04
mrt

HR digitaal: geen weg terug

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 3627
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Tweehonderd jaar na de industriële revolutie leven we in het tijdperk van de digitale revolutie. Een tsunami aan nieuwe technologieën heeft ons dagelijks leven grondig veranderd. Ook in de bedrijfswereld heeft digitalisering tot snellere processen, kostenreductie en meer transparantie geleid. SD Worx deed een onderzoek naar de maturiteit van de digitalisering van hr-processen en kwam tot een aantal interessante bevindingen.

Dit artikel is geschreven door Carine Poedts en Peter Catthoor.

De laatste jaren kennen technologische innovaties een ongeziene vlucht. Zo beschikken we over tablets, iPhones en iPads met een hele rits aan nieuwe mogelijkheden en opties.

Deze nieuwe technologieën leiden tot een ware trendbreuk in de persoonlijke en professionele communicatie. Het voorbeeld van 'social media' kan dit perfect illustreren: Facebook, Twitter, LinkedIn, Yammer. Vijf jaar geleden amper bekend, nu massaal gebruikt voor privé- en professionele doeleinden. Dit nieuwe digitale tijdperk leidt zo tot een fundamenteel anders functioneren ('a change in human condition'). En wie niet kan volgen, raakt hopeloos achterop.

Digitale verwachtingen

Ook de bedrijfswereld wordt continu uitgedaagd door de technologische en digitale innovaties. Nieuwe digitale producten en diensten worden succesvol uitgebouwd in de cloud. Er wordt intensief gebruikgemaakt van de toegankelijkheid en snelheid van informatiestromen. Werkgevers merken ook hoe vertrouwd hun medewerkers zijn met deze nieuwe technologieën; ze zien hoe de privésfeer en professionele omgeving van de medewerker in elkaar overvloeit door het gebruik van mobiele toestellen.

Deze medewerkers warm maken en houden voor de bedrijfsdoelstellingen, krijgt met dezelfde snelheid een andere dimensie. "Het aanbieden van digitale diensten wordt een fundamenteel onderdeel van Employer Branding", aldus Mark Bloem, algemeen directeur bij SD Worx Nederland. Het lijkt een juiste aanname, zeker wanneer je de tendensen in de bedrijfswereld naast de verwachtingen en attitudes van de digitaal vaardige medewerkers legt.

Digitalisering binnen HR: waarom nog wachten?

Ondernemingen die een sterke positie op de arbeidsmarkt ambiëren, moeten de uitdagingen rond digitalisering, social media en mobiliteit onder de loep nemen. Tegen 2020 zal het bedrijfsleven wereldwijd geconfronteerd worden met een werkende populatie die voor bijna 50 procent bestaat uit 'Generation Y' Millennialmedewerkers. Hun credo luidt 'if and when I need it, I will find it online'. Al is dat niet de enige reden om hr processen te digitaliseren. Het digitaliseren van een aantal complexe hr-processen leidt niet alleen tot vereenvoudiging (minder administratieve processen) en kostenvermindering, maar ook tot een betere klantenservice. Er is met andere woorden een nauw verband tussen een digitaal personeelsbeleid en het genereren van business value.

De voordelen van digitalisering bij de uitwerking en ondersteuning van het bestaande ht-beleid zijn groot", legt Mark Bloem uit. "De meest tijdsintensieve hr-processen kunnen volledig of gedeeltelijk digitaal worden aangepakt en mobiel worden aangeboden. Denk dan aan verlofplanning, beheer van aan- en afwezigheden, het digitaal aanbieden van loonbrieven, het beheer van opleidingen, de opvolging van ontwikkeltrajecten, het implementeren van uniforme evaluatieprocessen of het ontsluiten van bedrijfseigen hr-informatie (sociaaljuridisch, hr-regelgeving) voor de medewerkers. Vanuit onze expertise kunnen we stellen dat hr nog te vaak repetitieve taken uit moet voeren en dat de eerste lijn hr-helpdesk talloze werkuren opslokt. Digitalisering kan niet alleen een grote troef betekenen in de relatie tussen werkgever en werknemer, maar brengt ook tijdwinst bij hr én de lijn met zich mee."

