13
nov

10 redenen om te stoppen met Outlook en Excel voor recruitment

Geplaatst door op in Opinie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 3227
  • 0 reactie
  • Afdrukken

Een goed sollicitatieproces is van groot belang. En niet alleen voor het vinden van de juiste kandidaat. Uit een onderzoek van Mystery Applicant blijkt dat achtendertig procent van de sollicitanten minder geneigd zijn om de producten of diensten van een bedrijf te kopen of te gebruiken na een negatieve ervaring tijdens het sollicitatieproces.

Zoals iedereen die Outlook en Excel gebruikt voor het recruitment proces zal weten, is het moeilijk te zorgen voor een naadloos en gestandaardiseerd recruitmentproces. Indien je recruitmentproces afhangt van Outlook en Excel kan dit betekenen dat je goede kandidaten verliest in het proces, of erger nog dat kandidaten niet meer solliciteren. En, zoals eerder genoemd, je product of dienst niet meer zullen afnemen. In de infographic van het eerder genoemde onderzoek is te zien wat kandidaten van het recruitment proces vinden.

Maar het hoeft niet zo te zijn. Goedwerkende technologie en software die je wel helpen om je recruitmentproces te stroomlijnen, zijn tegenwoordig gratis beschikbaar. Het kost je niets, maar het levert enorme voordelen op. Als je het nog steeds moeilijk vindt om Outlook en Excel op te geven, bekijk dan deze lijst met tien redenen om de oude manieren van recruitment los te laten. Zodat je de nieuwe met open armen kunt ontvangen.

300x220-NL-HRZone-V1-Qandidate

1. Je verliest kandidaten tijdens het proces

Het is lastig om kandidaten te volgen en om te weten waar ze zich in het recruitmentproces bevinden. Dat wordt versterkt wanneer je niet meer weet met welke personeels-of lijnmanager zij hebben gesproken en wanneer. Het resultaat is dat er kandidaten letterlijk vergeten worden en uiteindelijk uit het proces vallen.

2. Je verspilt tijd aan het herhalen van dezelfde taken

Personeel werven met behulp van e-mails en spreadsheets houdt in dat je veel tijd verspilt aan het kopiëren en plakken van vaak dezelfde boodschappen. Van functiebeschrijvingen tot e-mailbevestigingen, het recruitmentproces omvat vele repetitieve taken. Door die taken te automatiseren kan je meer tijd besteden aan taken die echt belangrijk zijn.

3. Je bezorgt een kandidaat een slechte ervaring

Denk eens na over hoe het overkomt op de persoon die bij je solliciteert als jouw recruitmentproces niet helemaal in orde is. Kijk maar naar het eerder vermelde onderzoek van Mystery Applicant. De kandidaat-ervaring is van cruciaal belang voor de werving van personeel en hun interesse als consument. Kandidaten verwachten op zijn minst tijdige updates over waar ze zich in het recruitmentproces bevinden. Momenteel geeft 58 procent van de kandidaten aan dat ze niet regelmatige updates ontvangen.

4. Het is moeilijk om je vacatures te promoten

Alsof de interne administratie niet al moeilijk genoeg is, moet je ook jouw vacatures promoten. Dat houdt vaak in dat je handmatig vacatureteksten moet uploaden op carrière -en vacaturesites, of deze moet wijzigen. Ondanks alle inspanningen is het lastig om voordeel te halen uit de zoekoptimalisatie van online zoekmachines, zoals Google.

5. Voldoen aan de wet is een uitdaging

Het recruitmentproces – net als vele andere bedrijfsprocessen – brengt veel regels en voorschriften met zich mee. Uw recruitment-inspanningen moeten voldoen aan regelgeving inzake bescherming persoonsgegevens. Recruitmentsoftware helpt bij het op orde brengen en houden en zorgt ervoor dat kandidaat gegevens alleen toegankelijk zijn voor relevante collega's.

