29
jan

Praktijkcasus: verantwoordelijkheden van een externe projectleider

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 1993
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Hoe zorg je als externe projectleider dat er gebeurt wat op jouw initiatief is afgesproken terwijl je zelf niet de bevoegdheid hebt om opdrachten te geven aan de betrokkenen?

 

In een intervisiegroep verzuchtte laatst een van de deelnemers 'Wat is het toch lastig om projecten te managen, terwijl je zelf niet direct aan de knoppen kunt draaien'. Hij licht de situatie toe. De projectleider is verantwoordelijk voor het project Skills@school waarin een applicatie is ontwikkeld voor beroepspraktijkvorming (lees: stage) voor MBO-opleidingen elektro- en installatietechniek. Hiermee kunnen de leerling/stagiaire, de begeleidende docent en de praktijkopleider van het stageverlenende bedrijf makkelijker met elkaar communiceren over de voortgang van de stage. De applicatie wordt getest in een pilot met de MBO-opleiding en een groep installatiebedrijven. Hoe zorg je als externe projectleider dat er gebeurt wat op jouw initiatief is afgesproken terwijl je zelf niet de bevoegdheid hebt om opdrachten te geven aan de betrokkenen?

Volgens het boekje

Ter voorbereiding van de pilot heeft de projectleider 'keurig' afspraken gemaakt over de plannning en aanpak van de pilot met de opleidingsmanager van de MBO-opleiding. Ook heeft hij samen met de opleidingsmanager afspraken gemaakt met de functioneel beheerder en een ICT-er binnen de school, twee docenten en praktijkopleiders van de betrokken bedrijven. Na de vakantie zou de pilot van start gaan en zouden de afspraken worden uitgevoerd.

En de praktijk

Wat blijkt al snel na de zomervakantie:

  • de deelnemende studenten zijn nog niet allen gekoppeld aan de bedrijven
  • één van de praktijkopleiders geeft aan dat hij niet op de startbijeenkomst komt omdat zijn vrouw een weekendje weg heeft gepland
  • de functioneel beheerder kan zijn afspraken niet nakomen omdat hij van informatie van docenten afhankelijk is, en die lopen achter op schema
  • door drukte bij de start van het schooljaar krijgt de interne aansturing van het project weinig prioriteit van de opleidingsmanager.
 

Wat deed de projectleider

Daar sta je dan als extern projectleider. Wat deed hij om de brandjes te blussen? Eerst de opleidingsmanager achter zijn vodden zitten en toen dat onvoldoende resultaat opleverde is hij zelf de aansturing van de opleidingsmanager gaan overnemen:

  • afspraken maken met de docenten en andere medewerkers van het ROC,
  • de afspraken op een charmante, doch stevige manier gaan bewaken,
  • de opleidingsmanager laten weten dat hij een kennismakingsgesprek ging organiseren met zijn leidinggevende, de vestigingsdirecteur

En het resultaat? Met een kleine vertraging is het project van start gegaan. De externe projectleider kent alle spelers in het project en wordt gezien als 'Mr. Skills@school'. Iedereen komt met zijn vragen bij hem en verantwoordt zich naar hem in plaats van richting de opleidingsmanager Maar goed, het project draait, de steen is gaan rollen dankzij het sleuren van de projectmanager.

Risico's van deze aanpak

De projectleider heeft taken overgenomen van de opleidingsmanager. Het risico is aanwezig dat de andere betrokkenen van de school zich daardoor minder eigenaar voelen van het project. Tijdens de intervisie wordt de projectleider geadviseerd tijdens de volgende pilotbijeenkomst niet alleen de inhoudelijke voortgang van de pilot te bespreken, maar ook het proces van verantwoordelijkheid nemen.

Slot

De projectleider verkeerde in een dilemma. Het landelijke projectbelang (de pilot moest hoe dan ook gaan draaien) stond naast het belang van de ontwikkeling van het eigenaarschap binnen de pilotschool. De projectleider heeft het landelijke projectbelang laten prevaleren en de consequentie genomen van de extra tijdsinvesteringen en het overnemen van verantwoordelijkheden. Ben je het eens met de gekozen aanpak of zou je het anders hebben gedaan?

Waardeer dit blogbericht:
0

Geert Berghuis is projectleider en adviseur organisatieontwikkeling. Als ervaren projectleider pikt hij snel de draad op. Hij stuurt op resultaten met oog voor het proces. Leidt zowel projecten binnen één organisatie, als samenwerkingsprojecten tussen bedrijven en beroepsonderwijs.


Als trainer en adviseur is Geert gespecialiseerd in de begeleiding van leertrajecten adviesvaardigheden: Hoe werk je als intern adviseur, als lid van de staf, zo samen met het management dat beider deskundigheid zo goed mogelijk wordt benut. Zijn trainingen staan nooit op zich en zijn gekoppeld aan leren tijdens het werk.


linkedin hover 32 twitter hover 32

Reacties