12
nov

Adoptie, IT en drijfveren – IT kwadraat plus Mens kwadraat is Resultaat kwadraat

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 5256
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Jennifer Bouman komt regelmatig IT trajecten tegen die gedoemd zijn om te mislukken. In dit artikel legt zij uit hoe dat komt en hoe je de adoptie van een IT-traject nu wel goed aanvliegt.

Ome Pythagoras weet het al langer: a2 + b2 = c2. De korte zijdes zijn even lang als de lange zijde. Én ze hebben elkaar nodig om de driehoek sluitend te krijgen. Ze zijn dus afhankelijk van elkaar. Alleen IT (of de organisatie hiervan) weet dit nog niet. Tenminste, ik kom regelmatig IT trajecten tegen die gedoemd zijn om te mislukken. Waarom? Omdat partij a (IT) in dit verhaal en b (Mens) nog steeds niet dezelfde taal spreken. En dat is gek, want ze zijn wel afhankelijk van elkaar. Hoe kan het toch dat dit nog steeds niet lukt? En een betere vraag is natuurlijk: Hoe kun je adoptie van een IT-traject nu wel goed aanvliegen? IT kwadraat plus Mens kwadraat is Resultaat kwadraat. Daar gaan we voor!

Digitaal samenwerken

Dit zijn belangrijke vragen in mijn werk als (IT) adoptieconsultant. Zeker in de tijd dat organisaties steeds meer tijd en aandacht besteden om efficiënter, slimmer, openlijk en meer digitaal met elkaar (gaan) samenwerken. Op gedeelde platformen. Waar kennisdelen heel normaal is. Daarbinnen is de medewerker binnen de organisatie, een belangrijke factor. Misschien zelfs leidend. Want de manier waarop afdelingen en teams met elkaar samenwerken, dát staat centraal. Niet IT. IT is hierin ondersteunend. Hoewel IT in mijn ogen overigens best een adviserende of zelfs verleidende rol mag hebben (I dare you !!). IT mag de business best een beetje uitdagen om te laten zien hoe het ook anders, slimmer of leuker kan.

Technisch kan het kloppen, echter hoe sluit je echt aan bij de business of het team?

Hoe gaat het dan vaak in de praktijk? Laatst kwam ik bij een organisatie die afgelopen jaar gestart is met SharePoint. Binnen de omgeving werden de samenwerksites met nette templates aangeboden en de IT-business-analisten waren enthousiast met de teams aan de slag gegaan om de sites in te richten. Hoe ziet jullie werkproces eruit? Hoe kunnen we dit toepassen op de techniek? Met als resultaat: een ingerichte omgeving! Echter, ook al klopte het technisch volledig, na drie maanden bleek de site nog ongebruikt. Wat is er hier misgegaan? Waar ontbreekt de aansluiting met het team?

Aandacht voor adoptie: het werkproces, afspraken én drijfveren van het team centraal

Precies! Hebben ze echt dezelfde taal gesproken? Wel qua proces en techniek, maar binnen de gesprekken en “uitrol” is weinig aandacht besteed aan de Mens, aan adoptie. De strategie “Build it and they will come” bleek dus niet te werken. Waarom? Omdat een IT traject niet zozeer gaat om een technische implementatie. Het gaat echt om een andere manier van (digitaal samen-)werken. En dat gebeurt bij de medewerker, in het team zelf. En daar is leiderschap voor nodig. Nieuwe werkafspraken. Training en samen verder bouwen, aanscherpen en nieuwe dingen ontdekken die het werk slimmer maken. (Leestip: Bas Krikke blogt hier ook over: hoe pas je als organisatie verschillende adoptie-strategieën toe in 6 verandertips voor HR).

En wat is nog meer nodig? De grote tip die ik heb op basis van onze praktijk is: kijk eens naar de drijfveren van het team / organisatie. Welke taal spreekt het team? Wat drijft hun in de samenwerking? En... kun je dit plotten op mogelijkheden binnen de samenwerkomgeving en look-and-feel? Hoe? Daar neem ik je graag in mee, want ik kan je verklappen dat dit de helft scheelt in het kader van adoptie. Want wanneer medewerkers zich niet alleen qua inhoud, maar ook qua vorm en sfeer in de omgeving herkennen, helpt dat uiteindelijk in de adoptie van de technologie.