Kloof tussen vraag en aanbod

Uit onderzoek** van SD Worx bij werknemers en werkgevers in Nederland en België rond hr-digitalisering blijkt dat de verwachtingen bij werknemers op dit moment hoog zijn. Mensen gebruiken in hun privéleven bijna dagelijks verschillende digitale toepassingen (zie figuur 1). Die voordelen en gebruiksvriendelijkheid willen ze ook graag ervaren tijdens hun professionele bezigheden.

Maar dat is nog niet altijd zo vanzelfsprekend. "Het onderzoek heeft aangetoond dat werkgevers met hun aanbod soms achterop hinken op de verwachtingen van de medewerkers. "Deze trend stel ik dagelijks ook vast bij onze Nederlandse organisaties, aldus Mark Bloem. "Op de werkvloer blijkt de verspreiding van digitale hr-toepassingen en social media momenteel minder groot dan gedacht en dat leidt voor de medewerkers tot een kloof tussen vraag en aanbod."

De cijfers van SD Worx spreken voor zich. Ondanks het veelvuldige gebruik van diverse social media zoals Facebook of Twitter, zijn deze kanalen in ruim meer dan de helft van Belgische bedrijven (65 procent) niet beschikbaar. Nederland is hierin niet verschillend; een kleine steekproef leerde ons dat in slechts 33 procent van de (MKB) bedrijven meer dan 75 procent van de werknemers hiervan gebruik kan maken. Maar de grootste kloof vinden we terug bij de digitale hr-toepassingen: slechts de helft van de organisaties werkt met elektronische toepassingen zoals tijdsregistratie of verlofplanning en het gebruik van digitale documenten (bijvoorbeeld loonstrook of output voor werkgevers) is in sommige gevallen zelfs verwaarloosbaar.

Op weg om de kloof te dichten

"Bedrijven moeten deze tegenstellingen niet negeren", stelt Mark Bloem. "Er is immers geen weg meer terug. De digitale toepassingen evolueren in rap tempo en de technologie wordt alleen maar geavanceerder. Bovendien moeten organisaties inspelen op de verwachtingen van hun huidige en toekomstige medewerkers. Binnen afzienbare tijd is hr digitaal de norm."

"Uiteraard is de digitaliseringsgraad in elke organisatie verschillend en zal geen enkele aanpak dezelfde zijn. Bovendien kunnen drijfveren periodiek wel eens verschillen. Zo was een beperkte kennis over de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van de technologie enkele jaren geleden soms een struikelblok; terwijl digitale hr-softwaretoepassingen tegenwoordig dé katalysator geworden zijn om te digitaliseren. Een ander argument dat speelt, is de vereenvoudiging en uniformisering van complexe processen in organisaties met meerdere vestigingen. Hierin speelt digitalisering een cruciale rol."

Volgens Mark Bloem volstaat het kritisch evalueren van de eigen hr-sleutelprocessen om de digitalisering meteen een duwtje in de rug te geven. "Het is alvast een goed begin om te starten bij de hr-processen die een directe impact hebben op de werknemerstevredenheid en de complexe administratieve processen. Vergeet ook niet dat iedereen cijfers wil zien, dus ook die van hr. Een snelle en eenvoudige rapportering is mogelijk door digitalisering van hr-processen."

SchemaCarinePoedst

Figuur 1: Digitaliseringsgraad werknemers (BE) thuis

** Bronnen

SD Worx Werknemers Survey 20122405 werknemers-respondenten geven inkijk in de beschikbaarheid, gebruik en gewenst gebruik van 24 e- applicaties 1788 white collar 617 blue collar

SD Worx Werkgevers Survey 2012
729 werkgevers-respondenten geven weer in welke mate werknemers toegang hebben tot 25 e-applicaties. Ze doen uitspraken over drivers, stoppers en toekomstplannen.

  • A = 272 heeft > 25% arbeiders
  • B = 472 bedienden-populatie, arbeiders < 25%
  • 419 <100
  • 250 = 100-999
  • 60 > 1000

 

Waardeer dit blogbericht:
0

Reacties