14
juli

Succesvol uitrollen e-hrm in vier stappen

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 4404
  • 5 reacties
  • Afdrukken

E-hrm is onmisbaar voor een goede, betrouwbare bedrijfsvoering. Maar hoe voorkom je dat implementatie van hr-technologie een dure zeperd wordt? Zelfs als je gespeend bent van technologische kennis, kun je als hr-professional e-hrm tot een succes maken. Als je maar vier belangrijke lessen onthoudt.

Wordt de implementatie van e-hrm een sprookje of een nachtmerrie? In het sprookje rol je met succes een intranet, employee self service en manager self service uit. Medewerkers, managers en directie zien al hun belangen behartigd en jij bent hun held. Steeds beter maken managers en medewerkers gebruik van de digitale mogelijkheden. De organisatie profiteert volop.

Maar dat vertrouwen kan snel verdwijnen door een slechte implementatie van e-hrm. Instrumenten werken matig, de gebruiksvriendelijkheid is ver te zoeken en steeds vaker laten medewerkers en managers het systeem links liggen. Klachten zijn er volop. E-hrm is een nachtmerrie.

Kun je als hr-professional zelf het succes bepalen van e-hrm, ook al ben je geen techneut? Gelukkig heb je geen buitengewone technische skills nodig om van e-hrm toch een succes te maken. Wat je wel moet kunnen is goed organiseren en een scherp oog hebben voor de toegevoegde waarde die je van een leverancier eist.

1. Managen van verwachtingen

Het managen van verwachtingen is de eerste taak als je e-hrm wil implementeren. De verwachtingen zijn altijd hoog gespannen. Deze worden vaak gevoed door leveranciers, implementatiepartners, adviseurs en zelfverklaarde deskundige partijen die je tegen een stevig tarief kunt inhuren. Laat je nooit door een buitenstaander vertellen wat het doel moet zijn van de implementatie van e-hrm. Houd scherp voor ogen wat je wil en wat je eisen zijn. Leveranciers moeten zich kunnen en willen aanpassen.

2. Dwing leveranciers tot het uiterste

Leveranciers van hr-technologie creëren de technologie waarmee we processen kunnen optimaliseren. Maar werkt het ook? Dat weet je niet als je alleen de folder van de leverancier leest. Je moet daarom je leverancier dwingen om te bewijzen dat de technologie werkt op de manier zoals jij dat graag wil. Ik adviseer een aantal maatregelen om je leverancier tot het uiterste te dwingen:

  • Eis van jezelf, van de leverancier en van de implementatiepartner altijd een werkende proeftuin (en klaag niet over de kosten die de leverancier en partner daarvoor in rekening moeten brengen);
  • Is je organisatie daarvoor te klein, of zijn de kosten te hoog, vraag dan om een klantbezoek bij zowel een tevreden als een ontevreden klant (ja, die zijn er altijd);
  • Schakel een eigen deskundige in die je leverancier voldoende professioneel tegenwicht kan bieden en die jouw belang daarbij goed in de gaten houdt.
  • Google alle partijen en stel kritische vragen. Bij het eerste salesgesprek, bij het uitbrengen van de offerte, bij de projectintake en bij elke andere gelegenheid waar je de kans krijgt;
  • Vertrouw op je eigen kennis van zaken en laat je niet van de wijs brengen door lawines van jargon. Niemand kent je organisatie beter dan jijzelf.
  • Heb je de juiste leverancier van e-hrm gevonden, dan zal deze blij zijn met je aanpak. Iedere leverancier hoort positief te reageren op een professionele setting.