Zes drijfveren, zes stijlen, zes smaken

Wij gebruiken hiervoor de zes kleuren van Management Drives. Zes kleuren, die zes drijfveren en zes verschillende stijlen (voorkeuren voor gedrag) aanduiden. Drijfveren die we dus ook binnen een samenwerkomgeving of intranet van een organisatie naar voren laten komen. Het is best eens interessant om naar jouw eigen organisatie, team of afdeling te kijken. Wat drijft jullie (naast de operationele zaken in een samenwerking)? Waar worden jullie blij van? Is dat contact met anderen? Heel nauwkeurig samenwerken, met details bezig zijn? Of juist een stukje fun, door middel van updates met elkaar te delen?

Wat zou dan aanspreken qua mogelijkheden en look-and-feel; een blauwe, groene of oranje omgeving? Of misschien wel paars, geel of rood? Hieronder worden kort de kleuren toegelicht met daarbij de zes verschillende stijlen van SharePoint omgevingen/intranetten die we inzetten bij organisaties.

  • Rood: staat voor durf, tempo en lef.
  • Geel: wil analyseren, begrijpen en doorgronden.
  • Groen: stelt mensen en sociale verbanden voorop.
  • Blauw: wil zekerheid en duidelijkheid creëren.
  • Paars: stelt zich dienstbaar op en creëert binding en veiligheid.
  • Oranje: wil vooruitgang, resultaten en prestaties laten zien.

(bron: Management Drives)

Adoptie-IT-afbeelding-1

Adoptie-IT-afbeelding-2

Zes drijfveren (vanuit fictieve organisaties) vertaald naar een digitale werkomgeving.

  • Buro LEF: uw probleem, ons probleem: een omgeving met prioriteiten. Kort een aantal mededelingen en besluiten, vanuit daar doorklikken naar aparte samenwerkomgevingen.
  • Innov8 - creative concepts: een creatief intranet met aandacht voor fun (polls, ideeënbus), documenten delen (collaboration) en slimmigheidjes (whats new). Klik hier door!
  • Connect! - Samen verder: een intranet waar verbinding centraal staat. Wie zijn mijn collega’s (smoelenboek), delen van updates (Newsfeed) en linkjes naar Mijn teams: de samenwerkomgevingen.
  • Verzeker B.V. - Verzeker en Vast: een overzichtelijk intranet met gedetailleerde lijstjes (bijv. financiële gegevens), een organogram en planning. Uiteraard ook met werkomgevingen om informatie, formats en overige documentatie te delen.
  • Janssens en zoon - sinds 1824: een familiair intranet met aandacht voor de missie van de organisatie, warmte (thuisgevoel) en omgevingen waar kleine teams met elkaar samenwerken.
  • Succes en co - succes is een keuze: een wat sneller intranet waar je in één klap ziet hoe de organisatie ervoor staat (omzet), welke contacten er zijn met klanten en Employee of the Month. De samenwerkomgevingen zijn eenvoudig voor gebruik. Gemak is het codewoord.

Ik ben benieuwd hoe dat zit bij jou. Waar herken jij je in? Welke omgeving en manier van samenwerken past dan bij jou/jullie? Misschien een combinatie van kleuren? Dat lijkt me geen verrassing. Het is namelijk geen kwestie van hij/zij. Het is altijd een mix. Net zoals slimmer, digitaal samenwerken een combinatie is van mens, organisatie en technologie! En daarom is het belangrijk om tijdens adoptie ook hier aandacht aan te besteden. Aan de zachte kant van (digitaal) samenwerken. Want werk, dát is waar het omgaat en daar komen mensen bij kijken. IT kwadraat plus Mens kwadraat is Resultaat kwadraat!

Waardeer dit blogbericht:
0
Getagged in: Adoptie Technologie

Jennifer Bouman richt zich binnen work21 op adoptie van digitaal werken. Adoptie staat voor haar tussen de business en IT in. Het gaat erom: hoe werk je als organisatie tegenwoordig samen? In de 21ste eeuw. Met nieuwe tools en technologie! Hoe zet je IT in en bovenal waarom? Wat brengt de technologie jou, het team, afdeling en organisatie?


Daar start voor haar adoptie. Digitaal werken is géén eenzijdig feestje van IT, HR of van Communicatie. Het is een verandering die gaat over werk. En dat is iets van de hele organisatie. Het is haar kracht om samen met de organisatie op zoek te gaan de (quick) wins op digitaal vlak en dit verder handen en voeten te geven binnen de organisatie.


twitter hover 32 linkedin hover 32

Reacties