18
okt

Verdraaide organisaties en zelfsturing

Geplaatst door op in Opinie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 2314
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Veel organisaties stellen zich de vraag hoe ze het eigenaarschap kunnen teruggeven aan de professionals. Steeds vaker kiezen ze hierbij te gaan werken middels zelfsturende of zelforganiserende teams.

Maar in hoeverre leidt die keuze er toe dat er (weer) een structuuroplossing komt voor wat eigenlijk een dieperliggend probleem is? En wordt dan de vorm niet weer snel een doel op zich? Met dit artikel proberen we je te behoeden voor de valkuilen die we op veel plaatsen zien ontstaan.

Een tijd terug reed een man met zijn auto een fietskelder in Eindhoven in omdat zijn navigatie hem dat van harte had aangeraden. Later las ik dat het huis van Henri en Tineke van Schaik uit Kockengen in de laatste zes jaar maar liefst vier keer is geramd door vrachtwagens – volgens Henri en Tineke ook als gevolg van navigatiesystemen – en eind juli 2015 besloot een automobilist op advies van zijn navigatie het treinspoor op te rijden. De auto kwam vast te zitten en toen er een trein naderde, kon de man weliswaar tijdig weg komen, maar raakten de auto en de trein zwaar beschadigd.

Welk effect heeft het gebruik van een TomTom nu op onze wakkerheid als weggebruiker? De Tomtom is een prachtig mooi en behulpzaam systeem. Maar tegelijkertijd zal iedereen herkennen dat het in ons ook iets een klein beetje in slaap doet vallen. We weten minder goed waar we zijn en we kijken iets minder oplettend naar de echte leefwereld om ons heen.

Dit voorbeeld staat niet op zichzelf. Het geeft iets weer over de menselijke natuur. Als mijn vijf jaar oude zoontje Jasper bij mij achterop de fiets staat en ik steun hem met mijn arm omdat er even wat bobbels in de weg zitten, dan gaat hij direct in mijn arm hangen. En andersom: zodra ik de steun langzaam maar zeker weghaal, gaat hij weer zelf actief staan.

Steunstructuren en wakkerheid

Als het gaat om organisaties leidt dit mechanisme in de menselijke natuur tot de vraag: wat is het effect van steunstructuren op onze wakkerheid op werk?
De gemiddelde organisatie kent een aaneenschakeling van eindeloos veel steunstructuren. En inderdaad, ook daar zijn veel voorbeelden te vinden van steunstructuren die iets in de mens in slaap doen sukkelen. Zo blijkt uit onderzoek dat het toevoegen van een extra controlefunctie aan het einde van het proces een direct negatief effect heeft op de controle-alertheid tijdens het proces. Ofwel: als ik weet dat er nog iemand na mij komt die ernaar gaat kijken, dan hangt het niet meer alleen van mij af en word ik minder oplettend.

Of doe eens mee in het volgende gedachte-experiment: zet zes mensen aan het werk – laat ze bijvoorbeeld een taart bakken – en kom dan halverwege dat proces binnen met iemand die je voorstelt als hun nieuwe leidinggevende. Wat gebeurt er met de taartbakkers? Die gaan afwachtend naar de leidinggevende kijken. En daarmee wordt direct het leiderschap in henzelf een klein beetje verkleind. Paradoxaal hoor: de interventie om meer leiderschap toe te voegen zou zomaar als effect kunnen hebben dat het leiderschap daardoor in de groep afneemt, zodat er uiteindelijk netto minder leiderschap in de gehele groep aanwezig is dan vóór de interventie.

Leve de systemen!

Steunstructuren en systemen kunnen enorm behulpzaam zijn. Zelf heb ik ze volop thuis: een aantal vaste rituelen voor de dag, kookboeken om lekkere maaltijden uit te kunnen maken, houdbaarheidsdata op de voedingsproducten, een brandmelder, een agenda om mijn afspraken in vast te leggen, een mappenstructuur om documenten in op te slaan en zo kan ik nog heel lang doorgaan. En dat is maar goed ook. Ik zou niet zonder willen of kunnen. Dus daar moeten we binnen organisaties ook helemaal niet naar streven.

Maar hoe mooi ik systemen en hulpstructuren ook vind, ik moet niet blind worden voor het feit dat ze óók iets deactiveren. Met een abstracte zin zou je kunnen zeggen dat: ieder systeem en iedere steunstructuur de eigenschap in de mens waarvoor ze een vervanging zijn als het ware in slaap sust. Ofwel: door mijn agenda onthoud ik zelf mijn afspraken minder, door de data op het pak leer ik zelf af om te ruiken of het product vers is, door het ritueel stel ik minder de vraag wat op dat moment nodig is et cetera.

Voor een groot deel is het vertrouwen op systemen heel functioneel – zo kan ik simpelweg niet al mijn afspraken onthouden, of is het ondoenlijk om ’s nachts zonder brandmelder toch alert op brand te zijn. Maar inmiddels zijn we er in veel organisaties wel achter dat we de in slaap sussende kant van systemen en ondersteunende structuren volstrekt hebben onderschat. We komen op steeds meer plekken tot de conclusie dat we in organisaties veel te veel steunsystemen hebben ingeregeld en dat daardoor veel te veel van de wakkerheid in de organisatie waar die juist wél nodig is, is verdwenen.

Tijd voor verandering

Het teveel aan in slaap sussende systemen is een groot probleem. Want als we één ding nodig hebben bij de uitdagingen waar we als samenleving voor staan, dan zijn dat wel: wakkere professionals. Alleen met heel wakkere professionals kun je 'meer kwaliteit tegen minder kosten' bereiken. Alleen dan heb je professionals die kunnen inspelen op de variatie en onvoorspelbaarheid van verschillende situaties en die een steeds wisselende bijdrage kunnen leveren samen met burgers, klanten en ketenpartners.

Het is dus de hoogste tijd om te breken met de tijd waarin de regie grotendeels in de systeemwereld lag en heel kritisch te kijken naar al die steunstructuren die we de afgelopen twintig jaar hebben opgetuigd. We voelen dat allemaal aan. En in een reactie daarop gaan we dereguleren, snijden we in de staf en gaan we massaal over op zelforganiserende teams: want dat zet de taartbakkers weer in hun kracht! Dat maakt dat ze weer echt voor hun vak kunnen gaan staan en daar weer wakker in moeten zijn. Een begrijpelijke reactie en deels ook zeker waar. Maar...

Gaat onder die behoefte aan zelfsturing niet precies hetzelfde denken schuil als vroeger... Alleen nu gestoken in een nieuw jasje? Benieuwd naar het vervolg, inclusief zes concrete handreikingen? Lees het volledige artikel op ManagementSite

Deze column maakt deel uit van een langer artikel op ManagementSite

beeld: pixabay

 

Waardeer dit blogbericht:
0

Tot en met mijn studie heb ik mij vooral bezig gehouden met creativiteit, psychologie en persoonlijke ontwikkeling en effectiviteit. Vanaf mijn afstudeerscriptie heb ik mezelf vijf jaar verdiept in het thema leiderschap.


Het boekje 'leiders van vandaag - lessen voor morgen' (genomineerd voor managementboek van het jaar 2009) heeft die fase afgesloten. De laatste jaren houd ik mij vooral bezig met de mythe van beheersbaarheid in organisaties en de daarbij behorende vraag hoe een organisatie beter kan presteren door minder bureaucratie. Dit heeft geleid tot het boek 'Verdraaide organisaties' dat op 1 november 2012 verschenen is.


linkedin hover 32    twitter hover 32