23
mei

5 redenen om ICT in te zetten in het hr-proces

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 1841
  • 0 reactie
  • Afdrukken

De afgelopen jaren heb ik samen met mijn teamleden van HRMatches en Whoopaa veel gesprekken gevoerd over het efficiënter inrichten van hr-processen met professionals. We hebben in de keuken mogen kijken van zowel grote als kleine organisaties. In dit artikel schets ik op basis van onze ervaringen een algemeen beeld over de ontwikkelingen en kijk ik naar de wijze waarop ICT in dit vraagstuk een rol van betekenis kan spelen.

Mensen maken het verschil

Hr-processen vertonen bij uiteenlopende organisaties in de eerste plaats veel overeenkomsten. De meeste afdelingen zetten deels de mogelijkheden van het web en ICT in, maar weten dit doorgaans niet integraal door te voeren. Wat mij opvalt is dat bij veel organisaties hr vaak niet hoog op de agenda staat. Vooral in het MKB. Misschien is het ook wel logisch omdat de laatste jaren het aantal vacatures drastisch is gedaald en er meer mensen uit bedrijven worden weggesneden dan aangetrokken. Maar laten we eerlijk zijn, een organisatie bestaat uit mensen die het verschil moeten maken. Juist met minder middelen en handjes. Het is dus cruciaal om werknemers te hebben die passen bij de doelstellingen en cultuur.

Vacatures opstellen is een vak

De waan van de dag heeft de laatste jaren de overhand genomen. Vaak wordt er vluchtig besloten dat er iemand nodig is voor een nieuwe of bestaande functie. Er wordt even snel een vacature in elkaar gezet en afhankelijk van de rol uitgezet op verschillende kanalen. Social media, vacaturesites en niet te vergeten de eigen website. Na het plaatsen van de vacature, wat steeds vaker schieten met hagel is, moeten organisaties maar afwachten of de juiste kandidaten wel reageren. Deze komen in de meeste gevallen binnen via de e-mail of kandidaten solliciteren via een formulier op de website. Voor een moeilijk functie praten we over een klein aantal sollicitanten, maar de courante vacatures zorgen toch regelmatig voor een overstroming van de mailbox. Zeker deze laatste crisisjaren.

Selectieprocessen uitgevoerd door mensen zijn subjectief

Na het werven volgt de eerste selectieronde, vaak uitgevoerd door P&O of een hr-verantwoordelijke. In veel gevallen worden de cv's uitgeprint en begint het spitten door verschillende losse documenten. Uit onderzoek is gebleken dat er zes seconden wordt gekeken naar een cv en dat de eerste selectie gemaakt wordt op basis van harde criteria zoals opleidingsniveau, werkervaring en locatie. Jacco Valkenburg schreef hier een artikel over op Recruiting Roundtable Nederland.

Na het doorspitten van de cv's, wordt er een schifting gemaakt. De geselecteerde kandidaten worden hierna voorgesteld aan de directie, manager of afdelingshoofd. Die moet dan vervolgens bepalen welke kandidaten op gesprek mogen komen. Dit hele proces is behoorlijk subjectief en lastig te stroomlijnen, aangezien de sollicitaties in talloze formats binnenkomen.

Ook kandidaten afwijzen is cruciaal voor de branding

De kandidaten die niet geschikt zijn bevonden voor de functie, krijgen als het goed is binnen enkele weken bericht. Toch wordt daar in de praktijk nog vaak te weinig aandacht aan besteed. Uit een recent onderzoek van de intellegence-group naar de Candidate Experience blijkt echter dat dit een cruciaal onderdeel is van hr. Dit onderzoek gaat met name over de impact van afwijzen en slecht communiceren met kandidaten. Meer dan 77% van de ondervraagden geeft aan geen reactie te krijgen. Dit is natuurlijk ook niet gek als bedrijven meer dan 200 reacties krijgen op één vacature. De tijd die zit in selectie en daarna het afwijzen van de kandidaten is gigantisch en zonder een goede ICT-oplossing ook niet te ondervangen. Bedrijven vergeten dat kandidaten ook gewoon consumenten zijn en dus ook potentiële klanten. Sollicitanten met een slechte ervaring zullen hoogstwaarschijnlijk geen ambassadeurs worden en dit kan ook resulteren in negatieve branding.

Een talentpool opbouwen wordt in de meeste gevallen vergeten

Van de 200 sollicitanten, worden er gemiddeld 90% afgewezen. Wat gebeurt er dan met de cv's van de kandidaten? In veel gevallen worden deze opgeslagen in een map op het bureaublad of er wordt gebruik gemaakt van een traditioneel ATS-systeem (applicant tracking system). Soms worden reacties zelfs verwijderd. Dit terwijl het opbouwen van een gedegen talentpool de tijd en kosten van de werving- en selectieprocessen aanzienlijk kan verkleinen. De nadelen van een dergelijke database zijn echter dat cv's statisch worden opgeslagen en dus slecht doorzoekbaar zijn en dat de cv's snel verouderen, aangezien deze niet kunnen worden geüpdatet. Het gevolg is dan ook dat organisaties het gehele proces weer opnieuw kunnen starten bij een nieuwe vacature met al het gedoe en gezeur van dien.

ICT kan helpen om hr-processen beter te stroomlijnen

  1. Slimme systemen kunnen zorgen voor een automatische ranking van alle kandidaten die solliciteren op een vacature. Zo kan het systeem direct alle kandidaten indelen op basis van opleidingsniveau, ervaring, vaardigheden. Dit noemen wij de preselectie.
  2. Het afwijzen van meerdere kandidaten gebeurt met een nette afwijzingstekst (tips, kortingsbonnen, videolinks etc.).
  3. Past iemand bij de organisatiecultuur? En heeft de kandidaat de juiste competenties voor de functie? Dit wordt vaak getest bij de kandidaten die op gesprek komen. Door middel van een online sollicitatieproces kun je kandidaten ook online assessments laten afnemen, waardoor je als organisatie direct een beeld krijg of de kandidaat past bij de organisatiecultuur en of de juiste competenties aanwezig zijn.
  4. Het bouwen van een real-time talentenpool voor toekomstige vacatures. Doordat kandidaten online een profiel aanmaken en toegang krijgen tot hun cv, kan deze altijd up-to-date worden gehouden.
  5. Door het goed opslaan van alle data kan, er als er behoefte is, direct efficiënt gezocht worden naar de best passende kandidaten voor de nieuwe vacature.
Waardeer dit blogbericht:
0

Hi, ik ben Sezan. Een van de oprichters van HRMatches en Whoopaa. Met behulp van deze twee innovaties veranderen we de wereld van recruitment. Mijn passie is het ontwikkelen van online diensten en hou me daar al 5 jaar mee bezig. Mijn motto is: "De beste manier om de toekomst te voorspellen is deze zelf te creëren." Ik ontmoet graag nieuwe mensen om krachten te bundelen. Laten we een connectie leggen op LinkedIn of stuur me een e-mail.


linkedin hover 32 twitter hover 32