoortuinen zorgt ook voor verminderde productiviteit. Deze verminderde productiviteit heeft economisch een groter negatief effect dan het economische positieve effect op bezuiniging in kantooroppervlak.

Een studie

Een grote studie, geeft een prima verklaring over deze verminderde productiviteit. Deze studie is gedaan bij meer dan 400 bedrijven en bij 40000 werknemers. Uit deze studie komt de volgende conclusie: ‘Eigen werkkamers presteerden duidelijk beter dan open ruimtes in de meeste aspecten van IEQ (Indoor Environmental Quality). Nadelen waren er met name op het gebied van akoestiek, privacy en gevoel van veiligheid op de werkvloer. Voordelen van snellere interactiecommunicatie waren kleiner dan de nadelen van verhoogd geluidsniveau en afgenomen privacy als gevolg van een open kantoorconcept.’

Hoge mate van afgeleid zijn

Mensen in een kantoortuin krijgen veel meer externe prikkels. Je dient vooral te denken aan geluidsprikkels en visuele prikkels. Je neemt de continue beweging van alles wat er gebeurt waar. Ook de geluiden worden makkelijk opgepikt. Voor geluiden kan je je nog makkelijk afsluiten, zoals door het gebruik van een koptelefoon, maar afsluiten voor de visuele prikkels is toch heel wat moeilijker. Al kun je wellicht met een theedoek over je hoofd gaan zitten.

Het brein en afleiding

Door deze hoeveelheid externe prikkels raakt het brein makkelijk afgeleid. Dat is nu eenmaal een van de eigenschappen van het brein. Als er veel prikkels in een omgeving zijn is het brein nog sneller afgeleid. Het omgaan met al de prikkels gaat ten koste van de prefrontale cortex; het deel van het brein dat we zo nodig hebben op het werk. Hier zit onder andere ons vermogen tot probleem oplossen en ons denkvermogen. Als je te veel prikkels hebt te verwerken zijn er relatief minder voedingsmiddelen zoals zuurstof beschikbaar voor de prefrontale cortex. Vandaar dat een ruimte met veel prikkels zo’n negatief effect op de productiviteit heeft.

Oplossing

• De makkelijkste oplossing is het afschaffen van de kantoortuinen. Dat zal nog wel heel wat voeten in aarde hebben. Echter kan je wel zorgen voor meer privacy door de inrichting van de kantoortuin minder open te organiseren, rekening houden met goede akoestiek en meer mogelijkheden voor privacy.
• Ook is het belangrijk om regels over de onderlinge communicatie te hebben.
• Er is nog een oplossing. Het brein is namelijk ook goed te trainen. Je kunt het brein trainen in het beter omgaan met externe prikkels waardoor de prefrontale cortex langer gefocust blijft. De kern is om te zorgen je prefrontale cortex fit te houden, zoals pauzes nemen, stoppen met multitasken en starten met mindfulness.

Tot slot

Om ervoor te zorgen dat we met z’n allen duurzaam inzetbaar blijven, is het maar de vraag of een kantoortuin daar aan bijdraagt. Met deze tips kan je ook in de kantoortuin aan de slag met een duurzaam inzetbaarder kantoor!

Op donderdag 27 september in de namiddag organiseer ik samen met Charly Green een exclusieve masterclass “Fundament voor groei”. Ik heb samen met Charly Green een unieke aanpak ontwikkeld voor het ‘echt’ laten werken en borgen van programma’s voor duurzame inzetbaarheid.

We verbinden neurowetenschappen met organisatieverandering. In deze masterclass presenteren wij deze unieke aanpak en geven je al direct concrete handvatten mee. Deze masterclass is exclusief voor genodigden. Wilt je uitgenodigd worden en werk je als eindverantwoordelijke in de HRM? Stuur dan een mail naar .  Wij nemen dan snel contact met je op.