05
nov

6 Pijlers van een succesvolle e-hrm software implementatie

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 2340
  • 0 reactie
  • Afdrukken

De meeste personeelsfunctionarissen stappen maar één keer in hun carrière over op nieuwe software. Dat is te weinig om het implementeren goed in de vingers te krijgen – en meteen de reden waarom medewerkers er tegenopzien. Eenmaal bekend met het implementeren van software, blijken ervaringsdeskundigen er een stuk milder over te denken: 'Kies de juiste mensen om de klus te klaren en begin op tijd. Dan valt het best mee.'

Menig lid van een projectgroep voelt zich als een kind in een snoepwinkel bij het zien van alle mogelijkheden van een nieuw aan te schaffen softwarepakket. Is de inkt onder het koopcontract eenmaal droog en dient de implementatiefase zich aan, dan maakt de euforie nog weleens plaats voor lichte scepsis. Want waar te beginnen? En hoe kom je tot een succesvol einde?

6 pijlers van een succesvolle implementatie

1. Zet ruim op tijd een breed gedragen projectgroep op

'Een goede implementatie begint bij een breed gedragen projectgroep', weet Wilko Dozeman, Head Compensation and Benefits bij Scania Production in Zwolle. 'Vóór de keuze van het nieuwe pakket hadden wij al een projectgroep samengesteld uit mensen van verschillende disciplines: de Salarisadministratie, de afdeling Opleidingen en de eigen Arbodienst. Zo kon iedereen voor zijn afdeling en werkzaamheden de beste keuze maken.De projectgroep is na het ondertekenen van het contract doorgegaan tijdens de implementatiefase. Al hebben we ons toen wel opgesplitst, net zoals we met de implementatie zelf hebben gedaan. We hebben ons in eerste instantie alleen geconcentreerd op de salarisadministratie. Het systeem waarmee we daarvoor werkten, zou niet meer onderhouden worden. De bestaande opleidingen- en arbosystemen liepen nog door, de noodzaak was er niet om die ook direct in een nieuw systeem te implementeren.'

2. Maak een onderbouwde keuze voor opknippen of een big bang

Opsplitsen of alles in één keer? Dat zijn de twee wegen die leiden naar een implementatie. Bij de geleidelijke variant wordt het proces in delen opgeknipt, zoals bij Scania. De andere manier is erop gericht het gehele pakket in één keer te implementeren, als een ‘big bang’. 'Binnen de projectgroep bepaalden we dat het salarissysteem het meest essentiële was voor Scania bij de overgang naar het nieuwe pakket. Sinds jaar en dag is het zo dat het salaris op tijd en conform de afspraken wordt uitbetaald. Daar zit een heel consistente factor in. We hebben hier 1.400 vaste medewerkers die daarop vertrouwen. Dat moesten we natuurlijk continueren toen we overgingen naar een nieuw systeem.' De eerste keer waarop de verloning via het nieuwe e-hrm systeem zou verlopen, werd daarmee gebombardeerd tot D-day. Het gehele implementatieproces was op die datum gericht. 'Dat onderdeel van het pakket hebben we dan ook in één keer geïmplementeerd.'


3. Communiceer in duidelijke taal naar alle medewerkers

Het opknippen van het proces heeft als groot voordeel dat de veranderingen en de impact daarvan overzichtelijk blijven. Niet alleen voor de leden van de projectgroep, maar juist ook voor alle medewerkers van de organisatie – de mensen die met het nieuwe systeem moeten werken of erdoor beïnvloed worden. Communiceren wordt gemakkelijker. Voor de medewerkers van het Noord-Brabantse Prisma, aanbieder van zorg voor mensen met een verstandelijke beperking, ging in eerste instantie alleen de loonstrook er anders uitzien. Pas in een later stadium werden ook de verantwoordelijkheden en workflows in het systeem gebracht, wat meer impact had op de dagelijkse werkzaamheden. 'ICT zegt mensen in een organisatie als de onze niet zo heel veel. Veel mensen hebben er ook niet zoveel mee te maken. Daarom hebben wij de diverse veranderingen duidelijk naar onze medewerkers toe gecommuniceerd', vertelt Jolanda Vloon, voormalig applicatiebeheerder hrm bij Prisma en inmiddels e-hrm-adviseur bij Driessen. 'Ik weet nog dat het in bewoordingen ging van dat we van een zandweg naar een (digitale) snelweg gingen, en dat dit in fases zou gebeuren. Door het op die manier uit te leggen – toch wel een beetje in jip-en-janneketaal, in ieder geval niet te technisch – is er begrip gecreëerd en wisten mensen waar we mee bezig waren.'

Whitepaper AFAS pijlers

Beeld: Pixabay/StartupStockPhotos

Waardeer dit blogbericht:
0

HRzone is het kennisplatform van HRcommunity. De redactie van HRzone bestaat uit een team van jonge en enthousiaste professionals met een passie voor HR. Contact opnemen met de redactie kan via .


twitter hover 32