16
okt

E-hrm technologie. Rem of boost? - deel 2

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 3172
  • 0 reactie
  • Afdrukken

E-hrm, technologie, verbinding, Generatie Y, communicatiedenken, specialistische samenwerkingsverbanden... Het begint inmiddels een beetje te duizelen als het gaat om de ontwikkelingen op ons hrm-vakgebied. Waar een deel van de ondernemingen schreeuwt om efficiency, kostenbesparing en procesoptimalisatie, schreeuwt het andere deel net zo hard om nieuwe kennis, inzichten, talentontwikkeling, organisatieadvies en visie.

Dit artikel is onderdeel van een artikelenreeks over de vraag of de huidige stand van e-HRM technologie een rem vormt op de verdere inhoudelijke ontwikkeling van het vakgebied, of daar juist een boost voor is. In deel 1 ging Hein Runderkamp voornamelijk in op het begrip e-hrm vanuit een theoretisch oogpunt. In dit tweede deel komt een aantal praktijkvoorbeelden aan bod, waarmee Hein antwoord geeft op de vraag of e-hrm een rem of boost is.

Praktijkvoorbeelden

Om bovenstaande woorden concreet te maken schets ik hieronder de uitdagingen die men in de praktijk tegenkomt bij projecten die beginnen met de wens om de personele processen bij een organisatie te ondersteunen met moderne software. De fictieve projectopdracht luidt als volgt:

'Implementeer nieuwe hrm, e-hrm en salarissoftware ter ondersteuning van een volledige procesoptimalisatie van alle personele processen binnen de organisatie.'

De organisatie verwacht kostenbesparing en beleidsondersteuning als resultaat, waarbij in acht moet worden genomen dat het hr-systeem de centrale leading applicatie zou worden van waaruit alle omliggende applicaties moeten worden gevoed.

Om het volledige proces van instroom, doorstroom en uitstroom te ondersteunen, het hr-beleid te faciliteren en ook nog eens geld te besparen, worden hieronder wat deelprocessen aangegeven:

  • Personeelsadministratie
  • Salarisadministratie
  • Declaratieverwerking
  • Verlofregistratie
  • Verzuimregistratie
  • Tijdregistratie
  • Planning/roostering
  • Toegangscontrole
  • Employee self service
  • Manager self service
  • Opleidingsadministratie
  • Wagenparkbeheer
  • Management informatie

Veel van bovenstaande deelprocessen worden nu al dan niet geautomatiseerd geborgd binnen organisaties, waarbij het de bedoeling is om dit tot een geïntegreerd geheel om te bouwen.

Het probleem

Wij hrm'ers duiken natuurlijk meteen op de inhoud en richten ons volledig op het inventariseren, stroomlijnen, definiëren en implementeren van de processen. We gaan los op de inrichting van de personeelsadministratie, workflows, standaard documenten, digitale dossiers, hr in de lijn en invoer aan de bron. Tijdens dit proces komen we tal van uitdagingen tegen die onder de noemer van implementeren vallen. Die problemen laten we in dit stuk buiten beschouwing.

De wat meer technische mensen die verantwoordelijk zijn voor functioneel beheer komen al wat dichter bij het probleem van de technologie. Het opzetten van een goed draaiend functioneel beheer is vaak een project op zichzelf binnen een dergelijke implementatie. Toch houdt functioneel beheer zich vooral bezig met het beheren van de applicaties en niet met de onderliggende technologische problematiek. Die bevindt zich in het domein van it. Daarom laten we ook de casus voor functioneel beheer hier achterwege.

Het probleem begint zodra over het koppelen van systemen en over informatie-ontsluiting wordt gesproken, zowel intern als extern. Er zijn nogal wat uitdagingen die voorafgaan aan het in gebruik nemen van de nieuwe applicaties. Onder het koppelen van systemen verstaan we in dit stuk:

'Het uitwisselen van data tussen applicaties met het doel een min of meer geïntegreerd automatiseringslandschap te creëren ter ondersteuning van de hr-processen.'

Verder bestaat het probleem uit de ontsluiting van informatie vanuit de hrm omgeving richting belanghebbenden, zoals directie, management, medewerker en zowel interne als externe instanties.

