15
dec

Feedback en beoordeling in handen van je eigen collega’s

Geplaatst door op in Opinie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 10347
  • 0 reactie
  • Afdrukken

In de media verschijnen steeds meer berichten over organisaties die overgaan op een nieuw feedback- en beoordelingssysteem. Zo konden we lezen dat grote Amerikaanse partijen zoals Accenture en Deloitte hun performance management systemen op de schop gooien. In HR-land nemen continue feedback, 360 graden feedback en zelfs apps steeds vaker het eindejaarsgesprek over. Bij Effectory hebben we de klassieke HR-cyclus vier jaar geleden ingeruild voor een nieuw systeem van feedback en beoordelen. Ik deel graag onze ervaringen.

Bij Effectory hebben we in 2012, na de overgang naar volledige zelfsturing, onze traditionele feedback- en beoordelingssystematiek overboord gegooid en zijn we een nieuwe weg ingeslagen. Geen plichtmatig eindejaarsgesprek meer met je manager, maar een systeem én cultuur waarin de feedback van klanten en collega’s de basis vormt. Op deze manier kun je als organisatie en individu continu verbeteren. Deze omschakeling ging echter niet zonder slag of stoot.

Van routine naar sociale innovatie

Direct na de transitie naar zelfsturende teams stonden we voor een aantal grote uitdagingen: Hoe ga je als organisatie om met beoordelen en belonen als je geen leidinggevenden meer hebt? En hoe werkt promotie en salarisgroei? Door het ontbreken van managers, hadden we simpelweg geen werkende functionerings- en beoordelingscyclus meer.

Werk aan de winkel dus. Wij hadden drie belangrijke randvoorwaarden geschetst voordat we aan de slag gingen met de ontwikkeling. Allereerst was het nieuwe feedbacksysteem geen doel op zich, maar moest het de medewerkers in staat stellen om in een open en directe feedbackcultuur te functioneren. In een zelfsturende organisatie is continue feedback tussen collega’s essentieel. Medewerkers kunnen veel sneller hun gedrag aanpassen (of juist behouden) door elkaar doorlopend van positieve en negatieve terugkoppelingen te voorzien. Ten tweede was het in onze ogen belangrijk dat feedback van zowel collega’s áls klanten onderdeel uitmaakten van de beoordeling. Tot slot moest de nieuwe manier van beoordelen direct invloed hebben op het salarisniveau. Met andere woorden: je directe collega’s bepalen je salarisgroei.

Een team met medewerkers (met uiteenlopende functies) ging aan de slag om hier een passend feedbacksysteem voor te ontwikkelen. Alle opties werden zorgvuldig afgewogen, maar het werd duidelijk dat er geen kant en klare methode voorhanden was. Toen besloten we om een eerste versie te ontwikkelen en vanuit hier verder te bouwen met elkaar. We waren ervan overtuigd dat het ons ging lukken. Ik denk dat het grenzeloze vertrouwen van Effectory in haar medewerkers en het onderlinge vertrouwen in elkaar hier een grote rol speelde.

Feedbacksysteem versie 1.0

Feedback heeft de meeste impact als je het krijgt van de mensen met wie je direct samenwerkt. Het nieuwe systeem stelt iedereen in staat om collega’s uit te nodigen om feedback aan jou te geven én je kunt bij anderen aangeven dat je hen van feedback wil voorzien. Iedereen creëert op die manier een eigen netwerk met minimaal zeven collega’s. Ieder kwartaal vindt er een feedbackronde plaats, en medewerkers kunnen iedere ronde hun netwerk wijzigen. Met sommige teamleden werk je het hele jaar nauw samen, met andere collega’s alleen projectmatig. Daarnaast is de feedback van onze klanten ook meegenomen in de beoordelingscyclus.

Per beoordelingsronde stellen we twee open vragen:

  1. Wat heb je de afgelopen periode gewaardeerd aan <naam collega> ?
  2. Welke feedback (tips) heb je, zowel persoonlijk als vakinhoudelijk, voor <naam collega> ?

Tevens vindt er een beoordeling plaats op de drie onderwerpen toegevoegde waarde, samenwerken en vakmanschap.

