23
dec

Point of view aflevering 10: Ook zo de P aan Personeelsgesprekken?

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 2362
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Jos van langen onderzoekt ontwikkelingen in de wereld van HRD en organisatieveranderingen. Dit keer onderzoekt hij de succesvolle attitude van ‘High Performance Organizations’. In een serie interviews ontrafelt hij diverse transformatieprocessen rondom gezonde en toekomstbestendige organisaties. Wat zijn de succesfactoren van deze organisaties en hoe gedragen zij zich?

Lees hier eerdere interviews van Jos van Langen terug.

De gezonde, wendbare en toekomstbestendige organisaties laten vaak hetzelfde gedrag zien. Ze communiceren open, transparant en betrekken hun medewerkers bij besluitvorming. Daarnaast creëren zowel bewust als onbewust de volgende randvoorwaarden voor hun medewerkers. Volgens Kirby, in de Harvard Business Review, zijn dit de volgende waarden gedreven gedragskenmerken:

  1. Ze hebben een heldere en uitdagende missie en visie en ze kunnen je heel goed vertellen waarom.
  2. Ze hebben de gave hun eigen mensen geloof in eigen kunnen te geven; een focus op trots zijn.
  3. Ze betrekken (bewust) hun eigen mensen om een sterke, wendbare en innovatieve organisatie te worden.
  4. Medewerkers krijgen ruimte om te ondernemen; zelfsturing en initiatief worden aangemoedigd.
  5. Ze doen er alles aan om hun mensen te faciliteren om succesvol te zijn.
  6. Geld verdienen is voor hen een middel om hun doelen te behalen.
  7. Processen en handelen worden geregeld geëvalueerd en resultaten gemeten.
  8. Ze leveren niet alleen producten/diensten maar creëren vooral waarden voor hun klanten.

Van Langen gaat in deze serie interviews steeds in op een van de bovenstaande gedragskenmerken. Van Langen laat verschillende sprekers aan het woord die veel ervaring hebben met deze kenmerken en attitudes.

Dit gesprek zal vooral gaan over ‘de kunst van gesprekken voeren’, met andere woorden, de gespreksvoering binnen organisaties. Aan het woord is Michella Harte, ze is ruim 18 jaar werkzaam als communicatietrainer en coach binnen uiteenlopende organisaties en overheidsinstellingen.

Gespreken voeren met medewerkers worden niet altijd als prettig ervaren. Wat vinden die leidinggevenden hier nou zo lastig aan?

Michella Harte: Het inplannen, uitvoeren en verslaglegging van deze gesprekken kost leidinggevenden veel tijd en dat vinden ze lastig; vooral bij de minder functionerende medewerkers.

Wat valt je dan specifiek op?

De leidinggevenden gaan vaak niet in op de gevolgen van dit slechter functioneren, maar ze spreken meer vanuit een onderbuikgevoel. Dat is zonde want ze kaarten het probleem wel aan, maar ze gaan niet concreet in op de gevolgen voor bijvoorbeeld het team of de afdeling en de relaties onderling. Dus ze helpen niet om deze medewerker bewust te maken van de effecten van dit functioneren. En ze benoemen ook niet goed wat de gewenste situatie is. Ze gaan wel verder met ‘Ik wil dat jij ’t dit zo en zo moet gaan doen’, in plaats van de vraag te stellen: ‘Hoe kun jij het voortaan anders doen?’

Meer een top-down monoloog dan een gesprek?

Ja, de managers sturen teveel en dat werkt eigenlijk niet goed. Ik denk dat de ander bewust maken van zijn of haar gedrag veel effectiever is. En verder valt mij op, dat leidinggevende veel voor de ander zit in te vullen. Ze zijn niet altijd goed in staat om door te vragen en te achterhalen wat de redenen zijn van dat gedrag. De irritaties spelen op waardoor het doorgronden veel lastiger wordt.

Wat is hierin de rol van HR?

Dat is heel verschillend per organisatie, merk ik in de praktijk. Sommige afdelingen zijn heel sterk in het ondersteunen van dit soort gesprekken. Maar bij ander organisaties is de HR afdeling door bezuinigingen sterk uitgedund. Daar kunnen ze niet bij allerlei gesprekken gaan zitten of de leidinggevenden op afstand ondersteunen.

Hoe doen gezonde en toekomstbestendige organisaties dit dan?

Hun HR afdeling geeft goede en relevante informatie over hoe bijvoorbeeld zo’n cyclische gesprek er inhoudelijk uit moet zien. En ze geven uitleg over onder meer cao’s en rechtsposities. Verder ondersteunen ze dit proces met trainingen en coaching. Mensen kunnen altijd terecht bij HR omdat ze laagdrempelig en benaderbaar zijn. Er wordt veel aandacht, tijd en energie gestoken aan relaties onderling. En er is meer focus op de operationele processen en minder op alleen maar het HR beleidsniveau. Dat is een wezenlijk verschil in attitude vanuit deze gezonde en toekomstbestendige organisaties.

