26
juli

Onboardingrichtlijnen voor nieuwe medewerkers: een onvergetelijke eerste week in vijftien stappen

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 2330
  • 0 reactie
  • Afdrukken

De eerste week van een nieuwe medewerker kan zowel een hele fijne als een bijzonder frustrerende periode zijn. Bij bedrijven met een goed gestructureerd onboardingprogramma is het meestal een aangename ervaring: een uitgelezen kans om nieuwkomers warm welkom te heten en te begeleiden op weg naar een succesvolle, langdurige loopbaan. Voor bedrijven die er minder goed in slagen om hun nieuwe medewerkers tijdens die eerste week te motiveren, is het echter vaak een moeilijke periode.

Behoort je bedrijf tot die laatste categorie? Volg dan deze vijftien stappen van de Talmundo en werk een hoogwaardig inwerkprogramma uit dat leidt tot meer werknemersbetrokkenheid, meer productiviteit en minder personeelsverloop!

1. Crowdsource ideeën bij je meest gemotiveerde werknemers

Ook al heeft je bedrijf geen officieel introductieprogramma, wellicht heb je wel bepaalde informele onboardingrituelen. Dat kunnen hele eenvoudige zaken zijn, zoals lunchen met nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag. Dat lijkt niets bijzonders, maar die momenten zijn misschien wel de meest onvergetelijke en doeltreffende onboarding-activiteiten.

Vraag het aan je meest gemotiveerde teamleden. Waardoor voelden zij zich meteen thuis tijdens hun eerste werkweek? Wat overtuigde hen ervan dat ze bij jouw bedrijf wilden blijven werken? Ontdek je een rode draad in de antwoorden, dan weet je dat je deze activiteiten moet integreren in het officiële onboardingproces om het je nieuwe medewerkers naar hun zin te maken.

2. Maak een planning voor hun eerste week

Stel op basis van die activiteiten een planning op voor de eerste week van je nieuwe medewerker. Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar je zou ervan versteld staan hoeveel bedrijven dat ‘detail’ over het hoofd zien. Met een planning zorg je ervoor dat je gemotiveerde medewerker in alle drukte niet op de achtergrond raakt en al snel zijn enthousiasme voor de nieuwe baan verliest. Je weet wel, dat enthousiasme dat vanaf dag één bepalend is voor zijn of haar verdere motivatie.

Laten we trouwens eerlijk zijn: je zult heel wat aan je hoofd hebben tijdens die overvolle eerste week. Je maakt het jezelf dus een stuk makkelijker als je met één blik in je agenda kunt zien wat je te doen staat en waar je verwacht wordt. Wees ook niet bang om kleurcodes te gebruiken (wij zullen het niet verder vertellen).

3. Laat ze weten wat ze kunnen verwachten

Nadat je de planning hebt opgesteld, neem je deze door met je eregasten. Zorg dat ze weten wat ze mogen verwachten, van vermoedelijke vertrektijden tot speciale kledingvereisten, zoals comfortabele schoenen voor een fikse wandeling (lees: speurtocht) op dag twee.

Je hoeft natuurlijk niet alle verrassingen te verklappen! Leg net voldoende kaarten op tafel zodat ze genoeg informatie hebben om met een goed gevoel de kantoordeur achter zich dicht te trekken.

4. Schakel je team in (en iedereen die interesse toont)

Het zal je wellicht niet verbazen dat onboarding van nieuwe medewerkers niet enkel tot het takenpakket van HR of de rechtstreekse verantwoordelijke behoort. Het team moet op zijn minst vooraf op de hoogte zijn van de komst van de nieuwe medewerker. Beter nog is iedereen binnen het bedrijf te informeren via een interne mail (indien mogelijk met een foto van de nieuwe medewerker, zodat de naam aan een gezicht kan worden gekoppeld) of via een aankondiging op de wekelijkse bestuursvergadering.

Daar mag trouwens gerust een vleugje humor bij. Lever stuurt bijvoorbeeld welkomst-GIF’s (kleine geanimeerde afbeeldingen) gemaakt door het volledige team — een traditie die ze al sinds hun ontstaan in ere houden.

5. Wees oprecht

Je wilt natuurlijk dat medewerkers dol zijn op je bedrijf, maar dat is geen reden om een masker op te zetten. Het is de bedoeling om je nieuwe medewerkers te integreren in de echte bedrijfscultuur, niet om een beeld op te hangen van je bedrijf dat niet strookt met de werkelijkheid. Zorg bij het onthaal van nieuwe medewerkers voor een houding en sfeer die overeenstemmen met wat ze de maanden daarna ook zullen ervaren. Zo krijgen ze niet het gevoel dat hen een spiegel werd voorgehouden.

6. Zorg voor een beetje huiselijkheid

Niets straalt meer onverschilligheid uit bij de komst van een nieuwe medewerker dan een stoffig, leeg bureau. Vergeet niet om voor je nieuwe teamleden een comfortabele en goed uitgeruste werkplek te creëren en doe dat vóór ze aan de slag gaan. Zorg dat hun computer, e-mail en eventuele andere accounts correct zijn ingesteld, stop de nodige kantoorbenodigdheden in de bureauladen en geef medewerkers misschien zelfs een koffiemok en een handboek .

