20
jan

Communicatie: de vanzelfsprekendheid voorbij

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 2793
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Krimp, reorganisatie, boventalligheid, sluiting. De huidige diepe crisis waarin we verkeren, doet een groot beroep op de communicatieve competenties van leidinggevenden. Zij zijn immers het eerste aanspreekpunt bij vragen van medewerkers. En er zijn vele vragen vandaag de dag... Van leidinggevenden wordt verondersteld dat zij adequaat met die vragen om kunnen gaan. Het hoort toch bij je rol als leidinggevende om met je mensen te communiceren? Hoe moeilijk is dat nou? Welnu, we komen er steeds meer achter dat leidinggevenden in veel lastige communicatieve situaties terecht kunnen komen. Hun communicatieve rol wordt alom onderschat! En veel leidinggevenden voelen zich onvoldoende gesteund. Met als gevolg dat ze maar wat doen. Gelukkig is de redding nabij!

Communicatie beschouwen als een lineair proces van zender-boodschap-middel-ontvanger is een grove simplificering van 'hoe communicatie werkt'. Helaas kom je haar nog al te vaak tegen. Bijvoorbeeld als iemand zegt: "Ik heb het ze verteld. Nu weten ze het toch?!" Inmiddels weten we beter. Communicatie is ingewikkelder dan je denkt. Het draait niet om de informatie die jij geeft, maar om de interpretatie die de ander aan die informatie geeft. Die betekenisgeving is de essentie van interne communicatie.

Betekenisgeving is een razendsnel proces in het hoofd van mensen. Ze relateren nieuwe informatie aan hetgeen ze al weten, vervlechten info met bestaande kennis, doen talloze aannames en.... praten met collega's. In die informele gesprekken ontstaan betekenissen: wat speelt er eigenlijk? Wat betekent dat voor mij? Wat staat mij nu te doen? In de kern draait het telkens om die drie vragen. Probleempje: de antwoorden zijn niet klip en klaar voor handen. Dus is betekenisgeving een grillig proces en vormen mensen zich daarin bovendien verschillende beelden. Het gecommuniceer in met name onzekere situaties, is dus een poging van mensen om samen te onderzoeken wat er nu eigenlijk aan de hand is, de situatie te duiden en te beslissen wat ze ervan vinden en hoe het nu verder moet.

In dat proces praten ze niet zomaar met een willekeurig iemand. Ze spreken het meest en het liefst met directe collega's en met hun direct leidinggevende. Niet voor niets blijkt uit onderzoek dat medewerkers ingrijpende beslissingen van hun baas willen horen. Het is precies die communicatieve rol waar het hier over gaat. Want in de functieprofielen zijn vaak wel communicatieve competenties opgenomen, maar deze zijn lang niet altijd van een zwaarwegend gehalte. Er wordt in de praktijk (te) snel aangenomen dat een leider wel kan communiceren. Je kunt toch praten? Schrijven lukt toch ook wel? Nou dan komt het best goed. Was het maar zo.... De vragen in het kader hieronder verwoorden enkele dilemma's waar menig manager in de praktijk mee worstelt. En dat gaat verder dan kunnen spreken en schrijven.

  • Hoe ga ik om met vragen waarop ik ook geen antwoord heb?
  • Hoe communiceer ik een boodschap waar ik zelf ook niet achter sta?
  • Hoe maak ik mijn teamleden medeverantwoordelijk?
  • Hoe ga ik om met onrust in mijn team?
 

Deze vragen komen uit het nieuwe boek getiteld Communicatief Leiderschap dat ik samen met Conny de Laat heb geschreven. Een boek voor leiders 'aan de frontlijn'. Mensen die dagelijks de uitdagingen in het werk moeten waarmaken, samen met hun medewerkers. Geen gemakkelijke rol. De waan van de dag overheerst, het is tegenwoordig steeds meer 'integraal management' en veel tijd voor reflectie, voorbereiding en verdieping is er niet. Dus past een compacte, praktische uitgave met onder andere tien prangende vragen, die zijn uitgewerkt in een aanpak en handige tips.

