03
nov

Hoe pas je Agile HR in praktijk toe met HR Analytics panels?

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 833
  • 0 reactie
  • Afdrukken

HR-analytics is veelbelovend en biedt volop mogelijkheden om sneller in te spelen op nieuwe inzichten uit interne en externe data. Tegelijkertijd is het vaak een vrij technisch onderwerp, vol complexe datatechnieken en tools. De vraag die daarmee blijft liggen, is hoe we ons kunnen organiseren om ervoor te zorgen dat de nieuwe data-inzichten ook gevolgen hebben. Een manier om dat te doen, is het werken met panels.

Het volgende blog is gebaseerd op een stuk uit het nieuwe boek ‘Agile HR: de (on)misbare rol van HR in wendbare organisaties,’ geschreven door 5 agile coaches van Scrum Company. Het boek is het best verkochte boek in de categorie Personeelsmanagement op Managementboek.nl. 

Waarom HR analytics?

Het inzetten van de data die in en om een organisatie beschikbaar is, specifiek gericht op de inzet van medewerkers, wordt ook wel HR analytics of people analytics genoemd. Dat kan betekenen dat je er achter komt dat het verloop onder een bepaalde leeftijdsgroep sterk afhankelijk is van secundaire arbeidsvoorwaarden, dat het aantal dienstjaren bij een afdeling een voorspeller is van de productiviteit, of dat stagiaires die worden aangenomen gemiddeld sneller doorgroeien dan trainees. Het ontdekken van dit soort verbanden kan leiden tot experimenten en uiteindelijk de aanpassing van HR-kaders en groei van de organisatie.

HR analytics heeft een grote vlucht genomen. Bij grote bedrijven kunnen er hele teams mee bezig zijn; bij Walmart loopt er iemand met Manager of Global People Analytics op zijn kaartje rond. Tegelijkertijd staan we nog maar aan het begin: organisaties hebben kennis gemaakt met de mogelijkheden van hun data, maar laten nog veel gegevens liggen. Ze maken inzichten uit data nog geen standaard onderdeel van hun manier van werken. Natuurlijk zijn er grafiekjes en rapportages over het personeelsbestand, maar daarmee gebruik je nog niet het diepere inzicht die data kan bieden. Daarvoor is een nieuwe manier van organiseren nodig.

Haal expertise binnen

Je kunt de HR analytics-reis niet beginnen zonder iemand voor wie data zijn vak of op zijn minst een stevige hobby is. Zo iemand kan kijken naar de kwaliteit van je huidige HR-gegevens en de eerste analyses maken, om de smaak te pakken te krijgen. Eneco koos voor het aantrekken van de eerste business analist op de HR-afdeling in 2016. Maar ook zonder een vaste business analist, zijn er op andere afdelingen mensen te vinden die graag helpen met datavraagstukken. Vaak zijn dit jonge medewerkers die er tijdens hun studie over hebben geleerd en een aantal tools kennen. Geef hen de ruimte om met een frisse blik naar HR-data te kijken en daar inzichten uit naar boven te halen. Let uiteraard wel op de privacy en vertrouwelijkheid van gegevens.

Aan de slag met HR-analytics panels

Wanneer je de expertise in huis hebt, is het zonde om die kenners in afzondering te laten werken. HR analytics worden waardevol als ze zijn gekoppeld aan ambities van de organisatie: wat zijn de belangrijke vragen die spelen en hoe kunnen slimme analyses daar nieuw inzicht in geven? Dus als een bedrijf overnames aan het doen is, welke kennis en competenties nemen de nieuwe collega’s dan mee en wat is de match met het moederbedrijf? Wanneer we inzetten op verbetering van dienstverlening, wat kunnen we dan leren over het rendement van de training en coaching die de collega’s uit het klantcontactcentrum nu krijgen, en kunnen we alternatieve trainingsprogramma’s uitproberen? Dit soort vragen haal je op bij je interne klanten in de organisatie. En wanneer je de vragen scherp hebt, blijf je deze klanten vragen om met je mee te denken bij het uitzoekwerk. Een geschikt middel voor het identificeren van en werken aan relevante HR analytics vragen, zijn panels. Ze geven feedback, houden je verbonden met de business en zorgen voor draagvlak. Je kunt er deze drie van samenstellen:

1. Klantenpanels

Met deze panels bespreek je de vragen die in de business spelen. Wat is belangrijk, wat is urgent, wat zijn strategische ambities en wat heb je nu altijd al eens willen weten? Waar mogelijk leg je verbanden met de HR-kant van de organisatie. En identificeer je de gerelateerde databronnen die in en buiten de organisatie aanwezig zijn.