3. De keuze voor de implementatiepartner

Besef dat het aanschaffen van hr-technologie niet hetzelfde is als het implementeren. Veel leveranciers houden zich niet bezig met implementatie, daar is een aparte implementatiepartner voor nodig. Implementatie is minstens zo belangrijk voor het succes van e-hrm als de software zelf.
Een aantal voorzorgsmaatregelen bij het kiezen van je implementatiepartner kunnen dit voorkomen:

  • Verzeker je ervan dat implementatie de core business is van de beoogde implementatiepartner. Je zal versteld staan van het aantal partijen dat wil meeprofiteren van de opkomst van e-hrm, zonder voldoende kennis van zaken;
  • Check of de implementatiepartner de software van de leverancier gebruikt. Dat mag je namelijk wel verwachten;
  • Geeft de partij een voldoende onafhankelijk gevoel? Zijn zij kritisch op de leverancier en de software die u heeft gekozen?
  • Onderzoek of de ondernemers/eigenaren een verleden hebben in dit vakgebied. Ze moeten je doelen begrijpen, je uitdagingen herkennen en je onzekerheden aanpakken;
  • Onderzoek of de partij voldoende 'body' heeft zodat je niet afhankelijk bent van die ene goede consultant die er rondloopt;
  • Ga bij de leverancier na of deze partner voldoende kennis heeft opgedaan van de software, regelmatig traint, voldoende succesvolle implementaties op haar naam heeft staan en actief en positief kritisch meekijkt bij de ontwikkelingen in de software;
  • Eis van de leverancier dat de personele gegevens veilig zijn. Liever een kritische klant met veilige gegevens dan een makkelijke klant waarvan de data gemakkelijk is te stelen.

4. Faseer de implementatie

Overtuig het management dat e-hrm beter rendeert als de implementatie in fasen verloopt. Niet alles in één keer of in een te kort tijdsbestek realiseren. Stapsgewijs implementeren doe je zo:

  • Begin met de toepassing van e-hrm vanuit de intranetfunctie van de technologie. Laat iedereen wennen aan basale zaken als inloggen, look-and-feel en het stap voor stap herkennen van de toegevoegde waarde en potentie van de nieuwe technologie;
  • Digitaliseer tijdrovende papieren processen (in-, door- en uitstroom), en rol het uit binnen de hr-afdeling als hrm self service. Ga pas verder als dit goed werkt;
  • Hou manager self service (mss) en employee self service (ess) in eerste instantie beperkt. Zorg dat de medewerker beschikt over zijn/haar digitale dossier en digitale verlofaanvragen en dat de manager basale managementinformatie krijgt;
  • Als je mss en ess hebt uitgebreid, begin dan niet meteen met fancy instrumenten als 360 graden-beoordelingen. Medewerkers en managers zien de toegevoegde waarde van deze omslag onvoldoende. Ze zien alleen een papieren formulier dat is vervangen door een digitale variant. Begin bij voorkeur met zaken die dichter bij het dagelijks werk staan, zoals opleidingen, cursussen & evenementen, sollicitant self service en support desk-meldingen;
  • Implementatie van e-hrm hoeft niet duur te zijn, maar kost wel geld. Maak daarom de return on investment van tevoren inzichtelijk. Tot slot zijn change management en een uitgebreide communicatie met álle stakeholders van het grootste belang. Bespaar niet op deskundige ondersteuning op deze gebieden anders wordt het mooiste sprookje alsnog een nachtmerrie.
Waardeer dit blogbericht:
Getagged in: E-HRM Strategie Technologie

Als zelfstandig Implementatieconsultant is Hein verantwoordelijk geweest voor de implementatie en uitrol van diverse complexe Implementatie- en Outsourcingtrajecten. De projecten bevonden zich op het snijvlak van Materie, Technologie en Change Management. De laatste jaren houdt Hein zich steeds meer bezig met projecten inzake het implementeren en uitrollen van E-HRM en complexe vraagstukken op tactisch en strategisch niveau. Daarnaast is hij bezig met het uitbouwen van van het Consultancybedrijf Runderkamp & Van Duren BV, met name op het gebied van consultancy en uitvoerende ondersteuning op het gebied van AFAS Profit van leverancier AFAS.


linkedin hover 32 twitter hover 32

Reacties