02
mei

Wat hebben wij van Boris geleerd?

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 3318
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Als wij intern informatie met elkaar willen delen, moeten wij email dan niet eens gaan afschaffen en overstappen naar sociale oplossingen van nu en de toekomst?

De digitale dementie slaat toe

Mijn collega's en iPhone zorgen ervoor dat ik voortdurend over van alles op de hoogte wordt gehouden. Zelfs in het weekend of op feestdagen worden belangrijke updates met elkaar gedeeld. Wij willen elkaar over alles informeren zodat wij kunnen bloeien maar ondertussen lopen wij vast in oude systemen.

Mijn dichtslibbende mailbox, die steeds vaker een sorteerbeurt kan gebruiken, geeft mij het gevoel dat waardevolle informatie onvindbaar is geworden. Er ontstaat een overload aan informatie waar ik steeds moeilijker mee om kan gaan. Zowel mijn werk-privé balans, het hanteerbaar houden van data als mijn steentje bijdragen aan sociale innovatie staan onder druk. Dat kan anders en daarom ben ik op zoek gegaan naar alternatieven.

Ik kan natuurlijk aan goed timemanagement gaan doen en mijn mailbox aanpakken. De app Mailbox is hier een prachtig voorbeeld van. Het verandert je mailbox in een to-do lijst. Een innovatie die aansluit bij de wens van velen, want er is een (digitale) wachttijd van een maand, 750.000 potentiële gebruikers. Helaas werkt Mailbox niet met Outlook (alleen gmail).

Ik ga mij afmelden van alle nieuwsbrieven. De belangrijkste informatie krijg ik toch sneller via sociale media zoals Twitter en Linkedin. Bovendien kan ik deze informatie ook weer makkelijker delen met anderen, terwijl ik tegelijkertijd mijzelf profileer.

In Outlook kan ik als automatische antwoord instellen dat e-mails worden verwijderd die niet persoonlijk aan mij zijn gericht. Verwachten mensen van mij dat ik reageer als ik in de cc sta? Voelt de zender zich niet meer verantwoordelijk voor het onderwerp als hij anderen heeft geïnformeerd (over de schutting gegooid)? En de informatie voor iedereen relevant is, waarom wordt die dan verspreid via de email?

Slim organiseren

Organisaties kunnen ook helpen. In het kader van het managen van de werk-privé balans heeft Volkswagen Duitsland de servers zo geprogrammeerd dat die geen e-mails meer doorsturen naar smartphones van medewerkers nadat hun werktijd met een half uur is verstreken. Hoger management valt buiten deze regeling en in de praktijk blijken collega's elkaar via sociale media te benaderen. Het schiet dus zijn doel voorbij en waarom?

De valkuil van email is dat het een lineair communicatiemiddel is en geen samenwerkingstool. Je hoort mij niet zeggen dat email moet worden afgeschaft. Voor de primaire functie werkt het zoals het zou moeten. Voor de externe contacten, bijvoorbeeld voor het maken van afspraken. Wat ik wel duidelijk wil maken is dat de sociale media bij uitstek kansen bieden om anders met informatie om te gaan en dus ook beschikbaar te stellen.

Atos maakt dit duidelijk met een Zero Email Policy. Als je elkaar kunt bellen, ontmoeten of via andere sociale media kunt communiceren zonder gebruik van e-mail, doe dat dan. Het resultaat 20 procent minder e-mails.

Mijn eyeopener was een oproep van mijn collega Boris. Boris stuurde een email naar alle trainers met het verzoek of iemand met hem op zoek wilde gaan naar zijn blinde vlek. Een prachtig voorbeeld van een collega die op zoek is naar feedback om zo te kunnen blijven bloeien. Hij kreeg binnen twee minuten een reactie en heeft dezelfde avond een en ander besproken. Meerdere collega's hadden gereageerd en dit laat zien dat samen werkt. Of toch niet?

Ja, Boris is geholpen door een collega. Maar weten wij nu allemaal wat Boris heeft geleerd? Nee, en de enige manier om hier achter te komen is als we nu persoonlijk op Boris afstappen. Zie hier de valkuil van een oude organisatie en email. Het is een prachtig communicatiemiddel dat de mogelijkheid biedt om iedereen te informeren en een 1-op-1 contact op te zetten. Tegelijkertijd laten wij hierdoor kansen liggen.

Wisdom of the crowd

Er wordt gezegd dat onder bepaalde voorwaarden een grote diverse groep betere ideeën genereert dan de slimste specialist. Een bepaalde voorwaarde is bijvoorbeeld een ict-systeem zoals Yammer. Wat was er gebeurd als Boris zijn verzoek op Yammer had gezet, inclusief het voorstel dat hij naar de klant had gestuurd? Ik denk dat Boris veel inhoudelijke reacties had gekregen van verschillende collega's. Reacties die voor iedereen te lezen zijn en waar iedereen van kan profiteren.

Geldt dit nu alleen voor casussen zoals die van Boris? Nee hoor. Maar waarom staan de berichten van de directie of een ondernemingsraad dan niet op Yammer? Nu ontvangen wij hun berichten via de email. Als iemand reageert dan is het direct gericht aan de verzender. De vraag, opmerkingen en het antwoord kunnen voor anderen ook relevant zijn. Bovendien komen we zo met elkaar in dialoog. Vraag en antwoord worden gedeeld met meerdere mensen. Iedereen is zo direct op de hoogte en iedereen kan kennis en meningen delen. Zo creëren wij via Yammer een intern sociaal netwerk en communiceren we transparant, simpel, snel en participatief (en hier zetten wij richting de klant op in).

Landgoed Zonheuvel
Landgoed Zonheuvel is een hotel en trainingsinstituut van SBI. Hier kunnen mensen elkaar ontmoeten en vinden ze inspiratie, motivatie, kennis en inzicht. In een omgeving die u en uw team of organisatie de ruimte biedt. De ruimte om uzelf te kunnen zijn, de ruimte om tot nieuwe inzichten te komen en de ruimte voor inspiratie en bezinning. Meer weten? Klik hier.

Waardeer dit blogbericht:
0

Frodo de Valk is specialist duurzaam participeren en trainer/adviseur bij SBI training en advies, Youmeus en Mediteren in Maatpak. Deze organisaties (labels) hebben alledrie gemeen dat organisaties effectiever zijn als werk(onder)nemers meedenken en meedoen. Op een duurzame wijze het potentieel van de mens, team en organisatie te herstellen, behouden en verbeteren door het versterken van het werkgeluk. Rekeninghouden met het samenspel tussen ons hoofd en ons hart.


linkedin hover 32   twitter hover 32

Reacties