09
aug

De opgeknipte afdeling versus de hele organisatie

Geplaatst door op in Opinie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 2265
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Divisies die elkaar onderling beconcurreren, departementen die niet van elkaar weten wat ze doen, afdelingen die opereren als eilandjes. In de toekomst gaat het er om niet langer te denken in termen van opgeknipte afdelingen maar in termen van aangesloten cellen.

Neem het woord ‘afdeling’. Dat woord zelf vertelt al iets over het opgesplitst en afgesplitst zijn. Er zit ‘af’ en ‘delen’ in. Er wordt iets ‘af’gehaald van het geheel en het deel wordt de nieuwe entiteit. Met woorden als ‘departement’, ‘divisie’ en ‘sectie’ is het al niet beter gesteld. Ze vertellen ons stuk voor stuk over het losgesneden zijn van het grotere geheel.

Wat is daar nu het probleem van? Het is toch handig om het werk wat op te delen? Gevolg van het opdelen is dat een afdeling voor een bepaald deel verantwoordelijk is. Ik beluister in deze laatste zinsnede niet zozeer dat een afdeling ergens voor verantwoordelijk is, maar met name dat de mensen in die afdeling voor alles in de organisatie – op dat ene deel na – dus níet verantwoordelijk zijn. Het verbaast mij dan ook niet dat boeken en publicaties over de why (Sinek, 2013) of de bedoeling (Hart, 2012) het zo goed doen. In gesprekken en organisatieontwikkeltrajecten met die strekking (Van der Schoor & Van de Wiel, 2013) worden de coupures weer enigszins tenietgedaan en krijgen medewerkers en management weer wat meer zicht op het totaal.

Zo in het groot, zo in het klein

Het organiseren in cellen die op het grotere geheel – een community, een moederorganisatie – aangesloten zijn, zorgt ervoor dat de kans op onverantwoordelijk gedrag afneemt. Bij het denken in cellen die aangesloten zijn op een groter geheel, is het immers nodig om te weten wat er in de andere cellen speelt. Ook is met de term ‘aangesloten cellen’ een aansluiting naar binnen toe niet uitgesloten. Het antwoord op de vraag wat in de kern van de eigen cel speelt is tegelijkertijd een antwoord op de vraag wat in de kern van de gehele organisatie speelt. Een cel is in een natuurlijk lichaam immers de kleinste eenheid dat alle genetische informatie van dat organisme bevat. Een volwaardige cel in een organisatie bevat ook al het DNA dat in de moederorganisatie aanwezig is. Niks opgeknipt dus. Wat in het groot aanwezig is, is als wezenlijke informatie ook in het klein al aanwezig. Van afgedeeld naar aangewezen. Sterker nog, een cel is - als het alle informatie ook al in zich draagt - niet alleen aangesloten, maar ook ingewijd. Een cel kan de organisatie verder helpen door zichzelf verder te helpen. Reflectie op zichzelf helpt reflectie op het totaal. Zicht op de eigen patronen helpt zicht te ontwikkelen op de grotere organisatie. Leve de Cell-fie.

In schema gevat:

  Opgesplitste afdelingen Aangesloten cellen
     
Ontwikkeling vindt impliciet plaats via… Verder opsplitsen van verantwoordelijkheden. Groeiend besef van een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Effect ervan op identificatie Identificatie met en willen vechten voor eigen deelbelangen. Identificatie met en bij willen dragen aan het grotere geheel.
(Handelings)perspectief Kijken en handelen in termen van risico’s, functies, taken en verantwoording af kunnen leggen. Kijken en handelen in termen van kansen, talenten, rollen en verantwoordelijkheid willen nemen.
Omgaan met fouten Schuldvraag extern leggen. Leervraag aan zichzelf en anderen stellen.

