28
juli

De digitale handtekening, hoe zit het precies?

Geplaatst door op in Artikelen
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 1206
  • 0 reactie
  • Afdrukken

De digitale handtekening is aan een opmars bezig. Steeds meer bedrijven en overheidsinstanties laten hun relaties op deze manier documenten, facturen en overeenkomsten tekenen. Maar is de digitale handtekening rechtsgeldig en kun je hem bijvoorbeeld ook gebruiken om tot een geldige arbeidsovereenkomst te komen?

Wat is een digitale handtekening?

De digitale handtekening is een rechtsgeldige manier om op een digitale manier een overeenkomst te sluiten door het versturen van elektronische gegevens tussen verzender en ontvanger.

Welke soorten digitale handtekeningen zijn er?

We kennen 3 soorten digitale handtekeningen, te weten:

  1. standaard online handtekening

  2. geavanceerde elektronische handtekening

  3. gekwalificeerde elektronische handtekening

Standaard online handtekening

Standaard online ondertekenen kennen we voornamelijk als ingescande versie van de handgeschreven handtekening. Deze worden onder een email gezet en voldoen dan ook daarvoor, maar niet meer dan dat. Deze manier van ondertekenen heeft echter geen enkele bewijskracht.

Geavanceerde elektronische handtekening

De geavanceerde elektronische handtekening kan alleen worden gezet op plekken waar met een SSL-certificaat wordt gewerkt. Er wordt dan een code aan het bericht gekoppeld zodat duidelijk is wie de afzender is. Deze handtekening moet aan de volgende eisen voldoen:

  • is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
  • maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
  • komt zodanig tot stand dat alleen de ondertekenaar er controle over heeft;
  • is zodanig aan het elektronisch bestand verbonden waarop zij betrekking heeft, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord. 

Gekwalificeerde elektronische handtekening

Tot slot kennen we de gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze kan enkel worden verleend via door de OPTA-erkende certificatiedienstverleners. Je kunt als bedrijf hierop aanspraak maken na toetsing en erkenning door de Autoriteit Consument & Markt, oftewel de ACM.

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

Nederland loopt al jaren voorop met betrekking tot digitale handtekeningen. Al in 2003 werd in de wet hierover een artikel opgenomen.

In Nederland kun je een overeenkomst sluiten door middel van aanbod en aanvaarding daarvan. Als iemand je vraagt om een fiets te kopen en jij antwoordt bevestigend, dan heb je een overeenkomst. Of deze nu mondeling is of op papier staat.

Online is dat eigenlijk niet anders. Je kunt een aanbod doen en een ander kan deze aanvaarden. Dan is sprake van een overeenkomst. Maar hoe kun je bij een geschil nou bewijzen dat degene die geantwoord heeft, ook echt achter die computer of tablet zat om te tekenen?

Lastig. En daar wringt het dus iets. Maar gelukkig biedt de wet uitkomst. Deze bepaalt dat de digitale handtekening juridisch gelijk staat aan de handgeschreven handtekening.

Om die reden kun je dus documenten, facturen en overeenkomsten aangaan via de digitale handtekening en sta je - naast dat het rechtsgeldig is - juridisch sterk als het voor de rechter komt.

Hoe kun je een digitale handtekening maken?

Bij de meeste partijen die digitaal ondertekenen aanbieden is installeren van software niet nodig. Je kunt online vrijwel altijd een handtekening aanmaken. De partij die jou om een handtekening vraagt gebruikt vaak wel aanvullende software om alles aan zijn eigen API te kunnen koppelen en veel zaken te automatiseren.

Als consument of werknemer kun je eenvoudig online je handtekening zetten en hoef je deze niet aan te maken.

Mag je werken met een ingescande handtekening?

Tot ongeveer 5 jaar geleden heerste in Nederland nog de stemming dat een met de hand ondertekend document veiliger is dan een digitale handtekening. Dat is nu gelukkig verleden tijd. De overheid gebruikt het en ook het bedrijfsleven stapt over en ook binnen de merkenwereld wordt het steeds gebruikelijker.

Daarom moet er op gewezen worden dat een gescande handtekening iets totaal anders is dan een digitale handtekening. Een digitaal gemaakte handtekening door scannen is vrijwel nooit rechtsgeldig.

