01
sept

Hoe je miljoenen verdient met e-hrm

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 6570
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Ondernemers kunnen miljoenen euro's verdienen met het gebruik van e-hrm. Dat voordeel halen ze er echter onvoldoende uit. De sleutel tot het succes is menselijk gedrag van managers en medewerkers. Daar kunnen bedrijven heel goed op sturen.

E-hrm is bezig aan een flinke opmars. Ruim de helft van de bedrijven maakt er gebruik van, zeker tien procent meer dan voor de crisis. De systemen zijn geavanceerder dan ooit. Alle onderdelen van hrm kunnen erdoor worden geautomatiseerd, van verzuimbeheer en personeelsplanning tot talentmanagement en interne communicatie.

Hoe groot het financieel voordeel hiervan is, blijkt uit tal van onderzoeken. E-hrm kan bijvoorbeeld bijna acht ton besparen aan externe inhuur bij een bedrijf met duizend medewerkers. Dit doordat een betere roosterplanning mogelijk is. Ziekteverzuim kan 25 procent dalen. Thuiswerken en telewerken worden bevorderd omdat medewerkers op elke locatie toegang hebben tot bedrijfsinformatie. Dit draagt bij aan een efficiëntere inzet van personeel, vermindering van reiskosten en een betere worklife balance in de organisatie. Zelfs een voordeel als papierbesparing is toe te schrijven aan e-hrm. Digitalisering van hr bespaart gemiddeld zestien printjes per dag per werknemer, zo constateerde Viadesk, aanbieder van intranetoplossingen, vorig jaar augustus in een onderzoek.

64 miljard

In optimale conditie is hrm goed voor zeven procent van de financiële resultaten van bedrijven, aldus hoogleraar bestuurskunde Bram Steijn van de Erasmus Universiteit. Dat betekent dat hrm alleen al in het mkb voor ruim 64 miljard euro aan toegevoegde waarde levert.

Maar minder dan de helft van hr levert deze optimale prestatie. Naar schatting zestig procent van de mogelijkheden wordt niet aangeboord door bedrijven met een e-hrm systeem. Daardoor blijven er miljoenen euro's liggen in het mkb. Aon, risicoadviseur en verzekeringsmakelaar, berekende vorig jaar dat gepruts met de loonadministratie jaarlijks een ton aan schade berokkent bij een gemiddeld bedrijf met 250 medewerkers. Er waren zelfs uitschieters van meer dan een half miljoen euro aan extra kosten.

Onkunde en koudwatervrees

Het onjuist of niet toepassen van e-hrm is het gevolg van onkunde en koudwatervrees. Veel hr-professionals weten gewoon niet hoe ze met de technologie moeten omgaan. Zo weet zestig procent van de bedrijven niet hoe de informatie in een e-hrm systeem kan worden gebruikt, aldus het Nationaal Onderzoek over Personeelsplanning van afgelopen voorjaar. Daardoor slagen ze er niet in om bijvoorbeeld solide talentmanagement op te zetten.

Maken ze wel goed gebruik van e-hrm, dan kan het aantal beschikbare kandidaten toenemen met driehonderd procent, aldus onderzoek van het Britse Chartered Management Institute. De instroom van nieuw talent kan daardoor vijftig procent verbeteren.

Extra investeren in e-hrm

Hr-professionals aarzelen ook over e-hrm vanwege de organisatorische gevolgen. Adviesbureau Berenschot voorspelde vorig jaar dat de hr-functie verandert als gevolg van automatisering. Minder operationeel, meer adviserend. Daarnaast heeft de hr-afdeling steeds minder mensen nodig, aldus Berenschot.

Deze ontwikkeling is niet tegen te houden, ook al kan er vertraging optreden. Internationaal onderzoek van hr-bureau Towers Watson wees vorig jaar uit dat de helft van de bedrijven overweegt de hr-afdeling te reorganiseren. Bijna een derde van de ondervraagde bedrijven wil extra investeren in e-hrm.

Het toenemend gebruik van e-hrm komt door het technologisch vernuft van de huidige generatie e-hrm systemen. Als verschijnsel bestaat e-hrm al zeker tien jaar, maar de oude software was gebruiksonvriendelijk en beperkt. Veel verder dan het automatiseren van administratieve processen kwam het niet.