6. Het is bijna onmogelijk om een compleet profiel te maken

De diversiteit aan lokaal opgeslagen gegevens, e-mail mappen en spreadsheets maken het haast onmogelijk om één centraal opgeslagen profiel van de kandidaten te maken. En om op alleen deze plek verslag te doen van alle recruitmentactiviteiten. Als de impact van die inspanningen en activiteiten niet te meten zijn, kun je op geen enkele manier herleiden wat wel en niet werkt, en hoe je dit kan verbeteren. De nieuwe generatie gratis recruitment-technologieën biedt standaard rapportages aan, zodat je meteen kunt zien hoe goed je recruitment-inspanningen werken.

7. Het is moeilijk om een talent-pool aan te maken

Hoe gemakkelijk is het om het juiste talent te identificeren wanneer er een nieuwe vacature is? Zijn de diverse e-mailmappen en/of spreadsheets een hulp of een belemmering wanneer je op zoek gaat naar eerdere kandidaten die mogelijk geschikt zijn? De kans is groot dat jouw talent-pool gewoon een Excel-lijst is met namen die op zich heel weinig vertellen.

8. Administratie neemt teveel tijd in beslag

Als je gebruik maakt van Outlook en Excel om personeel te werven, besteed je teveel tijd aan recruitment-administratie. Als je administratieve taken automatiseert, heb je automatisch tijd om je te concentreren op wat echt belangrijk is: het actief zoeken naar en het interviewen van kandidaten.

9. Een langere doorlooptijd

Het gebruik van verschillende systemen om te werven zal het proces vertragen. De kandidaat-ervaring kan negatief beïnvloed worden en de kosten lopen op doordat er wellicht tijdelijke medewerkers moeten worden ingehuurd. Door de inzet van recruitmentsoftware worden direct alle stakeholders betrokken in het proces, wordt de interne besluitvorming gefaciliteerd en verloopt recruitment georganiseerder en gemakkelijker, waardoor de doorlooptijd kan worden verkort.

10. Verspilling van waardevolle tijd

Bijna bij alle organisaties geldt dat recruitment iets is wat lijnmanagers naast de dagelijkse werkzaamheden moeten doen. Hoe meer tijd zij besteden aan de administratie, des te minder tijd er overblijft voor de normale dagelijkse werkzaamheden. Het centraliseren van het recruitmentproces en het ondersteunen ervan met specialistische software vergroot de betrokkenheid van de lijnmanager.

Outlook en Excel zorgen dus doorgaans voor een inefficiënt recruitmentproces en een slechte ervaring van de kandidaat. Deze software is ook niet ontwikkeld voor dit doel. Door gebruik te maken van (gratis) recruitment software word je ondersteund in jouw recruitmentproces door een oplossing die daar speciaal voor ontwikkeld is. Gebaseerd op best practices bieden deze oplossingen standaard de tools en informatie die jij nodig hebt om het recruitmentproces te optimaliseren. Denk daarbij aan automatische status-updates voor kandidaten, kandidatenoverzichten en het eenvoudig aanmaken en distribueren van nieuwe vacatures. Geen enkele organisatie wil meer tijd besteden of meer geld uitgeven aan recruitment dan absoluut noodzakelijk. En geen enkele organisatie wil de reputatie krijgen dat ze een slecht recruitmentproces heeft.

Tijd om jouw recruitment proces eens tegen het licht aan te houden?

Waardeer dit blogbericht:

Directeur Marketing bij Qandidate.com


Ralph is verantwoordelijk voor marketing en customer engagement bij Qandidate.com. Ralph heeft een lang track record in de HR en recruitment software wereld. Voordat Ralph bij Qandidate.com aan de slag ging werkte hij bij MrTed en Lumesse, wereldwijde leveranciers van talent acquisition en talent management oplossingen, waar hij verantwoordelijk was voor Marketing en Product Marketing.


linkedin hover 32 twitter hover 32

Reacties