01
mrt

5 tips om je loonadminstratie sneller te maken

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 1361
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Kan jouw loonadministratie efficiënter? Waarschijnlijk wel. En zijn bijvoorbeeld de beslissingstrajecten wel op de juiste manier ingericht? Leg je loonadministratie onder de loep aan de hand van deze vijf tips.

Veel organisaties hanteren een bepaalde manier van werken, die in de loop van tijd gewoon wordt als het gaat om hun loonadministratie. Maar zoals bij ieder bedrijfsproces is het raadzaam om de loonadministratieprocessen regelmatig te evalueren, zodat vastgesteld kan worden of er ruimte en noodzaak tot verbetering is. Hoe? Volg deze vijf tips.

1. Durf te veranderen

Een belangrijke oorzaak van inefficiëntie is de angst voor verandering. Een big bang is echter helemaal niet nodig om de loonadministratie te optimaliseren. Klein beginnen is juist een prima manier om te laten zien dat aanpassingen niet alleen zorgen voor meer efficiëntie, maar ook het werk eenvoudiger kunnen maken. Daarbij is het zaak om iedereen te betrekken bij veranderingen, zodat het voor alle betrokkenen vanaf het begin duidelijk is welke veranderingen nodig zijn en hoe iedereen zich daar op kan voorbereiden. Het belang van duidelijke tussentijdse deadlines is niet te onderschatten. Vaak gebeurt dit type activiteiten ad hoc, waardoor de salarisadministrateur aan het einde van de maand nog het nodige moet verwerken. Dit is makkelijk te vermijden door het inplannen van meer tussentijdse deadlines. Deze zorgen voor een hogere kwaliteit, omdat mogelijke issues eerder worden opgemerkt. Het is dan niet langer nodig om allerlei zaken aan het eind van iedere maand ad hoc op te lossen.  

2. Kies voor een efficiënte besluitvorming

Bij veel organisaties is het besluitvormingsproces zo georganiseerd dat een akkoord pas mogelijk is nadat verschillende afdelingen of personen naar een besluit hebben kunnen kijken. Dat kost tijd en vertraagt processen. Het is slimmer om met elkaar in de beginfase van een optimalisatieproces een bepaald besluit goed te over- en doordenken en daarna het vertrouwen te leggen bij één persoon die toeziet op de correcte uitvoering.  Dat heeft als extra voordeel dat medewerkers meer verantwoordelijk krijgen en daardoor gemotiveerder zijn om hun werk optimaal uit te voeren.

3. First time right  

Bij het opnieuw inrichten van de loonadministratie is experimenteren geen goed idee. Ook is het oppervlakkig inventariseren van eisen en wensen een slechte keus. Het is zaak om goed door te vragen en alle betrokkenen heel expliciet te vragen waar ze tegenaan lopen in hun dagelijkse werk. Het gaat om de vragen achter de vragen. Zorg ervoor dat zaken de eerste keer goed verlopen - first time right dus -  en het niet nodig is om steeds tussentijds aanpassingen door te voeren. Dit zorgt voor een veel concretere inrichting.

4. Schakel zo nodig expertise van buiten in

Het is zonde van de tijd en het geld om het wiel opnieuw uit te vinden. Er zijn tal van gespecialiseerde bedrijven die bijvoorbeeld aan de hand van een salarisadministratie-scan in korte tijd pijnpunten identificeren en advies bieden over het oplossen ervan. Ook leveren ze desgewenst een bijdrage aan de optimalisering van de salarisadministratie-processen.

5. Zoek de balans tussen individuele arbeidsvoorwaarden en standaardisatie

Wie het zichzelf lastig wil maken, creëert voor iedere medewerker nieuwe, aparte arbeidsvoorwaarden. Dat is hét recept voor moeilijkheden aan het eind van iedere maand wanneer alle regelingen apart bekeken moeten worden. Standaardisatie voorkomt dit extra werk en schept duidelijkheid voor de loonadministratie. Zo zijn fouten te voorkomen en is veel effectiever te werken. Een voorbeeld is het individuele Keuzebudget, een hot topic op dit moment. Het is aan de ene kant een goed idee om mensen flexibel hun salaris in te laten zetten. Aan de andere kant is het verstandig om de keuzes te kaderen. Door van te voren goed na te denken over welke keuzes je open wil stellen voor de organisatie, kan je binnen deze kaders mensen keuzes laten maken. We zien nu vaak dat organisaties iedere werknemer een individuele keuze geeft, waardoor je uiteindelijk een enorm aantal verschillende berekeningen moet uitvoeren en de regeling heel lastig uitvoerbaar wordt.

Zelf doen of uitbesteden?

Los van deze vijf tips komt iedere organisatie vroeg of laat voor de keus te staan of ze de loonadministratie zelf wil uitvoeren of (gedeeltelijk) wil uitbesteden. Zeker voor kleine en middelgrote organisaties biedt (gedeeltelijke) uitbesteding voordelen. Een gespecialiseerde partij heeft meer schaalgrootte om zowel in technologie als in kennis en expertise te investeren, waardoor het deze activiteiten in de regel tegen lagere kosten kan uitvoeren. Nu technologie en regelgeving steeds complexer worden, is uitbesteding in veel gevallen de beste keus.

Beeld: Unsplash

Waardeer dit blogbericht:
0
Getagged in: Werkgeverschap

Sylvia Alberts is Manager Payroll & HR Services bij Optimo. Haar verantwoordelijkheid is om alle processen rondom salaris- en/of personeelsadministratie soepel en volgens de wet- en regelgeving te laten verlopen.  Om de vakinhoudelijke kennis up-to-date te houden bij de medewerkers organiseert zij webinars, vakbijeenkomsten en brainstormsessies. Met een persoonlijke aanpak coördineert, adviseert en motiveert zij zowel medewerkers als klanten.

Reacties