Het is niet altijd even makkelijk om je collega’s objectief te beoordelen. Waar moet je bijvoorbeeld allemaal op letten? Om hiermee te helpen heeft iedere medewerker een persoonlijke pagina in het feedbacksysteem, met zijn/haar focuspunten voor een bepaalde periode. Nadat de feedback is gegeven, ontvangen alle medewerkers (vier keer per jaar) een rapportage met daarin de terugkoppeling van de feedback zoals die door collega’s in het systeem is gegeven. Deze uitkomsten zijn direct gekoppeld aan de functie- en salarisgroei. Daarnaast ontvangt iedereen een groepsrapportage van zijn eigen team. Hierin kunnen teamleden elkaars scores teruglezen. Zo ontstaat een open gesprek over de resultaten binnen het team.

De eerste ronde

Maart 2012, alle medewerkers ontvingen een uitnodiging voor het feedbacksysteem. Tijdens deze fase kwamen er veel vragen binnen bij HR over de opbouw van je netwerk en de manier van feedback geven. HR zocht keer op keer samen met de medewerkers naar passende oplossingen.

Het invullen van de eerste beoordelingsronde verliep boven verwachting goed. Nu was het tijd voor de eerste rapportage. De resultaten brachten veel teweeg. Het was voor veel medewerkers best confronterend om feedback te krijgen en men herkende zich er niet altijd in terug. Daarnaast bleek niet iedereen even goed in het geven van evenwichtige feedback. Ook hier speelde HR een belangrijke sturende en ondersteunende rol.

Op naar versie 2.0

In de periode na de eerste rapportage kreeg het nieuwe systeem de nodige kritiek. Logisch en terecht. Ook waren er veel positieve reacties. De lancering van het nieuwe systeem was een belangrijke eerste stap richting een volledig open feedbackcultuur. Na de eerste ronde startten we een werkgroepje om verbetering aan de systematiek door te voeren. Alle geïnteresseerde medewerkers konden hierin plaatsnemen.

De verbetergroep ging meteen aan de slag. Waar veel medewerkers tegenaan liepen, was het feit dat de feedback anoniem was. Je wist dus niet welke antwoorden van wie kwamen en dit zorgde voor een onveilig gevoel. Vanaf de volgende ronde was de feedback dan ook niet meer anoniem. Ook gaven veel mensen aan dat ze alle feedback ‘in één keer op hun bordje kregen’, zonder dat dit face-to-face was besproken. We willen uiteindelijk naar een situatie waarin de feedback direct met elkaar wordt besproken en ter bevestiging een keer per kwartaal in het systeem wordt vastgelegd. Daarom heeft de verbetergroep feedbacktrainingen gegeven en teams geadviseerd om de feedbackresultaten ook tussentijds openlijk met elkaar te bespreken.

Teams hebben inmiddels afspraken gemaakt over hoe ze de feedback inzetten om het maximale uit elkaar te halen. Iedereen is steeds beter in staat om evenwichtige feedback te geven én kan beter omgaan met de ontvangen feedback. Betekent dit dat we klaar zijn? Nee, want na elke feedbackronde zien we nog steeds verbeterpunten. Maar ik durf wel te zeggen dat het feedbacksysteem een gewaardeerd onderdeel is geworden van het werken bij Effectory.

Mijn advies is dus: inventariseer binnen jouw organisatie naar de behoeften om de beoordelingscyclus aan te passen, en ga ervoor. De eerste versie hoeft nog niet optimaal te zijn. Sterker nog, deze kán niet optimaal zijn. Gebruik elkaars kennis en blijf er met z’n allen aan sleutelen, want in mijn ogen vormt de feedback van collega’s en klanten de basis om als individu en organisatie continu te kunnen verbeteren.

Lees ook het e-book: 'De kracht van feedback'. 

beeld: Effectory

Waardeer dit blogbericht:
0

Ik ben content marketing specialist bij Effectory. In mijn ogen is een organisatie een groep mensen die hun krachten bundelen, omdat zij iets willen bereiken wat je in je eentje niet kan. Ik geloof in zelfsturende organisaties, waarin medewerkers zoveel mogelijk zichzelf kunnen zijn. Hiërarchische organisatiestructuren en onnodig formeel gedrag belemmeren de natuurlijke gang van zaken en onderdrukken de creativiteit van de medewerkers.


linkedin hover 32  twitter hover 32