13
feb

Communiceren over de werkkostenregeling: uitdagend!

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 2187
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Vanaf 1 januari 2015 moeten alle werkgevers bij onbelaste vergoedingen en verstrekkingen werken met de werkkostenregeling (WKR). Die bundelt tientallen regels en uitzonderingen – op het oog een aangename vereenvoudiging. Maar één ding wordt beslist niet simpeler, namelijk communiceren over arbeidsvoorwaarden. Hier staan HR-afdelingen voor een fikse uitdaging.

Tot nu toe spitst de discussie over de werkkostenregeling zich voornamelijk toe op de financiële kant van de zaak. Onder invloed hiervan ging de vrije ruimte al van 1,4% naar 1,5%. Veel minder aandacht is er voor de forse uitdaging waar werkgevers voor staan in hun arbeidsvoorwaardencommunicatie. De nieuwe regels helder uitleggen vraagt op zichzelf al om grote communicatieve gaven. Maar als de wijziging de arbeidsvoorwaarden in concrete gevallen onverhoopt duurder maakt, zullen veel werkgevers deze extra lasten delen met werknemers. En dan wordt het pas echt uitdagend!

De WKR… en haar financiële risico´s  
  • Op het eerste gezicht is de WKR vooral een prettige administratieve vereenvoudiging.
  • Iedere organisatie mag 1,5% van de totale fiscale loonsom besteden aan belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen – exit tientallen afzonderlijke regels en uitzonderingen.
  • De vrije ruimte van 1,5% geldt voor alle werknemers samen, maar niet alle vergoedingen en verstrekkingen tellen mee: sommige zaken zijn vrijgesteld of mogen op nul worden gewaardeerd.
  • Het addertje onder het gras is dat de werkgever bij overschrijding van de vrije ruimte over het meerdere liefst 80% (!) eindheffing betaalt.
  • Dit voorkomen kan wel, maar doet pijn. De werkgever kan ervoor kiezen bepaalde zaken niet langer te vergoeden en te verstrekken óf ze voortaan aan te merken als loon.
  • Oftewel: HR mag het personeel in zulke gevallen uitleggen dat de werkgever afscheid wil nemen van bepaalde arbeidsvoorwaarden, of er voortaan loonheffingen over zal inhouden en afdragen.

Onrust voorkomen

Op dit moment kunnen organisaties nog kiezen voor het oude systeem van vergoedingen en verstrekkingen. Per 1 januari 2015 wordt zoals gezegd de WKR verplicht. Verstrekt of vergoedt een organisatie nu ruimhartig? Dan is er een reële kans dat zij straks de vrije ruimte van 1,5 procent overschrijdt. Arbeidsvoorwaarden aanpassen wordt dan financieel aantrekkelijk of zelfs noodzakelijk. Dit levert echter in de eerste plaats flinke juridische complicaties op. Die leiden op hun beurt tot een flinke communicatieve uitdaging. Want naarmate een HR-afdeling er beter in slaagt om uit te leggen dat de wijziging noodzakelijk is, neemt de kans op onrust en vervelende juridische procedures af.

Inventariseren, uitleggen, toelichten, kanaliseren

Zo'n ingreep in de arbeidsvoorwaarden vraagt daarom om een gerichte communicatietactiek. Enkele praktische aandachtspunten:

  • Wees er op tijd bij. Inventariseer nu alvast wat je organisatie (uiterlijk) in 2015 te wachten staat, dan kun je ook op tijd beginnen met je communicatie.
  • Maak de materie inzichtelijk en tastbaar. Leg uit wat de WKR globaal inhoudt en wat dit betekent voor de arbeidsvoorwaarden. Houd hierbij rekening met een publiek van fiscale leken.
  • Motiveer! Vertel niet alleen wat je organisatie wil wijzigen, maar licht de gemaakte keuzes ook toe. Creëer zoveel mogelijk begrip en draagvlak, zeker als de gevolgen voor werknemers nadelig zijn.
  • Monitor en kanaliseer de emoties. Volsta niet met schriftelijke uitleg, maar schep momenten waarop werknemers mondelinge uitleg krijgen. Zo kun je reageren op vragen en onvrede.

Ga de dialoog aan

Goede communicatie bestaat niet alleen uit uitleggen. Het is zaak ook te luisteren en de dialoog aan te gaan. Er zijn bijna altijd meerdere manieren om een nieuw arbeidsvoorwaardenpakket in te vullen. Vraag het personeel om mee te denken. Betrek een delegatie van werknemers bij het maken van de beste keuzes en leg de wijzigingen voor aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Of voer een enquête uit waarin je het personeel enkele concrete keuzeopties voorlegt en de meerderheid beslist. De beste keuzes maak je in dit geval zeker niet in je eentje!

Waardeer dit blogbericht:
0

Ellen Kraft is redacteur en projectmanager Informatieve teksten bij Ravestein & Zwart. Dit redactiebureau helpt werkgevers, HR-dienstverleners en verzekeraars aan communicatiemiddelen die informeren, inspireren en commerciële boodschappen versterken.


linkedin hover 32 

Reacties