24
sept

Slimmer werken doe je in kleine stappen

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 3057
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Je bent hr-consultant en je hebt de opdracht gekregen om samen met een programma- of projectteam 100% digitaal en papierloos werken in je organisatie in te voeren, of om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken of misschien zelfs om een volledig het-nieuwe-werken-programma te ontwikkelen. Waar begin je en hoe zorg je ervoor dat medewerkers het nut en de noodzaak inzien om de veranderingen te integreren in hun dagelijkse werk?

Een verandermethode die work21 hanteert bij dit type verandertrajecten, is de veranderwens ophangen aan scenario's. De ontwikkelingen in technologie oefenen een directe invloed uit op de wijze waarop we ons dagelijks werk organiseren en onze werkprocessen inrichten. Van papier naar digitaal werken, en succesvol flexibel werken tot slim en resultaatgericht werken, iedere organisatie heeft haar eigen manier om te professionaliseren en een eigen wijze om dit te positioneren.

Door in een verandertraject te werken met scenario's, help je om je eigen thema's met betrekking tot slimmer werken vorm te geven én een samenhang van interventies te creëren waarbij je mens, organisatie, technologie en huisvesting betrekt. Met behulp van scenario's koppel je deze vier aspecten aan elkaar. Zo maak je een visie of programma concreet en praktisch uitvoerbaar voor medewerkers. Wat ik in de praktijk veel tegenkom, zijn scenario's zoals:

  • samenwerken aan bestanden;
  • effectief flexwerken;
  • effectief vergaderen met de juiste tools.

Wat is een scenario?

  • Een scenario is een vertaalslag van een veranderwens van de organisatie naar dagelijkse werkzaamheden van medewerkers en leidinggevenden.
  • Het is afgestemd op doelgroepen (medewerkers en leidinggevenden hebben verschillende wensen).
  • Het is een opeenvolging van (gewenste) handelingen die leidt tot een (gewenst) resultaat.
  • Een scenario is beschreven vanuit het perspectief en de belevingswereld van de doelgroep.
  • In scenario's verbinden we technologie, houding, gedrag en organisatiewensen in werkafspraken.

In het kort gaan scenario's dus over het dagelijkse werk en over concrete onderwerpen waar je op je werk tegenaan loopt als je met slimmer werken aan de slag gaat. Vanuit dat perspectief ben je vervolgens in staat om een ontwikkeling in gang te zetten, op weg naar een organisatie die de snelle opeenvolging van veranderingen in de buitenwereld kan bijhouden.

Een krachtige aanpak

De kracht van een scenario aanpak, vind ik de mix van communicatietactieken en verandermethoden. Het sluit aan bij de belevingswereld van een medewerker; het geeft direct het nut aan (Waarom zou ik dit willen?) en maakt het praktisch en eenvoudig te vertalen naar je eigen werk. Alle interventies die je inzet om het kwartje te laten vallen, hang je op aan de scenario's. Op deze manier bereik je een eenduidig en consistent beeld bij de doelgroep. Betrek dus ook zeker communicatieadviseurs bij het verandertraject. Zij zijn in staat om die vertaalslag in de juiste taal en vormgeving om te zetten.

Zo stel je een scenario samen

  • Aansprekende titel van het scenario en illustratieve afbeeldingen.
  • Korte beschrijving met daarin het waarom en welk probleem het oplost, samengevat in een aansprekende kernboodschap voor de doelgroep.
  • De voordelen: Hier geven we aan wat dit scenario voor jou, je organisatie of team en de klant kan betekenen.
  • Kennis en kunde.
  • Werkafspraken: Wat spreken we af over slim werken binnen dit scenario?
  • Beschikbare hulpmiddelen.
  • Interventies die aan de doelgroep aangeboden worden. Dit kunnen trainingen en workshops zijn, maar ook werkplekbegeleiding, (team)coaching en inspiratiesessies.

Wat ik bovendien heel krachtig vind aan de scenario-aanpak, is dat je in het scenario niveaus aan kunt brengen, die er stap voor stap voor zorgen dat medewerkers slim werken integreren in hun dagelijkse werk. In plaats van hen te overladen met de vele mogelijkheden, kan voor een opbouw van eenvoudige aanpassingen (de quick wins) naar een totaalconcept van slim werken worden toegewerkt. Dit verwerk je uiteraard in het scenario.

Ga je binnenkort aan de slag met het invoeren van een slim-werkenprogramma? Probeer de scenario-aanpak dan vooral uit! Wil je graag meer weten over deze aanpak, neem dan gerust contact op.

Waardeer dit blogbericht:
0

Ik krijg energie van mensen in beweging brengen, hen optimaal te laten werken in de 21ste eeuw. In mijn blogposts vind je vooral praktische tips om het zo dicht mogelijk bij het dagelijkse werk te houden. Denk aan tips rondom effectief samenwerken, timemanagement, persoonlijke ontwikkeling, feedback.


twitter hover 32 linkedin hover 32

Reacties