Voorbeeld klantenpanel van een luchtvaartmaatschappij:

  • bestaat uit: managers en medewerkers uit hele organisatie, verschillende HR rollen

  • business probleem dat naar boven komt: toename concurrentie van prijsvechters op trans-Atlantische vluchten

  • HR analytics kant van het probleem: kosten per medewerker op trans-Atlantische vluchten en oorzaken daarvan. Uit te zoeken variabelen zijn onder andere: dienstjaren, inroostering, aantal spelers per trans-Atlantische route, druk op de arbeidsmarkt, onkosten –en reisvergoedingen

  • databronnen: financiële database, publieke databases, roosters

2. Analysepanels

Op basis van de vragen en de aanwezige bronnen, maak je de eerste analyses. Ook dat doe je niet in isolatie. Analysepanels zijn opgebouwd uit stakeholders uit de organisatie waar de analyse betrekking op heeft, bijvoorbeeld medewerkers uit afdelingen die worden vergeleken. Daarnaast zijn er nog steeds klanten aanwezig die gebruik willen maken van de analyses voor besluitvorming. Bij Eneco waren standaard de HR-directeur, de manager HRD en een HR businesspartner bij analysesessies betrokken. Tijdens de sessies ga je praktisch aan de slag met alles wat er nodig voor de analyses, zoals gezamenlijke definities (wat is performance precies?) en het oplossen van technische problemen (hoe halen we data uit onze oude systemen?). Ook kijk je naar de eerste tussenresultaten: wat zeggen die eigenlijk?

Voorbeeld analysepanel van een luchtvaartmaatschappij:

  • bestaat uit: medewerkers met rollen in financiën, operaties van de trans-Atlantische divisie, personeelsroosters en verschillende HR-rollen

  • bottlenecks die worden geïdentificeerd: beschikbaarheid actuele roostergegevens, vergelijkbaarheid van gegevens van verschillende trans-Atlantische bestemmingen

  • analyseresultaten: kosten per medewerker op trans-Atlantische vluchten kunnen omlaag door inroostering opnieuw in te richten (minder overuren) en extra lokale krachten in België en Spanje aan te nemen (minder loonkosten en minder reiskosten)

3. Actiepanels

De analyses die naar boven komen, moeten betekenis krijgen voor de business. Hiervoor heb je mensen nodig die bij de analysepanels horen, maar net zo belangrijk zijn degenen die de veranderingen gaan trekken. Zij zetten inzicht om in actie en komen bij elkaar om de voortgang te bekijken, bij te sturen en nieuwe inzichten te delen. Dit leidt er vaak weer toe dat je met nieuwe ogen naar je data gaat kijken, en nieuwe kansen naar boven komen.

Voorbeeld actiepanel van een luchtvaartmaatschappij:

  • bestaat uit: medewerkers met (leiderschaps)rollen in operaties van de trans-Atlantische divisie en personeelsroosters, recruiters die de Belgische markt bewerken, juridisch adviseurs met HR kennis

  • acties: testen van nieuwe inroostering voor vluchten Amsterdam-New York en versterken recruitment in Brussel en omgeving

  • verandering: eerste vermindering van 10% in kosten per medewerker op betreffende vluchten en luchthavens

Het organiseren van de panels

De klanten-, analyse- en actiepanels overlappen gedeeltelijk qua bezetting, maar zijn ook voldoende onafhankelijk van elkaar om telkens met een frisse blik naar je data en mogelijke acties te kijken. Het belangrijkste is dat de dataspecialisten in de organisatie niet in isolatie werken en de klantvraag vergeten, en dat aan de andere kant managers en stakeholders in de organisatie waardevolle data niet negeren, of ombuigen naar hun eigen doeleinden. Het adagium in datagedreven organisaties, ‘data beats opinion,’ wordt lastig te realiseren als je geen plek hebt om regelmatig data en opinies te bespreken. De panels geven daar een gelegenheid voor. En goed over nadenken wie er in die panels komen te zitten, en de panels faciliteren, is bij uitstek een mooie rol voor de wendbare (agile) HR professional.

Agile HR

Met het slim inzetten van HR analytics kun je als organisatie sneller inspelen op veranderingen, daarom is het een onderdeel van Agile HR. Andere peilers van Agile HR zijn:

  • het aanjagen en ondersteunen vanuit HR bij het wendbaar worden van een organisatie;

  • het faciliteren van zelforganiserende teams;

  • het wendbaar werken door HR zelf;

  • het vernieuwen van HR-instrumentarium.

Tips om deze peilers in praktijk te brengen vind je in het boek ‘Agile HR’. Veel plezier bij het experimenteren!

Waardeer dit blogbericht:
Getagged in: Inzetbaarheid Technologie

Gidion maakt organisaties wendbaar en flexibel. Hij is oprichter van Scrum Company in Nederland en Organize Agile in de VS en auteur van de boeken Scrum in Actie en Agile HR. Hij werkt met leiders en teams om hun wendbaarheid te vergroten, in denken en doen. In het bijzonder is hij gepassioneerd door Agile Marketing, Agile HR en Agile Portfolio Management.

Reacties