Koppelingen en Informatieontsluiting

Een beschouwing als deze kan nooit helemaal volledig zijn. Daarom onderstaand een kleine selectie van uitdagingen die je tijdens de implementatie van e-hrm aan de technische kant tegenkomt, bekeken vanuit koppelingen en informatieontsluiting:

1) Personeelsadministratie

Vindt nu vaak centraal plaats op een server, waarbij de oersoneelsadministratie door de afdeling support wordt gevoerd op basis van formulieren. Hoe gaan we de formulierenstroom digitaliseren? Is daar software voor? Waar worden de digitale sjablonen centraal bewaard en onderhouden? Gaan we ondertekende contracten inscannen en zo ja, met welke scansoftware? Is de scansoftware te koppelen met het nieuwe personeelssysteem? En dan ook in staat om het digitale dossier meteen goed te vullen met de juiste kenmerken? Kan er op afstand worden ingelogd in het personeelssysteem door de decentrale personeelsadviseurs? Hoe wordt die verbinding gelegd? Hoe wordt die verbinding beveiligd? Is die beveiliging gecertificeerd? Wie is er verantwoordelijk als de verbinding wegvalt? En hoe kunnen we toch blijven doorwerken als er geen internet is? Kunnen decentrale afdelingen óók stukken inscannen naar het personeelsdossier? Is de personeelsadministratie geïntegreerd met de salarisadministratie?

2) Verlofregistratie

Veel organisaties werken met een bepaalde vorm van tijdregistratie. In deze tijdregistratie is vaak ook het verlof opgenomen. Hoe koppel ik dit verlof met de verloftoekenning in mijn personeelssysteem? Hoe bewaak ik de opname van verlof via de juiste wettelijke methode als er alleen verlofopnames vanuit tijdregistratie worden ingeschoten in het personeelssysteem? Kan ik de verlofadministratie koppelen aan de verzuimadministratie? Kan ik dit weer koppelen aan mijn managementinformatie voorzieningen? Kan de medewerker zijn eigen verlofsaldo eenvoudig bekijken en zo ja, hoe actueel is die dan? Als die actueel is, hoe vindt dan de synchronisatie plaats en waar? Is de locatie waar deze synchronisatie plaatsvindt beveiligd? Voldoet deze beveiliging aan de geldende normen? Kan de medewerker een verzoek tot verlofopname thuis indienen of via zijn smartphone, waarna dat wordt gecontroleerd met tijdregistratie? Hoe kan ik nieuwe verlofsoorten automatisch doorkoppelen naar mijn tijdregistratiesysteem? Kan ik nieuwe medewerkers toevoegen aan het tijdregistratiesysteem vanuit het personeelssysteem? Als het personeelssysteem in de cloud draait en het tijdregistratiesysteem op een interne server, hoe koppel ik die dan? En als die server is gehost bij een hostingpartij? Hoe weet ik zeker dat er onderweg geen gegevens verloren gaan bij de koppelingen? Hoe is de hostingpartij beveiligd?

3) Verzuimregistratie

Veel verzuim wordt geregistreerd in online applicaties van bijvoorbeeld arbodiensten of aanbieders van digitale verzuimapplicaties. Kan deze verzuimapplicatie koppelen met mijn personeelssysteem? Kan ik nieuwe medewerkers eenvoudig doorkoppelen naar het verzuimsysteem? Als mijn personeelssysteem in de cloud draait én het verzuimsysteem draait in de cloud: hoe koppel ik die twee dan? En hoe is dat beveiligd? Wie onderhoudt de koppeling en wie is er eigenaar van? Kan ik verzuimdossiers integreren in mijn digitale dossier in mijn personeelssysteem? En hoe zit het met de autorisatie daarop? Zijn de vertrouwelijke gegevens niet extra kwetsbaar als ze via het internet van de ene naar de andere cloud worden getransporteerd? Hoe zit het met díe beveiliging? Wordt bij het doorkoppelen van verzuimgegevens naar mijn personeelssysteem rekening gehouden met autorisatie op het digitale dossier? Wie controleert de juistheid en volledigheid van gegevens nadat die vanuit het verzuimsysteem zijn doorgekoppeld naar het personeelssysteem?

4) Employee self service (ess)

Bij employee self service (ess) gaat het vaak om een combinatie van informatie (intranet, medewerkerportaal), communicatie (taken, signalen) en administratie (workflows). In het geval van informatie deelt het bedrijf de nodige zaken met de medewerker via een intranetportaal of (indien meer persoonlijk van aard) het medewerkerportaal dat daarvan een onderdeel is. Denk hierbij aan personeelshandboeken, bedrijfsinformatie, nieuwsberichten en mededelingen van de directie. Meer persoonlijke dingen zijn bijvoorbeeld de digitale loonstroken, jaaropgaven en briefwisselingen met de werkgever.

