26
nov

Kun je een arbeidsovereenkomst digitaal laten ondertekenen?

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 9508
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Hoewel tegenwoordig bijna alles is geautomatiseerd, sturen we in Nederland nog steeds heel veel papier naar elkaar op. Sommige dingen willen we nu eenmaal zwart op wit hebben. Als de afspraken eenmaal netjes op papier staan, dan versturen we uiteindelijk de ondertekende versie. Maar kan het ondertekenen van overeenkomsten eigenlijk niet veel makkelijker? Jazeker! In dit blog leg ik uit hoe.

De digitale handtekening

De Nederlandse wetgever is over het algemeen traag met het aanpassen van de wet aan trends in de samenleving. Bij de digitale handtekening was dit verrassend genoeg het tegenovergestelde: al sinds 2003 is in Nederland wetgeving voor digitale handtekeningen van kracht, terwijl er toen nog niemand van gehoord had.

Het probleem met deze voortvarendheid van de wetgever is dat de wet niet helemaal strookt met hoe digitale handtekeningen nu in de praktijk worden gebruikt. Het idee van de wet is namelijk dat je je eerst identificeert bij een erkende certificatiedienstverlener. Van deze instantie krijg je dan jouw eigen digitale handtekening: een unieke digitale code. Die code kan bijvoorbeeld op een smartcard staan. Met deze unieke code, in combinatie met een vernuftige techniek, kun je dan digitale documenten digitaal ondertekenen. Het voordeel is dat de ontvanger honderd procent zeker weet dat jij inderdaad degene was die heeft getekend: de certificatiedienstverlener staat daar voor in.

Maar wat is nu het probleem van deze methode? Juist, mensen moeten wel zo’n smartcard aanvragen voordat ze digitaal kunnen ondertekenen. Grote bedrijven regelen dit soms voor hun werknemers, maar in de praktijk blijkt dat nagenoeg niemand over zo’n smartcard beschikt.

Betekent dit dan dat we de digitale handtekening dan maar niet moeten gebruiken? Nee hoor, gelukkig niet. De wetgever geeft in de wet namelijk nog andere mogelijkheden voor het zetten van elektronische handtekeningen: de zogenaamde gewone en geavanceerde elektronische handtekeningen, waarmee je ook rechtsgeldige overeenkomsten kunt sluiten.

Arbeidsovereenkomsten

Als HR-professional heb je waarschijnlijk dagelijks te maken met het opstellen en laten ondertekenen van arbeidsovereenkomsten. Je stuurt de werknemer zijn of haar arbeidsovereenkomst, de werknemer zet zijn handtekening en drinkt daarna misschien een glaasje bubbels. Zou het niet handig zijn als die arbeidsovereenkomst dan ook met een digitale krabbel kon worden ondertekend?

Maar zoals net uitgelegd kun je niet van alle ondertekenaars verwachten dat ze thuis een smartcard met persoonlijke digitale handtekening hebben. Gelukkig kunnen ze de arbeidsovereenkomst ook elektronisch ondertekenen door met de muis een krabbel op de overeenkomst te zetten. Dit kan met de software van bijvoorbeeld Stiply heel eenvoudig geregeld worden en deze elektronische krabbel is wettelijk gezien een gewone elektronische handtekening.

Rechtsgeldigheid

Is deze elektronische handtekening dan wel rechtsgeldig? Het antwoord is ja. Je kunt in Nederland een overeenkomst rechtsgeldig sluiten op een heleboel manieren, zolang maar sprake is van aanvaarding van de overeenkomst. Het moet dus duidelijk zijn dat iedereen met de overeenkomst akkoord is. Dat kan mondeling en een akkoord met een elektronische krabbel is dus ook een geldige aanvaarding. Een arbeidsovereenkomst waarop iemand met zijn muis zijn handtekening zet, komt dus gewoon rechtsgeldig tot stand.

Er zijn wel een aantal bewijstechnische aspecten aan elektronische handtekeningen waar je rekening mee moet houden. Dit is een vrij complex juridisch verhaal dat je hier kunt nalezen.

Om te zorgen dat het bewijs van de elektronische handtekening even sterk is als het bewijs van een gewone handtekening kun je de volgende vuistregel hanteren:

Hoe belangrijker het contract, hoe zekerder je moet weten dat de handtekening inderdaad van de juiste persoon afkomstig is.

Bij arbeidsovereenkomsten is het daarom goed dat de ondertekenaar zich naast de krabbel met de muis ook nog met bijvoorbeeld een SMS-code moet authentiseren.

De ervaring leert dat deze manier van werken veel tijd bespaart. Gemiddeld komen de documenten sneller ondertekend terug omdat de ondertekenaars de stukken niet meer hoeven te printen en te scannen. Bovendien bespaart deze werkwijze iedereen papier en inkt.

Bijzondere afspraken in arbeidsovereenkomsten

De wet zegt specifiek voor arbeidsovereenkomsten dat voor bepaalde clausules aan het ‘schriftelijkheidsvereiste’ moet worden voldaan. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om afspraken over de proeftijd, het concurrentiebeding en het boetebeding; voor arbeidsovereenkomsten met deze specifieke afspraken is het beter om deze vooralsnog op papier te laten ondertekenen.

De verwachting is wel dat dit in de nabije toekomst ook zal worden verholpen. In de rechtspraak wordt het schriftelijkheidsvereiste steeds verder verruimd. Om een voorbeeld te noemen: in een bepaalde zaak kon een werkgever zich beroepen op een concurrentiebeding omdat de werknemer in een e-mail had gezegd: “Zo is het akkoord wat mij betreft.” (Voorzieningenrechter Dordrecht 94096/ KG ZA 11-154, september 2011.)

Gezien de digitalisering van de samenleving lijkt een verruiming van het schriftelijkheidsvereiste een goede ontwikkeling, maar omdat het vooralsnog voornamelijk lagere rechtspraak betreft, kan hier nu nog niet op worden gebouwd.

Nieuwe authenticatiemethoden

Daarnaast is de Overheid in samenwerking met een aantal marktpartijen druk bezig om digitale authenticatie (e-herkenning) nog makkelijker te maken. DigiD werkt alleen voor overheidsinstellingen maar in de toekomst zul je jouw ondertekenaars ook via eID kunnen laten authentiseren. Dat is een soort DigiD, maar dan voor bedrijven.

Kortom, door arbeidsovereenkomsten elektronisch te laten ondertekenen bespaar je veel tijd en papier. Bovendien kun je gewoon een rechtsgeldige overeenkomst tot stand brengen met een elektronische handtekening.

Kuhlmann Stiply

Waardeer dit blogbericht:
0
Joost Kuhlmann is IT-jurist en oprichter van Stiply. Hij studeerde informatica en rechten en werkte jaren als IT-advocaat.

Sommige juridische dingen zijn onnodig ingewikkeld. De rompslomp die bij het ondertekenen van contracten komt kijken is daar een mooi voorbeeld van.
De missie van Stiply is om juridische zaken eenvoudiger te maken en we beginnen met het versimpelen van het ondertekenproces.