30
dec

Duty of care: ook in het buitenland!

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 2007
  • 0 reactie
  • Afdrukken

De zorgplicht jegens werknemers gaat veel verder dan bedrijven denken. Natuurlijk, het spreekt voor zich dat personeel in een veilig kantoor werkt of over persoonlijke beschermingsmiddelen beschikt. Bedrijven doen er echter goed aan zich ook aan duty of care-beginselen te houden als een werknemer naar het buitenland gaat. Niet alleen omdat het wettelijk verplicht is; ook omdat ze er zelf profijt van hebben.

Dit artikel is geschreven door Kristof Huet, Director Benelux en Nordics bij Concur.

Het Burgerlijk Wetboek is soms opvallend helder: werkgevers zijn verplicht zich 'als een goed werkgever' te gedragen en moeten voorkomen dat een werknemer 'in de uitoefening van zijn werkzaamheden schade lijdt'. Dat klinkt nogal logisch: een bedrijf dient zijn werknemers een veilige werkplek aan te bieden.

Duty of care reikt echter veel verder dan die eigen werkplek; het beginsel geldt evengoed ten aanzien van werknemers die op zakenreis gaan. Daarbij gaat het om zorgplicht als zich grote drama's zoals ongelukken en natuurgeweld voordoen, maar ook bij veel kleinere problemen. Denk bijvoorbeeld aan een taxichauffeur die er met de laptoptas van je medewerker vandoor gaat, of een voedselvergiftiging die een collega oploopt in een shabby hotel.

Eigenbelang

Uit recent onderzoek van de Britse Aberdeen Group blijkt dat de meeste werkgevers dit niet beseffen of er doelbewust geen aandacht aan geven. Zo ontbreekt bij een derde van de onderzochte bedrijven travel risk management: beleid met betrekking tot de veiligheid van zakelijk reizende werknemers.

Dat is bijzonder onverstandig. Niet alleen vanwege juridische risico's, maar ook omdat bedrijven eigenbelang hebben bij de bescherming van hun zakelijk reizende werknemers. Travel risk management toont betrokkenheid die uiteindelijk doorwerkt in de loyaliteit van medewerkers. Daarnaast werkt een bedrijf dat ook in het buitenland goed voor zijn mensen zorgt automatisch aan zijn reputatie. En dan is er nog een bedrijfseconomisch argument: ongelukkig, ziek of gewond personeel leidt simpelweg tot productiviteitsverlies.

Om ook bij zakenreizen aan de zorgplicht te voldoen, moeten bedrijven dus invulling geven aan risicomanagement voor zakenreizen. Maar wat komt daar zoal bij kijken?

1. Vooraf

Travel risk management begint al ver voordat een werknemer in het vliegtuig of de trein stapt. Een eerste stap is het inzichtelijk maken van de mogelijke risico’s van geplande zakenreizen. Aan de hand van het risiconiveau dat daaruit volgt, kunnen organisaties passende maatregelen treffen. Voor een deel zijn dat voor de hand liggende acties. Uiteraard volg je het reisadvies van de overheid op, laat je iemand niet met een onbetrouwbare maatschappij vliegen en zorg je voor een degelijke reisverzekering. Maar het gaat veel verder dan dat.

Volgens de duty of care and travel risk management-studie van International SOS had het overgrote deel van de zakenreizen in 2011 een bestemming met een hoog gezondheids-risicoprofiel. Zeker bij zulke bestemmingen is voorkomen – letterlijk – beter dan genezen.

Zorg dus niet alleen voor de benodigde vaccinaties, maar geef een reizende werknemer ook informatie over hygiënisch verantwoorde restaurants. Mocht hij of zij toch ziek worden, dan is het prettig als je op voorhand al hebt onderzocht welke apotheek of lokale arts hij het best kan bezoeken.

Een ander punt van aandacht zijn afwijkende normen en regels die op sommige bestemmingen gelden. In Dubai is het 'not done' om een korte broek te dragen, het is verboden om mineraalwater mee te nemen naar Nigeria en wie in Singapore op de verkeerde plaats een weg oversteekt riskeert een boete van 300 euro.

Een beetje onderzoek vooraf voorkomt discussies, flinke bekeuringen en in een enkel geval zelfs een nacht in de politiecel.

2. Communicatie

Alle voorzorgsmaatregelen ten spijt kunnen zich op de plaats van bestemming natuurlijk toch problemen voordoen. In het eerder aangehaalde onderzoek van de Aberdeen Group blijkt dat verreweg de meeste bedrijven ervan uitgaan dat de werknemer in kwestie dit dan zelf wel oplost.

Daarmee voldoen ze natuurlijk niet aan de vereisten van de zorgplicht. Als een werknemer in het buitenland slachtoffer wordt van beroving, geweld, of simpelweg zijn reisdocumenten kwijtraakt, is het zaak dat hij wordt bijgestaan.

Een goed communicatieplan is essentieel binnen travel risk management. Met zo'n plan weet iedereen op kantoor direct wat er moet gebeuren als een collega opbelt die in het buitenland in de problemen zit. Verder geeft zo'n plan antwoord op vragen als 'Welke directe ondersteuning bieden de reisagent en verzekeraar?' en 'Wie onderhoudt vanuit het bedrijf zelf alle contacten?'.

3. Tracking

Veel zakelijke hotelboekingen vinden plaats buiten de vaste bedrijfsprocedures. Dat is kostentechnisch gezien weliswaar onverstandig, maar het leidt zelden tot echt grote problemen. Toch kan het ooit eens goed mis gaan. Als een aardbeving of overstroming plaatsvindt in de regio waar medewerkers op zakenreis zijn, is het van belang te weten in welk hotel ze zich bevinden. Zonder die gegevens is het onmogelijk om ze te ondersteunen en familieleden op de hoogte te stellen.

Toezicht op bedrijfsprocedures bij het boeken van vliegtickets en hotelkamers is dus onderdeel van travel risk management. Er is echter ook een accuratere manier om medewerkers in het buitenland te volgen. Bij een tracking-systeem wordt via GPS op de smartphones van moment tot moment geregistreerd waar ze zich bevinden.

Gemiste kans

Bedrijven weten dat ze een juridische zorgplicht hebben, maar geven er bij zakenreizen vaak onvoldoende invulling aan. Er is geen beleid voor ontwikkeld, waardoor instrumenten ontbreken om aan de duty of care te voldoen als een medewerker in het buitenland verblijft.

Dat is een gemiste kans. Goede maatregelen kosten weinig tijd en geld, en ze leveren behalve juridische zekerheid ook nog verschillende andere voordelen op – zowel voor de betreffende werknemer als voor het bedrijf zelf.

Innovatieve technologie kan alle belangrijke informatie – risicoanalyses, vliegtickets, verblijfplaatsen, enzovoort – bij elkaar brengen in een online platform. Zo worden risico's effectief gemanaged en wordt ook ten aanzien van zakelijke reizigers concreet invulling gegeven aan de wettelijke zorgplicht.

Waardeer dit blogbericht:
0

HRzone geeft ruimte aan auteurs die eenmalig een artikel willen plaatsen. Naam en functie van de gastbloggers staan na de introductie.


Interesse? Mail dan naar