Bij communicatie gaat het om persoonlijke zaken zoals een signaal of een digitale taak die door een leidinggevende of collega wordt neergelegd bij de medewerker of manager. Dit kan variëren van het goedkeuren van een salarisverhoging tot het attenderen op verjaardagen van collega's. Bij workflows kun je denken aan het aanbieden van een adreswijziging aan de personeelsadministratie of het doen van een opleidingsverzoek aan de manager.

In al deze gevallen moet een integratie aanwezig zijn tussen het organigram, autorisatie, workflow- en documentmanagement en het portaal. Vaak betekent dit dus de wens om een personeelssysteem volledig te integreren met het intranet/ess/mss-portaal. De uiteenlopende manieren van communicatie moeten namelijk naadloos plaatsvinden met de juiste persoon binnen de organisatie. Ook moet informatie terecht komen bij de juiste mensen en moeten de nodige documenten up to date en volledig zijn. Verder komen alle verbindings- en beveiligingsproblemen zoals hierboven geschetst om de hoek kijken als het portaal en het personeelssysteem niet geïntegreerd zijn en bij voorkeur van dezelfde leverancier.

Kan de medewerker met de middelen die hij thuis tot zijn beschikking heeft wel toegang krijgen tot het portaal? Is het browseronafhankelijk? Heeft het bepaalde minimale software- of hardware eisen tot gevolg? Hoe belangrijk is de beveiliging van de internetverbinding van de medewerker thuis? Als de computer van de medewerker thuis wordt 'gehackt', hebben de boeven dan toegang tot ons hele personeelssysteem? Is het portaal platformonafhankelijk?

Verder is het van groot belang om deze zaak aan de interne kant bij de werkgever te bekijken. Hoe wordt het toegangsbeheer ingevuld met betrekking tot inlognamen en wachtwoorden? Hoe is deze beveiliging? Kan een medewerker nog toegang houden tot zijn digitale documenten als hij uit dienst is getreden? Vindt er een toename plaats van internetverkeer richting de interne servers door ess? Wat heeft dit voor gevolgen voor mijn internetverbindingen, bandbreedte, beveiliging en hardware? Kunnen de inloggegevens voor ess worden gekoppeld aan inloggegevens voor het interne netwerk?

5) Manager self service (mss) en managementinformatie

Bij manager self service (mss) is de problematiek hetzelfde als onder voorgaand kopje over employee self service omdat de manager nu eenmaal zelf ook medewerker is. Het gaat echter nog een stap verder omdat de manager verantwoordelijk is voor de afhandeling van workflows en het (eventueel) invoeren van verzuim. Daarnaast is er bij mss veel behoefte aan de ontsluiting van zowel individuele medewerkergegevens (denk aan verlofoverzicht, verzuimhistorie) als van ken- en stuurgetallen met betrekking tot zijn eigen afdeling.

De ontsluiting van managementinformatie naar een mss-portaal lijkt eenvoudiger dan het is. Om tot managementinformatie te komen moet vaak enorm veel data worden opgehaald uit zowel het personeelssysteem als uit het salarissysteem. Dan moet die data nog worden gerangschikt en geordend tot hapklare brokken en vervolgens moeten die hapklare brokken nog worden weergegeven in mooie overzichten, tabellen of (bij voorkeur) management cockpits. Bij een integratie van het portaal met de achterliggende systemen is het ophalen, ordenen en presenteren van de informatie vaak een minder groot probleem. Wat wel vaak een probleem blijkt te zijn is de actualiteit van de getoonde data. Doordat er in de achterliggende systemen vaak onverminderd wordt doorgewerkt, zijn de data vaak al verouderd op het moment van tonen, waarbij het verversen van de gegevens vaak enkele malen per dag plaatsvindt, of zelfs maar één maal per etmaal.