Het is immers heel eenvoudig om de handtekening van een willekeurig iemand in te scannen en deze te gebruiken voor het ondertekenen van een document of overeenkomst.

Als dat rechtsgeldig zou zijn, dan zou het heel eenvoudig zijn om anderen met overeenkomsten op te zadelen waar zij niets mee te maken hebben. De gescande handtekening is immer onmogelijk te herleiden naar de afzender.

Mag je een arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen?

De arbeidsovereenkomst neemt een bijzondere positie binnen het Nederlands recht in. Dit komt omdat de werknemer beschermd wordt, bijvoorbeeld als een bedrijf verkocht wordt en werknemers mee over moeten gaan. Elke overeenkomst kun je in principe mondeling sluiten. Dit geldt uiteraard ook voor de arbeidsovereenkomst, maar er zijn beperkingen.

Niet elk aspect van de arbeidsovereenkomst is geldig als hij digitaal ondertekend is. Er moet namelijk aan het schriftelijkheidsvereiste worden voldaan bij proeftijd, boetebeding en concurrentie- of relatiebeding.

Als je een arbeidsovereenkomst met die bedingen digitaal laat ondertekenen, dan is de overeenkomst niet sterk en kan dit gevolgen hebben in geval dat discussie ontstaat. Daarom is het vooralsnog aan te raden om dergelijke arbeidsovereenkomsten op papier te laten ondertekenen.

En hoe zit het met de factuur?

Een factuur digitaal versturen brengt andere eisen met zich mee. Dit komt omdat de belastingdienst in veel landen eist dat het aantoonbaar om de originele factuur gaat, zonder dat daar aanpassingen aan mogelijk zijn geweest. De factuur mag dus niet tussentijds zijn aangepast. Sterker nog, de mogelijkheid hiertoe mag er zelfs niet zijn.

Om dit te kunnen garanderen is het belangrijk om de factuur digitaal te verzegelen. Op die manier kan worden aangetoond dat de factuur authentiek is en niet is aangepast door de ontvanger of een andere partij.

Welke authenticatiemethodes zijn er?

De arbeidsovereenkomst is binnen afzienbare tijd volledig digitaal te ondertekenen, ook als er bedingen in staan als proeftijd, boetebeding en concurrentie- of relatiebeding.

Ook wordt gewerkt aan verbeterde e-herkenning om te kunnen bepalen of een handtekening authentiek is. Digid gebruik je als je iets ondertekent voor de overheid of een overheidsinstelling, en binnenkort kan worden ondertekend via eID. EID werkt vergelijkbaar met Digid, maar is dan bedoeld voor bedrijven en hun klanten.

Jurisprudentie

De rechters in Nederland toetsen streng, maar stellen ook dat de digitale handtekening steeds meer zorgt voor bindende overeenkomsten. Eigenlijk is dit voor elke gekwalificeerde handtekening al het geval en zal dit ook binnen afzienbare tijd zo zijn voor het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst.

Dit is vooralsnog anders als je een hoger-beroepschrift indient die is ondertekend met een digitale handtekening. De Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft in een uitspraak een appellant niet-ontvankelijk verklaard. Dit kwam omdat deze appellant het beroepschrift digitaal hand ondertekend.

De elektronische handtekening kan als gevolg hiervan alleen geldig zijn als ook het processtuk digitaal wordt ingediend. In de ogen van de rechter was niet voldaan aan de Algemene Wet Bestuursrecht, die bepaalt dat een beroepschrift altijd moet worden ondertekend.

Beeld: Álvaro Serrano op Unsplash

Waardeer dit blogbericht:
0
Getagged in: Arbeidsrecht

Maarten Koolen is jurist en oprichter van SignBird en Profsign. Hij heeft een Bachelor Business Administration, Bachelor Nederlands recht en een Master Bedrijfsrecht.


Daarnaast is hij als internetondernemer al jaren actief om juridische zaken eenvoudiger te maken. Digitaal ondertekenen van contracten is daar een belangrijk onderdeel van. Online ondertekenen is aan zijn langverwachte doorbraak bezig, juist omdat Maartens bedrijven het mogelijk maken om op elke plek ter wereld waar een internetverbinding is overeenkomsten te tekenen.

Reacties