Voor de kiezen

Uit het voorgaande wordt duidelijk dat de context van crisis vraagt om stevige aandacht voor communicatie. Zeker is ook dat de leidinggevenden, direct aan de 'frontlijn' het in deze context communicatief zwaar voor de kiezen krijgen. Het is ook van belang dat we inzetten op hun communicatieve kwaliteiten. Dat we niet te gemakkelijk moeten veronderstellen dat managers "het gewoon moeten kunnen..." Juist in deze tijden is het zaak te investeren in communicatief leiderschap.

Communicatief leiderschap richt zich via het stimuleren van interactie en het leggen van (externe en interne) verbindingen op het faciliteren van communiceren om zo een communicatieve organisatie te realiseren. Met als uiteindelijk doel om bij te dragen aan wat de organisatie wil zijn en bereiken.
Bron: Communicatief Leiderschap (2013)

Hoe doe je dat? Iedere context is immers verschillend. Dat betekent dat voor het werken aan communicatief leiderschap geen blauwdruk bestaat. Geen one size fits all. Wel is de start een oriëntatie op de specifieke situatie in en om de organisatie. Wat speelt er precies en wat vraagt dat aan communicatief handelen van managers? Het is belangrijk die vragen als HR professional niet alleen aan het hogere management te stellen. Zeker ook een verkenning onder teamleiders is van belang. Wat verwachten zij van hun communicatieve rol? Wat betekent die rol voor hen concreet? Hoe vinden ze dat ze die rol nu invullen? Wat vinden ze daarbij lastig? Wie kan hen helpen? En wat verwachten anderen in de communicatie van hen? Voor een vervolg denk ik dat vraagstukken die managers zelf lastig vinden het vertrekpunt moeten zijn. In die zin geloof ik in het aansluiten bij het huidige gedrag en gesprek, in plaats van werken aan nieuw gedrag. De realiteit is je werkveld van daaruit ontwikkel je samen verder, ook in communicatie.

Coaching on the job

Er zijn goede ervaringen met het begeleiden van teamleiders rondom hun teamoverleg. Voor velen van hen zijn dat werkelijk spannende communicatiemomenten. Hoe pak je dat aan? Een half uur ervoor climate setting, nader kennismaken en voorbespreken. Tijdens het teamoverleg observeer je als HR-professional hoe de teamleider het overleg leidt. Na afloop volgt een persoonlijk gesprek met een coachend karakter. Daarin geef je terug wat je hebt gezien en verken je samen je alternatieven voor lastige situaties die zich voorgedaan hebben. Groot voordeel van deze aanpak is dat ze relatief weinig tijd van de teamleider vraagt. Het teamoverleg stond immers toch al gepland... Met name in deze tijd van ingrijpende veranderingen kan het teamoverleg gebruikt worden om te werken aan communicatief leiderschap. De lastige Hoe-vragen uit het boek, blijken vaak aan de orde te komen in de gesprekken. Het valt te overwegen er dan ook samen met collega-leidinggevenden aandacht aan te besteden, bijvoorbeeld door eens een kwartaalbijeenkomst hieraan te wijden.

Werken aan communicatief leiderschap lukt beter door een gezamenlijke, gecoördineerde inspanning met de collega's van de communicatieafdeling. Trek samen op bij de coachende rol rondom het teamoverleg. Het is ten slotte jullie gezamenlijke doel om een communicatieve organisatie te creëren.

Waardeer dit blogbericht:
Getagged in: Leiderschap Organiseren

Erik Reijnders is sinds 2001 zelfstandig gevestigd auteur, veranderkundige en communicatie-adviseur. Hij is gespecialiseerd in interne communicatie bij ingrijpende verandering en het verbeteren van de lijncommunicatie. In zijn praktijk ondersteunt hij leidinggevenden bij spannende communicatiemomenten en taaie dilemma's. Veelal doet hij dat in coachingsessies on-the-job rond teamoverleg of in workshops. Hij schreef diverse boeken over interne communicatie en talloze artikelen.

Reacties