Sommige cellen kunnen zelfstandig leven. Andere cellen zijn afhankelijk van elkaar. Het gaat erom te organiseren vanuit de kleinste eenheid die nog betekenisvol is voor de mensen die er werken én voor de organisatie waar de cel deel van uitmaakt. Wie in afdelingen organiseert, organiseert langzaam maar zeker het zicht op de verantwoordelijkheden die buiten de afdeling vallen, weg. (En wie in organisaties organiseert, organiseert langzaam maar zeker het zicht op de verantwoordelijkheden die buiten de organisatiegrenzen vallen eveneens grotendeels weg. Ik zal dat deel hier maar even 'buiten beschouwing' laten, zei hij met een ironische ondertoon). Terug naar de afdeling. Neem HR. HR is in essentie een perspectief en geen afdeling. Doordat voor HR in veel bedrijven en instellingen een aparte afdeling in het leven is geroepen, ontstaan juist ook daardoor (nieuwe) problemen. Zodra een bedrijf HR gaat outsourcen naar een afdeling, ontstaat onmiddellijk het gevaar dat alle HR-vraagstukken op directieniveau geparkeerd kunnen worden bij de staf. De afdeling als afvoerputje.

Duurzame inzetbaarheid? Ja, daar doen we aan: daarvoor moet je bij HR zijn. Kernwaarden? Ja, die hebben wij ook. Welke dat zijn? Oh, dat moet je even bij HR navragen. Ziekte en preventie? Daar hebben we een heel beleid voor opgetuigd. Welke maatregelen dat zijn? Oeh, daarvoor moet je toch echt even bij HR zijn…

Terwijl de oprichting van HR-afdelingen ooit bedoeld is geweest om HR-onderwerpen de aandacht te geven die ze verdienen in een organisatie, loopt het organiseren van een HR-afdeling het gevaar dat deze stafafdeling juist losgezongen raakt van de directie en organisatie. Gevolg kan zijn dat de organisatieleden en de directieleden ervan uitgaan zelf niets meer met HR te hoeven doen. De DNA-streng wordt opgeknipt en komt niet langer meer in alle cellen van de organisatie terecht. Operatie geslaagd, patiënt overleden.

Paradoxaal geldt: hoe explicieter de mensen in een afdeling zich identificeren met hun deeltaak, hoe meer dat onderwerp als perspectief juist in de verdringing komt. Afdelingen kunnen zo, al dan niet met steun van binnenuit of buitenaf, hele vakgebieden gijzelen. Denk aan de kwaliteitsafdeling, de ondernemingsraad, de afdeling strategie & beleid of de afdeling communicatie. Het deelbelang is geboren, het DNA opgeknipt. Of afgedeeld.

Het gaat in de toekomst minder om Ctrl-X en meer om Ctrl-V. 

Literatuur

  • Hart, W. (2012). Verdraaide organisaties. Terug naar de bedoeling. Vakmedianet, Deventer.
  • Schoor, J. van der & van de Wiel, G.J.L. (2013). Teams van de toekomst. Leidinggeven aan het nieuwe samenwerken. Academic Service, Den Haag.
  • Sinek, S. (2013). Start with why. How Great Leaders Inspire Everyone To Take Action. Penguin Books, New York.

beeld: pixabay

Waardeer dit blogbericht:
Getagged in: Organiseren Patronen

Guido van de Wiel is organisatiepsycholoog en directeur/eigenaar van organisatieadviesbureau Wheel Productions. Hij houdt zich onder meer bezig met storytelling in organisaties. Altijd al een boek willen schrijven? Voor professionals die niet de tijd of de capaciteit hebben, schrijft Guido van de Wiel als ghostwriter 'managementboeken op maat'.

Guido is coach bij de business schools Rotterdam School of Management en Tias. Daarnaast is hij verbonden aan Verdraaide Organisaties en de Veranderbrigade. Eind 2015 is hij uitgeroepen tot 'Trendwatcher of the Year 15-16'.

Guido heeft voor HRcommunity verschillende interviews afgenomen met visionairs op het gebied van nieuw leiderschap en sociale innovatie. Deze interviews zijn gebundeld in het boek Innoveerkracht.