07
aug

Waan van de dag als manier van werken

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 15507
  • 1 reactie
  • Afdrukken

De waan van de dag is dagelijkse praktijk voor heel veel mensen. Die leidt tot stress en tot inefficiënt werken voor de organisatie. Toch kan reageren op de waan van de dag ook een functionele manier van werken zijn. Veel organisaties willen en kunnen niet eens meer zonder.

Met de uitdrukking 'de waan van de dag' wordt doorgaans bedoeld dat iemand zich in een dwingende stroom activiteiten bevindt, het gevoel heeft geleefd te worden op het werk en onvoldoende aan belangrijke zaken toekomt. Vaak gaat het om veel onverwachte zaken. Brandjes die geblust moeten worden, plotselinge vragen van anderen of onverwachte instructies van hogerhand. Het is een bekend, maar nog nauwelijks bestudeerd fenomeen.

Prof. Heike Bruch in het Duitse taalgebied, prof. Lynda Gratton in Engeland en in Nederland Hans van der Loo, spreken van de werkplek in termen van een hyperzone. In een hyperzone neemt de neiging toe om steeds meer te werken in de waan van de dag. Deze druk is enerzijds het gevolg van toenemende prestatiedrang qua performance en snelheid, anderzijds door de globalisering, de concurrentie, de exponentiele groei van informatie (infobesitas) en de technologische ontwikkeling. Een reactieve, impulsieve, ad-hoc manier van werken is niet langer adequaat.

Casestudies

Het is opmerkelijk dat de waan van de dag niet of nauwelijks bestudeerd is, terwijl het zo'n bekende praktijk is voor veel werkenden. In dit artikel bied ik een eerste verkenning van het fenomeen aan, gebaseerd op casestudies van verschillende organisaties waar ik als adviseur of trainer/coach heb gewerkt.

Zo tekende ik de ervaring op van Johan, sinds zes jaar afdelingsmanager. 'Ik weet dat ik meer tijd zou moeten besteden aan het begeleiden van mijn medewerkers, maar ik kom er gewoon niet toe. Het is misschien een slap excuus maar ik wordt door de waan van de dag opgeslokt. Klanten en directie moeten sneller antwoord krijgen. Reorganiseren is dagelijks werk geworden en ik vergader me suf. De mail is meer dan verdubbeld en komt nu de hele dag binnen via mijn BlackBerry. Omdat veel mensen haast hebben, wordt er slechter gecommuniceerd en moet ik navragen wat precies de bedoeling is. Het nieuwe werken moet allerlei winst opleveren, maar ik heb het er juist drukker door gekregen. Ook omdat er aardig wat regels zijn verbonden aan de verantwoording. Vanuit de directie moeten we meer doen met social media. Als ik 's avonds een uurtje ga zitten en een timemanagementsheet doe, weet ik wel wat urgent is. Maar je zult zien dat de ochtend daarna begint met een stevig brandje dat geblust moet worden. Lastig is ook dat een gesprek over de prioriteiten met mijn manager weinig oplevert, want dan krijg ik al snel goed bedoeld advies, iets wat ik zelf ook had bedacht. Minder van dit doen, meer tijd nemen voor andere zaken en tot slot nog even een to do- lijstje.'

Groepsgedrag

Ongeacht de werksoort reageren teams en organisaties op impulsen in hun directe omgeving. Typisch is dat de teams en organisaties die zeggen last te hebben van de waan van de dag, dat al jaren roepen. De waan van de dag is groepsgedrag – het gaat niet om het individu die niet kan plannen. 'We maken elkaar hier gek. Als je niet heel druk bent, dan doe je maar alsof', is een opmerking die bepaald niet zeldzaam is. Mensen passen zich aan en gaan in de cultuur mee.

Een individu kan de druk vanuit de waan van de dag beteugelen door grenzen te stellen. Of time management verbeteren door reflectiemomenten te kiezen, op basis van wilskracht er even tussen uit te stappen, door pro-actiever te worden, assertiever te worden misschien of zichzelf beter te managen, kunnen individuen leren om hun eigen plan te trekken in een cultuur van de waan van de dag. Maar in een dwingende cultuur die en andere houding voorschrijft, is dit niet eenvoudig. De enkeling die niet meedoet, gaat buiten de groep vallen.