Nog even terug naar de gespreksvoering op individueel niveau. Wat valt je nog meer op aan de vaardigheden van leidinggevenden?

Wat ik geregeld zie zijn de te hoge verwachtingen die ze projecteren op hun medewerkers.
Het zou mooi zijn als leidinggevenden zich meer bewust zijn het feit dat ieder mens een andere motivatie heeft om naar hun werk te komen. Iedereen heeft zo zijn eigen black-box. Oftewel: jouw waarden en normen zijn niet altijd de waarden en normen van je medewerker. Als jij zestig uur per week wilt werken, is dat jouw keuze maar managers verwachten dit vaak ook van de ander. Het zijn dan irrationele verwachtingen. Ze willen dan graag dat de ander zich ook zo inzet als zijzelf doen. Ze verwachten dat de ander nog een tandje bijzet. Er is dan minder aandacht voor wat er wel goed gaat en ze geven weinig tot geen complimenten en waardering. Ik zie nog te vaak een disbalans tussen geven en nemen.

En waarom kost het leidinggevenden zoveel moeite om te gaan met lastige medewerkers?

Ze vinden het lastig om mensen concreet aan te spreken op hun gedrag. En ze willen niet onderzoeken wat de achtergrond van dit gedrag is. Maar ik denk niet dat er lastige medewerkers zijn, alleen lastig gedrag, wat je als lastig kunt ervaren. Je bent niet stout, maar je doet stout. Net als bij het opvoeden van kinderen. Er is altijd een reden waarom iemand zich zo gedraagt. Bij die gezonde organisaties is de leidinggevende wel bereid te achterhalen waar dat gedrag vandaan komt. Als je dat doet, kun je samen tot een echte oplossing komen.

Waar zijn sommige leidinggevenden dan eigenlijk bang voor?

Ze zijn bang voor emotionele uitbarstingen. Dat is voor de een meer boosheid en voor de ander juist weer verdriet. Soms komen leidinggevenden in contact met hun eigen emoties; dan stoppen ze dit proces en gaan ze het echte gesprek uit de weg. Een houding van: Laat maar; ze sussen het voor de lieve vrede en zo moddert men onderling verder.

De werkplek is natuurlijk geen sociale werkplaats, maar een zakelijke context waarin men moet samenwerken. Maar het negeren en ontkennen van emoties en andere gevoeligheden eist wel zijn tol. Als je meer investeert aan de voorkant van de relatie levert dat meer op voor de langer termijn.

Hoe pakken die gezonde en toekomstbestendige organisaties dit nu aan?

Wat gezonde organisaties gemeen hebben, is dat ze continu in gesprek met elkaar zijn. En niet in een moetje van twee keer per jaar bijvoorbeeld dat ene functioneringsgesprek. Er is veel meer een cyclische structuur om met elkaar in gesprek te zijn. Omdat men uiteindelijk heel goed de noodzaak begrijpt van gespreksvoering voor de gehele organisatie.

Die succesvolle organisaties hebben een goed ontwikkeld luisterend oor. Ze kijken meer naar de wederzijdse belangen. Dus, in dit soort gesprekken bespreken ze heel duidelijk en concreet wat de verwachtingen zijn naar hun medewerker. Ze vragen dan bijvoorbeeld: ‘Wat heb jij van ons nodig?’; meer gericht op het faciliteren en ondersteunen van hun medewerkers.

Dat is het wezenlijk verschil met andere organisaties. En je ziet ook direct de gevolgen van deze attitude; de mensen zijn enorm betrokken en bevlogen. Ze vliegen in het rond, zoveel energie en toewijding is er. Er worden meer targets behaald dan er was afgesproken en mensen lopen voor de lol dus harder.

En daarnaast wordt er veel energie gestoken in de persoonlijke ontwikkeling van alle medewerkers. En dat betaalt zich uit op de langer termijn. Het is een feest om daar te mogen werken, zoveel leer-gretigheid en voldoening is er te behalen.

In de volgende educatieve video van Reikwijdte komen enkele valkuilen van gespreksvoering aan bod. Scene 4: ‘Waarom ik niet functioneer!’ Met acteurs Frits Jansma en Henk Witteman.



© Reikwijdte 2015

Waardeer dit blogbericht:
0

Jos van Langen is al jaren zeer gepassioneerd bezig met kennisoverdracht, gedragsbeïnvloeding & Visual Learning. In 2013 is zijn Inspiration Toolbox verschenen. De Inspiration Toolbox (handboek, dvd en kwartetspel) is bestemd voor leidinggevende en HR specialisten en gaat over het creëren van meer 'bevlogenheid en betrokkenheid' binnen organisaties. Daarnaast maakt hij met Reikwijdte Uitgeverij, educatieve video's die gebruikt kunnen worden binnen uiteenlopende trainingstrajecten.


Why:
Ik wil graag het leervermogen van mens & organisatie verbreden. Want zo creëer je en ontstaat er nog meer Reikwijdte!


linkedin hover 32 twitter hover 32