Tip: Wil je nog een stapje verder gaan? Dan kun je ook een organigram of overzicht met telefoonnummers ophangen of online delen. Zo leren ze de bedrijfsstructuur kennen en weten ze bij wie ze terechtkunnen als ze iets nodig hebben.

7. Nodig ze uit op echte vergaderingen

Voor nieuwe medewerkers is het misschien nog wat vroeg om een actieve rol op zich te nemen in team- of projectvergaderingen, maar dat betekent niet dat je hen er niet bij moet betrekken. Nodig hen uit om ze kennis te laten maken met de manier waarop teams hun projecten beheren en met de personen met wie ze zullen samenwerken. Maak ze duidelijk dat hun input welkom is: een andere invalshoek, nieuwe ideeën of belangrijke bedenkingen waar niemand anders aan gedacht heeft.

8. Geef ze een buddy of mentor

Niemand is graag het ‘groentje’. Met een buddy of mentor is de nieuwe medewerker geen vreemde eend in de bijt. Zorg dat ze bij iemand terechtkunnen, iemand met wie ze eventueel zelfs buiten het team een goede band kunnen opbouwen.

9. Wees niet te formeel

Daarmee willen we niet zeggen dat je je onprofessioneel moet gedragen. Een meer informele babbel is echter ideaal om nieuwe medewerkers beter te leren kennen terwijl ze helemaal zichzelf kunnen zijn. Probeer tijdens de eerste week van je medewerker een teamlunch of -borrel te organiseren. Dat is een fantastische manier om de banden aan te halen in een meer ontspannen sfeer!

10. Plan tijd voor opleiding

Bijna 50% van de werkgevers vindt dat het kandidaten ontbreekt aan bepaalde vaardigheden, en meer dan de helft van de werknemers wijt dat aan een gebrek aan praktijkopleiding. Help je medewerkers hun volle potentieel te bereiken met behulp van een consequent opleidingsprogramma vanaf de eerste week.

Tip: Iets wat je misschien over het hoofd ziet bij de opleiding: maak net afgestudeerden vertrouwd met de typische kantoorterminologie.

11. Neem de verwachtingen en doelstellingen door

Als je tijdens de eerste week geen gesprek voert over dit onderwerp, is de kans groot dat het er nooit meer van komt. Plan een vergadering in waarop de nieuwe medewerker en zijn verantwoordelijke verwachtingen toelichten, vragen stellen en beantwoorden en samen doelstellingen formuleren voor succes op lange termijn. Geen paniek als je nooit eerder een vergadering geleid hebt waarin je doelstellingen moest vastleggen.

12. Houd het leuk

Bij een saai en langdradig onboardingproces zullen medewerkers sneller afhaken. Maak er dus iets leuks van! Zeg de ‘oude stijl’ met vervelend papierwerk en verplichte opleidingen vaarwel. Ook al blijft het een noodzakelijk kwaad, je kunt er net zo goed iets bijzonder van maken.

Tip: Wat dacht je van een vleugje gamification op het werk voor nog meer plezier?

13. Geef ze iets tastbaars

Wie houdt niet van cadeautjes? Van een gratis pet of T-shirt met bedrijfslogo tot een doosje chocolaatjes: zelfs het allerkleinste geschenk zorgt er voor dat je medewerkers zich welkom voelen. En nee, dat is geen omkoperij! Het is gewoon een andere manier om je medewerkers met open armen te ontvangen en te tonen dat je het fijn vindt dat ze in je team zitten.

14. Zorg dat ze met een gerust hart naar huis kunnen

De meeste werknemers weten na tien dagen al of ze willen blijven en 33% heeft er in de eerste zes maanden genoeg van. Laat ze na hun eerste dag of week niet weifelend achter. Luister iedere middag voor ze het kantoor verlaten naar hun vragen en bedenkingen, zodat ze naar huis kunnen in de wetenschap dat ze de volgende dag met plezier terug naar het werk komen.

15. Stop niet na de eerste week

Als je alle bovenstaande stappen hebt gevolgd, mag je ervan uitgaan dat je beschikt over een beter onboardingproces dan de meeste andere bedrijven. Wil je echter écht hoog scoren op het vlak van onboarding? Dan moet je ook na die eerste week op de ingeslagen weg verdergaan. Onderzoek wijst immers uit dat medewerkers die een langer onboardingproces doorlopen 34% sneller productief zijn dan bij de kortste programma’s.

Waar wacht je nog op? Je nieuwe medewerkers verdienen het beste onboardingproces, vanaf hun eerste week tot lang daarna. En jij verdient gemotiveerde en productieve medewerkers!

 

Talmundo was ook aanwezig op ons event HRcommunity Presents: The Employee Journey. Hier gaven ze, samen met andere aanwezigen, tips voor de beste Employee Journey. Deze tips ook horen? Bekijk de video!

Waardeer dit blogbericht:
0

Inge Moons, onboarding solution manager bij Talmundo, is een HR-georiënteerde communicatie- en marketingspecialist met een sterke interesse voor HR-technologie en employer branding. Door haar werkervaring bij het Top Employers Institute als senior project manager in HR research, kreeg ze veel inzichten in de HR-processen bij (multi-)nationale bedrijven. Ze is Belgisch van oorsprong en woont sinds 2005 in Amsterdam.

Reacties