Tegenwoordig is e-hrm overwegend standaard software die elke medewerker toegang biedt tot een hr-portal met daarachter alle hr-informatie in de organisatie. Medewerkers kunnen zelf online verlof aanvragen, verzuim registreren en mutaties doorvoeren, zoals verhuizingen.

Alle beschikbare stuurinformatie

Managers hebben met een druk op de knop vrijwel alle hr-stuurinformatie die ze nodig hebben, bijvoorbeeld over beschikbare menskracht, scholingsbehoefte, budgetbeheer en ontwikkeling van de personeelskosten. Daarnaast fungeert e-hrm als een soort intranet, waarop iedereen in de organisatie informatie kan uitwisselen, van smoelenboek tot voortgangsrapportages. Om die hoge aaibaarheidsfactor te vergroten, zijn veel e-hrm portals vormgeven in de huisstijl van de organisatie.

Het ligt dus niet aan de technologie dat e-hrm onderbenut blijft. Menselijk gedrag is veel belangrijker voor het optimaal inzetten van e-hrm. Een literatuurstudie aan de TU Twente wees in 2011 naar de bedrijfscultuur als belangrijke voorwaarde voor het succesvol inzetten van e-hrm.

Wat kun je doen om de beloofde miljoenen van e-hrm in de wacht te slepen? Door vanaf het begin goed te sturen op het gedrag van hr-professionals, medewerkers en managers. Hun enthousiasme bepaalt of e-hrm ingeburgerd raakt of in de doos blijft. De Twentse literatuurstudie verzamelde good practices over het positief beïnvloeden van de e-hrm acceptatie in de organisatie. Daarnaast zijn er succesfactoren die hun meerwaarde hebben bewezen.

Voorafgaand

1. Zorg dat e-hrm strategisch geborgd is. Het mag geen vrijblijvend instrument zijn, maar moet de hr-voorziening voor de toekomst vormen. Investeringen in geld en aandacht moeten recht doen aan deze ambitie.

2. Check het innovatieklimaat. Als er negatieve sentimenten zijn over e-hrm, neem dan maatregelen om de weerstand weg te nemen. Bijvoorbeeld via verandermanagement.

3. Breng voor de invoering van e-hrm in kaart welke wensen en eisen er zijn ten aanzien van hrm. Pas het systeem zo goed mogelijk hierop aan.

Implementatie

4. Onderwijs medewerkers over het gebruik van de geautomatiseerde informatie en maak ze bewust van de potentie van e-hrm.

5. Zorg dat medewerkers iets te kiezen hebben in het e-hrm systeem. Daardoor neemt de zorg over schending van privacy af en wordt de kwaliteit van de hr-dienstverlening hoger gewaardeerd.

6. Wijs interne promotors van e-hrm aan.

7. Zorg voor demonstraties van het nieuwe systeem.

8. Stuur op verwachtingen door via nieuwsbrieven te informeren over de voortgang van de invoering.

Praktisch

9. Pas de look & feel van e-hrm aan aan de huisstijl van de organisatie.

10. Gebruiksvriendelijk: gebruik icoontjes zodat werknemers eenvoudig kunnen navigeren in het systeem.

11. Gebruik het systeem om medewerkers te attenderen op verjaardagen, jubilea en andere gedenkwaardige momenten.

12. Deel bedrijfs- of afdelingsnieuws, zoals resultaten, via het e-hrm systeem.

13. Gebruik e-hrm als sharepoint om documenten en andere zakelijke informatie uit te wisselen.

 

Waardeer dit blogbericht:

Daniel Bakker is als Productmanager verantwoordelijk voor de innovatie van de HRM en Payrol producten van AFAS Software. Daniel kwam voor het eerst met AFAS in aanraking door een minor Business Solutions aan de Hogeschool van Utrecht. Na zijn afstuderen kon hij direct aan de slag als trainee Productmanager. Eerst op het gebied van CRM, maar al snel kwamen daar HRM en Payroll voor in de plaats.


Sinds zijn aantreden heeft Daniel zich ontwikkeld als een expert op het gebied van e-HRM en heeft aan de basis gestaan van de ontwikkeling van Sollicitant Self Service. Als eindverantwoordelijke voor het product, staat Daniel regelmatig op het podium om zijn visie op e-HRM en nieuwe productontwikkeling te delen met zijn publiek.


linkedin hover 32 twitter hover 32

Reacties