23
mei

Aanpak werkdruk

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 2756
  • 0 reactie
  • Afdrukken

'Een derde van het ziekteverzuim wordt veroorzaakt door werkstress', met deze boodschap kondigde Minister Lodewijk Asscher vorige week aan dat zijn ministerie maatregelen gaat nemen om dit probleem aan te pakken.

Belangrijkste oorzaak van werkstress is de structureel te hoge werkdruk in organisaties.

Stapelgedrag

In veel organisaties is de werkdruk zo hoog, dat de productiviteit sterk is teruggelopen. Dit wordt veroorzaakt door stapelgedrag: nieuwe plannen en activiteiten worden gelanceerd alsof er continu capaciteit onbenut klaar staat om er mee aan de gang te gaan, maar ook doordat er in de afgelopen jaren veel reorganisaties zijn doorgevoerd. De hoge werkdruk heeft twee directe gevolgen: de strategie-uitvoering stagneert en de vitaliteit van de mensen binnen de organisatie komt sterk onder druk te staan. Het stapelgedrag, vaak in de vorm van continu van richting veranderen of terugkomen op gemaakte keuzes binnen een bepaalde richting, leidt vroeg of laat tot een werkdruk die contraproductief werkt.

Stagnerende organisatiefitheid

Bij al die veranderingen worden nieuwe zaken in gang gezet, maar wordt er niet gelijktijdig opgeruimd. De werkdruk stijgt dan vanzelf mee voorbij een gezond niveau. Bij reorganisaties focust de top van de organisatie zich op kostenreductie, waarbij het schrappen van arbeidsplaatsen een groot aandeel heeft in de kostenbesparingen die worden nagestreefd. In veel gevallen worden de 'achterblijvers' gewoon opgezadeld met (een deel van) het werk van de vertrokken collega's. In dit soort situaties worden de moraal en de productiviteit van de mensen die blijven minder en minder. Vertrouwen verdwijnt en mensen 'checken mentaal uit'. Ze komen nog wel naar hun werk, maar kunnen rustig de hele dag naar een scherm turen en in bespreking zijn, zonder dat er nog iets wezenlijks uit hun handen komt. De organisatiefitheid holt achteruit, met directe gevolgen voor de voortgang in de organisatie.

Toenemende organisatievitaliteit

In beide hiervoor beschreven situaties is het stoppen van activiteiten, waardoor capaciteit wordt vrijgemaakt, een noodzaak. Maar de tijd die vrij komt, mag niet weer worden opgevuld met andere zaken. Je haalt werk weg bij de mensen, en daar blijft het bij. Er was al sprake van overbelasting. Die kun je nu terugbrengen, waardoor er een werkbare situatie ontstaat. De mens blijft de dominante factor binnen de organisatie als het om de uitvoering en voortgang van activiteiten gaat. Stel dat centraal bij de keuze van wat je met de vrijkomende capaciteit doet. Om mensen vanuit de hiervoor beschreven situatie weer te laten 'inchecken', zal allereerst een situatie moeten ontstaan waarin iedereen in de organisatie snapt hoe je als leiding weer vooruit denkt te komen en hier ook eerste bewijzen van kan zien. Zolang daar niet aan wordt voldaan, zal wantrouwen of scepsis domineren. Vervolgens is het van belang dat je ervoor zorgt dat iedereen zijn rol snapt (wat wordt er van mij verwacht?), weet hoe hij kan bijdragen aan de organisatiedoelen en, tot slot, er weer in gaat geloven dat dit haalbaar is. Pas dan zal er weer vertrouwen, motivatie en energie ontstaan om een stap te zetten. En zal de organisatievitaliteit weer kunnen toenemen.

Valkuilen

Manfred Kets de Vries wijst bij zijn analyses van leiders op drie valkuilen die ook een rol spelen bij de bereidheid om de werkdruk te reduceren:

  • Vaak wordt 'heel druk bezig zijn' als een statussymbool gezien.
  • Het is lastig om te erkennen dat je je ook bezighoudt met werkzaamheden die je zo kunt stoppen, omdat ze feitelijk overbodig zijn en nauwelijks toegevoegde waarde hebben.
  • Er kan een emotionele verbondenheid ontstaan met werkzaamheden, wat het extra lastig maakt om er afscheid van te nemen.

Hoe zit dat bij jou? Kun jij de werkdruk verminderen en hier een goed gevoel aan overhouden?

Waardeer dit blogbericht:
Frans van Loef is auteur van het boek 'Stoppen met Stapelen'. Vanuit Freecapacity ondersteunt hij organisaties in het aanscherpen van hun focus en het optimaal benutten van hun capaciteit; 1) vrijmaken van beschikbare organisatiecapaciteit door te stoppen met activiteiten in plaats van te blijven stapelen en 2) collectief Time Management effectief in zetten
 

Reacties