De kosten van de waan van de dag

De waan van de dag betekent druk bezig zijn, hard werken en toch onvrede voelen omdat met dezelfde mensen en moeite meer bereikt had kunnen worden. Harde cijfers zijn moeilijk te geven. Signalen zijn er voldoende. Vraag aan medewerkers en leidinggevenden die in een 'waan van de dag-cultuur' werken, of zij efficiënter, effectiever en met meer voldoening kunnen werken. En dan komen er overtuigende conclusies over wat beter kan: 10-40 procent méér effectiviteit.

Op de vraag waarom deze potentiele winst van 10-40 procent niet verzilverd wordt, luidt het antwoord dat het er niet van komt, juist door de waan van de dag. "We doen pas aan onderhoud als we met pech langs de weg staan. We weten het wel, maar we komen er gewoon niet aan toe om het te verbeteren", gaf een it-manager als metafoor. Een eigen variant van de bekende verzuchting van de houthakker: "We hebben geen tijd om onze bijlen te slijpen. We moeten nog zoveel bomen hakken."

De waan van de dag is ook functioneel

De waan van de dag is een last voor individu en organisatie, minder effectiviteit en minder werkvoldoening. De waan van de dag heeft ook een keerzijde: het is ook een functionele manier van werken. Het heeft voordelen die vlak onder de oppervlakte te vinden zijn.

Achter de waan van de dag schuilt flexibiliteit in samenwerken. Plotselinge vragen worden opgepakt, dringende zaken krijgen prioriteit en komen boven op de stapel, managers rekenen erop dat hun vragen snel opgepakt en beantwoord gaan worden. Dat maakt ook dat het hogere management niet veel op heeft met de waan van de dag, zij wordt zelf immers goed bediend door de mensen aan wie zij ad/hoc opdrachten geven en vragen stellen.

We zijn druk druk druk en druk werken is de norm. Dat is niet alleen een last, het geeft een zekere voldoening. Het geeft een productief gevoel. Drukte schept ook een band. Niet stilletjes nadenken over belangrijke dingen die misschien later helemaal niet belangrijk blijken te zijn, maar lekker concreet aan de slag, actiegericht en samen problemen oplossen.

Ook geef de waan van de dag 'instant rewards', in de vorm van bedankjes en complimenten van collega's die je uit de brand hebt geholpen. Dat is beter dan wachten op een afgeknepen compliment van de leidinggevende tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek.

Het is ook een vaak geaccepteerd excuus naar anderen; 'afspraak is afspraak' kon door de drukte niet worden nagekomen. Dat begrijpt iedereen. Dat voorkomt onaangename feedback.

Productief

De waan van de dag is niet alleen een kwestie van stress en inefficiëntie, het levert voor de mensen ook wat op. Die voordelen zijn ook een reden waarom organisaties de waan van de dag niet doortastend aanpakken: misschien is de manier van werken ineffectief, frustrerend en soms belandt er iemand overwerkt thuis, maar het gaat nooit heel erg fout. De waan van de dag is een organisatiecultuur en het is lastig om de eigen cultuur goed te begrijpen, een reden waarom het potentiele voordeel van veranderen niet wordt gezien.

Meer informatie:
Heike Bruch Organizational energy. http://www.youtube.com/watch?v=EEEfmq9INLU  2011.
Lynda Gratton The Shift, the future of work is already here, Collins, 2011.
Hans van der Loo: We hebben er zin in!, van Duuren, 2011.
Marcel van Marrewijk: Cubrix, zicht op organisatieontwikkeling en performanceverbetering. Research to Improve, 2011.

Waardeer dit blogbericht:
Getagged in: ARBO Management Vitaliteit

Adviseur / trainer, partner bij Livingstone Partners, een netwerk van professionals die zijn gespecialiseerd in innovatief organiseren. Peter Nientied ontwikkelde de In2innovatiescan die professionals en managers helpt om een innovatieve organisatie te bouwen. Hij is ook Lector Management & Organisatie bij NCOI University. Hij schreef eerder het boek Werken met Vertrouwen (Business Contact, 2012), en met co-auteur Erik Koenders, het boek de Menskant van Veranderen, Spiral Dynamics in de Praktijk (Business Contact, 2011, 6e dr.).


linkedin hover 32

Reacties