Wat verder een veel voorkomend probleem vormt, is de snelheid (performance) van de personeels- en salarissystemen bij het genereren van managementinformatie. Bij grote gegevensbestanden die uit de database moeten worden opgehaald treden maar al te vaak performanceproblemen op voor de normale gebruikers. Een optie om dit te voorkomen is het exporteren van de benodigde data naar zogenoemde business intelligence (bi) instrumenten of datawarehouses. Dat doet de snelheid aan de achterkant goed, maar direct ontstaat weer het probleem van het koppelen van informatie vanuit het ene systeem naar het andere, dat zich vaak weer op een ander platform bevindt, met bijbehorende autorisatie- en beveiligingsissues. Bovendien is het lastig en foutgevoelig om eerst alle data te exporteren naar een bi-instrument, om van daaruit weer de opgemaakte informatie te koppelen naar het mss-portaal.

E-hrm technologie of technologie: boost of rem?

Al lezend wordt al snel duidelijk dat er een groot verschil is tussen de termen technologie en e-hrm technologie'. De laatste term zullen we maar bestemmen voor alle technologische hulpmiddelen die het hr-proces ondersteunen in de vorm van gebruikersapplicaties als bijvoorbeeld een personeelssysteem, ess/mss-portalen, intranet, loopbaanontwikkelingsapplicaties, verzuimapplicaties et cetera. De ontwikkeling van deze technologie vormt in mijn opinie een enorme boost voor onze branche.

Daar waar hr zich ondersteund ziet door nieuwe software, instrumenten en internetmogelijkheden en waar mogelijk samenwerking wordt gezocht tussen materiedeskundigen en ontwikkelaars ontstaan mooie dingen. De grote softwareleveranciers kunnen deze boost nog veel groter maken door ervoor te zorgen dat hun software te integreren is met omliggende applicaties die toevallig níet door die leverancier worden aangeboden of door een totaalpakket aan geïntegreerde applicaties aan te bieden in de markt. Dat laatste zal echter moeilijk haalbaar zijn.

Als het gaat om technologie in het algemeen moge het uit bovenstaand verhaal duidelijk zijn dat veel organisaties dit zullen voelen als een rem in de optimalisatie van hun personeelsbeleid. Door de diversiteit in software, platforms en cloud-technologieën, is het sowieso al lastig om door de bomen het bos te zien. Veel hrm'ers voelen het ook vaak als het opwerpen van lastige barricades door it-afdelingen, adviesbureaus en collega's met tegengestelde belangen. Dat laatste is natuurlijk niet waar, maar ontstaat door onvoldoende inzicht in deze lastige materie. Ik ken geen hrm'er die het leuk vindt om zich over deze problemen te buigen op het moment dat een ingrijpend veranderingsproces gaande is, dat met een implementatie van e-hrm gepaard gaat.

Toch is het van het grootste belang dat it'ers en hrm'ers met elkaar dit gesprek aangaan. De technologie waarmee it'ers moeten werken en de daaraan verbonden beperkingen heeft enorme invloed op het welslagen van de implementatie van e-hrm. Deze invloed is door de techneuten nooit gewenst. Ook zij zien liever uniforme programmeertalen, platforms en universele koppelingsmogelijkheden tussen verschillende applicaties. Of die zich nu op een interne server, gehost of in de cloud bevinden. Deze rem geldt voor ons allemaal.

Is er dan geen goed nieuws te melden van dit front? Nee. Dat is er niet. Zolang er te weinig sprake is van geïntegreerde applicaties, zal de implementatie van e-hrm zich nog jarenlang kenmerken door de boost van e-hrm technologie en de rem van technologie. Zo behoudt de technologie die onze processen zou moeten dienen en ondersteunen ongewild toch nog een belangrijke rol bij het ontwerp, de implementatie en uiteindelijk het succes van e-hrm.

Lees hier ook deel 1 van deze artikelenreeks E-hrm technologie. Rem of boost?

Waardeer dit blogbericht:

Als zelfstandig Implementatieconsultant is Hein verantwoordelijk geweest voor de implementatie en uitrol van diverse complexe Implementatie- en Outsourcingtrajecten. De projecten bevonden zich op het snijvlak van Materie, Technologie en Change Management. De laatste jaren houdt Hein zich steeds meer bezig met projecten inzake het implementeren en uitrollen van E-HRM en complexe vraagstukken op tactisch en strategisch niveau. Daarnaast is hij bezig met het uitbouwen van van het Consultancybedrijf Runderkamp & Van Duren BV, met name op het gebied van consultancy en uitvoerende ondersteuning op het gebied van AFAS Profit van leverancier AFAS.


linkedin hover 32 twitter hover 32

Reacties